Этикет

Звонящий тоже должен быть лаконичен: в отличие от "электронного секретаря" терпение и время хозяина имеют предел. Назовите свое имя, день и час звонка, а также номер телефона, по которому с вами можно будет связаться.

Многие иногда теряются, вступая в диалог с автоответчиком - и совершенно напрасно. Скажите просто: "Мэри, лривет! Это Джоан. Сейчас вторник, десять утра. Собрание, которое было назначено на сегодняшний вечер, переносится на следующий вторник и состоится в восемь вечера. Если не сможешь прийти - предупреди меня по телефону 555-3946. Спасибо". Или: "Джо, говорит Гарри. Я звоню просто так. Выкроишь минутку - позвони, поболтаем. Спасибо". "Подписываться" или прощаться нет необходимости вполне достаточно поблагодарить. Когда вы звоните человеку, который вас не знает, старайтесь произносить слова ясно и отчетливо: "Миссис Браун, меня зовут Джереми Гопкинс, я - друг Бетти Джонстон. Она сказала мне, что вы организуете комитет по перевыборам, и я хотела бы принять участие в его работе. Мой телефон: 555-4978. После шести вечера я, как правило, бываю дома. Хотелось бы с вами поговорить".

Устройство для удержания вызова и переадресовки

Это приспособление, хотя и очень удобная штука, но "вмешивается" в разговор, который вы ведете. Если только вы не ждете какого-то очень срочного сообщения, невежливо то и дело просить того, с кем вы разговариваете, подождать, пока вы ответите на другой звонок, особенно когда вы сами позвонили первому абоненту.

Если кто-то пытается до вас дозвониться, вы слышите короткий гудок, и на какое-то мгновение связь может прерваться. Ваш собеседник, поняв, что кто-то ждет, пока ваш телефон освободится, вероятно, скажет: "Я слышу, кто-то вас добивается - ответьте, я подожду". Если же он этих слов не произносит, вы сами вправе сказать: "Секунду! Мне звонят!" Объяснив второму собеседнику, что позвоните ему, как только закончите тот разговор, который ведете, вы возобновляете беседу с первым, стараясь поскорее освободиться. После этого позвоните тому, кому обещали.

Если вы ждете важного звонка, а в эту минуту звонит кто-то другой, скажите: "Кэти, привет, очень рада слышать твой голос, но, боюсь, нам не дадут поговорить: мне должен позвонить педиатр (Джон, дети, водопроводчик и т.п.)". Предупрежденная заранее, Кэти не обидится, когда вы попросите ее подождать или скажете, что позвоните ей позднее.

Бипер

Профессии некоторых людей или обстоятельства их жизни требуют, чтобы с ними можно было связаться в любую минуту и где бы они ни находились в театре или в опере. Люди, которым без бипера никак не обойтись, - это врачи, разного рода инспекторы или, например, родители тяжело больного ребенка, хотя есть и такие, кто обзаводится подобным прибором, чтобы казаться значительнее. Когда раздаются гудки, владелец такого устройства должен поспешить к ближайшему телефону и ответить на звонок, даже если примадонна только начала арию, или официальный обед в самом разгаре. Соседям и спутникам не следует порицать, а тем более - удерживать его. Не стоит и обижаться, если тот, с кем вы беседуете, вдруг попросит извинения и пойдет к телефону.

Как только прозвучал сигнал, необходимо сразу же выключить бипер, чтобы гудки не раздражали тех, кто находится рядом с вами, извиниться, сказав, что вы должны незамедлительно позвонить, и пойти к телефону. По возвращении совершенно незачем объяснять, куда и зачем вы звонили, если только в ходе разговора не выяснилось, что вам нужно покинуть дом, куда вы пришли в гости. В этом случае учтивость требует, чтобы вы сказали: "Прошу меня простить, надо ехать на службу - там что-то стряслось", или: "Извини, Джорджия, мне ужасно не хочется уходить посреди обеда, но меня ждут в больнице - срочная операция".

Если вам необходимо оставить свою спутницу, вы должны убедиться в том, что она сможет дождаться вашего возвращения, а в противном случае договориться, чтобы ей помогли добраться до дому.

ДЕЛОВЫЕ ЗВОНКИ

Правильно построенный разговор по телефону может способствовать совершению удачной сделки, а дурные "телефонные манеры" - расстроить ее. Все начинается с того, как вам отвечают на звонок. Если в офисе есть коммутатор, телефонисток надо специально готовить к тому, чтобы, снимая трубку, они приветливо говорили: "Фирма "Пэкер Индастриз", доброе утро". Когда отвечают помощники или секретари, они называют имя своего шефа: "Приемная мисс Уайт (или: приемная Бетти Уайт). Чем могу помочь?" Если же мисс Уайт снимет трубку прямого телефона сама, ей следует сказать: "Здравствуйте. Бетти Уайт слушает вас".

Звонящий приветливо отвечает телефонистке: "Будьте добры, соедините меня с мисс Уайт", а, говоря с секретарем или помощником, называет свое имя: "Здравствуйте. Я - Милдред Пирлмэн. Может ли мисс Уайт поговорить со мной?" Если к телефону подходит сама мисс Уайт, следует сообщить о себе какие-то дополнительные сведения: "Мисс Уайт? Доброе утро. Я Милдред Пирлмэн из "Огилви Компани"".