Фокус: Достижение приоритетных целей

Какова задача первого этапа, все помнят? Итак, программа дня.

Сначала нужно просмотреть, какие встречи намечены на сегодня. Заметьте, что это могут быть голосовые и электронные сообщения, которые вы должны кому-то послать. Слушатели ознакомили нас со своими тактиками работы с голосовой и электронной почтой. Кто-то просматривает сообщения несколько раз, кто-то – только дважды: в начале и в конце рабочего дня. Но на это следует выделить специальное время, что вы обязательно сделаете, особенно увидев запись в календаре.

Итак, встречи просмотрены. Какой шаг следующий? Составление реального перечня дел. Итак, я смотрю на перечень задач, смотрю на имеющееся время и выбираю дела, которые собирался сделать сегодня. Какие-то из них были намечены еще на стадии недельного планирования, но теперь нужно записать конкретные задачи, которые нужно обязательно выполнить сегодня. Здесь полезно вспомнить, что навык планирования дня – полезная привычка, он очень помогает.

Итак, второй шаг – составление реального списка дел. И на первом месте в нем стоит планирование дня. Я рекомендую вам включать этот пункт в список. Очень полезно приучить себя считать планирование дня специальной задачей. С этого всегда нужно начинать.

Далее. Я вспоминаю, что нужно купить кому-то свадебный подарок… Позвонить администратору курсов обучения грамоте… Помните наш пример с Дженнин, женщиной-менеджером? Тогда мы не рассматривали ее цели, однако в списке намеченных ею целей фигурировало намерение заняться обучением грамоте на общественных началах, в качестве волонтера. Такая задача соответствовала ее личным ценностям… Закончить отчет по продажам… Просмотреть профильный журнал… Кто из вас получает профессиональную периодику, чтобы быть в курсе событий? Мне кажется, это особенно важно для специалистов технического профиля… Нужно позвонить Венди по поводу бюджета… И еще насчет командировки…

Итак, перечень дел составлен. Что нужно делать дальше? Правильно, расставить приоритеты, распределить дела по категориям в соответствии с их значимостью: А, Б и В. Это не занимает много времени, но это важно. Для упорядочения дел по значимости в нашем органайзере есть специальный столбец. В других бумажных органайзерах его может не быть. В компьютерных программах предусмотрены опции, позволяющие сортировать записи по уровню значимости. В Outlook Express это высший, средний и низший уровни важности. При составлении плана на день процедура сортировки позволяет быстро принимать необходимые решения.

Таким образом, я просматриваю перечень дел. Планирование дня – это дело по важности относится к категории А, а покупка подарка к свадьбе – к категории В. Звонок администратору – категория А. Почему? Потому что общественная работа соответствует моим ценностям, и я должен быть уверен, что позвоню на курсы сегодня. Для меня это важно. Завершение отчета по продажам – категория Б. Чтение специального журнала – категория А. Звонок Венди – категория Б, звонок сотруднику, отвечающему за командировки, – тоже Б. Итак, я быстро просматриваю список дел и расставляю приоритеты.

Теперь еще раз прохожусь по всему списку. Зачем это нужно? Правильно, в каждой категории я тоже расставляю дела по значимости. А1 – составление плана на день, А2 – звонок администратору курсов обучения грамоте, А3 – чтение специального журнала. Итак, упорядочены первоочередные дела. Теперь список Б – средняя степень важности. Б1 – телефонные переговоры по поводу поездки; Б2 – завершение отчета по продажам; Б3 – звонок Венди. К категории В – «наименее важные дела» – было отнесено только одно дело. Обозначим его как В1. Все происходит очень быстро; я просматриваю список и уже готов к работе. Правильно – я уже заслужил право вычеркнуть первое дело из перечня.

Затем я перехожу к делу А2: звоню администратору курсов обучения грамоте и узнаю, что нужно, чтобы стать волонтером. Звонок сделан; пункт плана отмечен, и сейчас всего 8.30 утра. Теперь чтение профессионального журнала. Насколько вероятно, что в столь ранний час вы схватитесь за специальную литературу и начнете ее читать? Если в журнале нет ничего, что мне обязательно сегодня понадобится, скорее всего, я его отложу. Я по-прежнему буду считать это «важным» делом на сегодня, но займусь им чуть позже. Выполнение пункта плана можно отсрочить, но такое решение должно быть обдуманным. Для него должны быть разумные основания; это не простая проволочка.

Итак, я перехожу к списку дел среднего уровня важности.