Фокус: Достижение приоритетных целей

Наконец, последняя, пятая ситуация. Где вы запишете, что завтра нужно кому-то перезвонить? Откройте страницу, предназначенную для завтрашнего дня, и сделайте запись в перечне «Задачи на день». Теперь о звонке помнить не нужно. Не обязательно приклеивать памятную бумажку на видном месте.

Кто из нас не использовал этот прием? Сколько людей по-прежнему продолжают его использовать! Такими листочками можно обклеить монитор и все пространство вокруг себя. В органайзере они удобны для каких-то временных вещей. Их можно приклеить, но они могут и отклеиться… Что-то нужно с кем-то согласовать, я хватаюсь за то, что оказывается под рукой: визитку, салфетку, квитанцию. К концу дня у меня накапливается куча таких бумажек. Я кладу их в карман, дома выкладываю на туалетный столик, а утром снова возвращаю в карман и уношу на работу. Время от времени я спрашиваю себя, не стоит ли их просмотреть, но делаю ли я это? Можно найти телефонный номер, а если рядом не записано имя?.. Ладно, шутка. Или так: «Господи, это было неделю назад». А если вы потеряли какую-то запись, то как вы об этом узнаете? Мы помним: что-то, что нам нужно, мы где-то записали. Начинаются бешеные поиски.

Вы обращали внимание – в верхней части газеты USA Today бывают небольшие квадратные выносы, содержащие определенную информацию? Недавно я прочел одну такую заметку, посвященную проблеме эффективности. В ней говорилось, что служащие ежедневно проводят 45 минут в поисках материалов, которые они не могут сразу найти. 45 минут каждый день. Почти час, который можно использовать гораздо эффективнее.

Мы привыкли учить людей справляться с потоком бумаг; теперь на помощь приходят новые технологии. Некоторые начинают пользоваться исключительно карманными компьютерами. В принципе с их помощью можно делать все – сохранять заметки, записывать контакты, планировать мероприятия, намечать задачи. Но какая из этих четырех процедур самая сложная? Труднее всего в карманных компьютерах делать заметки. Поэтому, когда человек спешит что-то записать, он хватается за то, что под рукой, – листочек, салфетку, карточку. Вот что я увидел в нашем кафетерии: сидит менеджер, проводит собеседование с кандидатом. На столе лежит карманный компьютер, но он пишет на салфетке… А мы считаем, что технология поможет решить все проблемы.

Техника – это слуга, а не хозяин

Говорит Стивен Кови

Помните: техника – это слуга, а не хозяин. Не становитесь ее рабом, не позволяйте ей себя контролировать. Если она не нужна, научитесь ее отсоединять. Если я обедаю со своей семьей, то отключаю телефон. Конечно, если речь идет о хирурге, который обязан ответить в экстренной ситуации, то он так не поступит. Решайте сами, чего от вас требует ситуация. Вы лучше знаете, когда техника нужна, а когда ее следует выключить. Выполняя какую-то механическую работу, вы можете параллельно отвечать по голосовой и электронной почте, опять-таки, если речь идет о простых сообщениях. Даже если вы занимаетесь гимнастикой. Я часто разговариваю по телефону, крутя педали велотренажера. Вам решать, как вы будете использовать технику. Не становитесь ее рабом, как многие другие. День таких людей буквально подчинен технике; она забирает большую часть их творческой энергии. А силы следует приберечь для решения новых задач и неожиданных проблем. Например, договоритесь с коллегами, что вы не будете дергать друг друга в те часы, которые для вас особенно плодотворны. Даже если у вас намечено собрание, формулируйте его цели в соответствии с первым и вторым квадрантами, т. е. ставьте важные задачи, а третий и четвертый квадранты игнорируйте; не поддавайтесь заблуждениям и не теряйте время зря. Если в первом квадранте, «Необходимость», нет ни одной горящей задачи, занимайтесь делами из второго квадранта, «Эффективность и баланс».

Помните: главное – ставить на первое место то, что этого действительно заслуживает. Многие поступают иначе: второстепенное выдвигают на первый план, а значимое откладывают. Они понимают, что пренебрегают своим здоровьем, семьей, целостностью личности, но их затягивает компьютерная программа или социальное окружение, которые буквально отнимают у них все то, что действительно важно.

Сегодняшний мир насыщен техникой, и нужно внимательно следить за тем, чтобы она вас не поработила. В среднем отец проводит с ребенком пять минут в день, а около телевизора – два часа, заявляя, что у него «нет времени», чтобы заниматься с детьми.

Помните основной философский принцип: научитесь говорить «да» тому, что для вас важно, и «нет» – срочному, но не необходимому. Главное – несомненные приоритеты. Не посвящайте весь свой день голосовым сообщениям или электронной почте; это лишает вас творческой энергии. Господин – вы, а техника – только ваш слуга. Не поддавайтесь ее соблазнам.

Страница дня

Говорит Стив Джонс

Давайте поговорим о «Странице дня». Планированием дня следует заниматься, когда уже составлена программа на неделю.

Планирование дня состоит из трех этапов.