Фокус: Достижение приоритетных целей

Б1: позвонить насчет поездки. Это дело я решаю поручить сотруднику нашего подразделения, который занимается командировками; назовем его Гэри. Поэтому в моем перечне дел рядом с Б1 я ставлю букву Г. Я говорю с Гэри, и он отвечает: «Конечно, Стив. Я займусь билетами на самолет». В этой строке я рисую кружок, помечая тем самым, что за билеты отвечаю не я, а другой сотрудник. Дело еще не сделано, но есть ответственный. Если Гэри не перезвонит, кружок напомнит мне, что дело нужно довести до конца. Когда я получу от Гэри положительный ответ, этот пункт списка можно будет вычеркнуть.

Б2: закончить отчет по продажам. Я начинаю им заниматься, но в это время звонит клиент. Материалы для завтрашнего семинара не доставлены. Что мне ему ответить? Что мне сначала нужно закончить отчет? Нет, конечно. Но у меня есть условный знак: точка, которую я ставлю около записи об отчете. Что она означает? Это напоминание. В верхней части страницы приведен список символов. Загляните в него: точка рядом с пунктом плана означает, что «дело находится в работе». Вы видите в своем списке точку и вспоминаете о том, что начали чем-то заниматься, но не закончили. Решив вопрос, который отвлек вас от дела, вы не спрашиваете себя, чем перед этим занимались. Точка в списке напомнит, на чем вас прервали.

К вечеру около каждого из пунктов плана появится один из трех символов. Галочка будет означать, что задача выполнена; стрелка – что дело отложено, а косой крестик – что оно отменено. Это что касается так или иначе завершенных дел. Если в списке остались кружок без каких-то дополнительных пометок или только точка, вечером нужно принять решение: заканчиваете ли вы начатое или вообще от него отказываетесь? Примите решение и действуйте. Перенесите задачу на более позднее время, вычеркните ее из списка или доведите до конца.

Перечень дел, которые выбраны в соответствии с личными приоритетами и помечены потом условными символами, поможет отслеживать решение всех запланированных задач. Вы всегда будете знать, как обстоят ваши дела, а в изменившейся ситуации принимать более правильные решения. Как правило, когда возникают новые задачи, мы переключаемся на них и можем забыть о прежних намерениях. Перечень дел – это только хорошая система отсчета, а не жесткая директива.

Ключевые заметки

Говорит Стив Джонс

Давайте посмотрим в органайзере на страницу справа, где написано «Ежедневные заметки» или «События за день». Эта рубрика не предназначена для развернутых записей, ваших договоренностей или предложений других людей; она не для запланированных бесед. Здесь должны быть только ключевые заметки.

Рассмотрим один пример, демонстрирующий положительные качества этой рубрики. А они состоят не в том, чтобы записать информацию, а в том, чтобы ни о чем не забыть и легко найти эти сведения, как только они понадобятся. Всякий раз, когда мы записываем что-то, существует опасность, что в нужный момент мы это не найдем или вообще забудем о своем намерении.

Сейчас я покажу вам маленький фокус. Этот прием мне очень помогает. Если вы будете им пользоваться, то никогда не потеряете никакой информации и в нужный момент она всегда будет под рукой… Показать вам этот трюк?.. Хорошо… Минутку.

Пункт первый. Том Грин. Когда вы что-то пишете на странице, предназначенной для ежедневных пометок, советуем нумеровать свои записи. Под номером один я записал телефонный разговор с Томом Грином. Мы договорились встретиться с ним 8 января в его офисе, с 9 до 11 часов утра. Том дал мне адрес и рассказал, как к нему добраться. Я там никогда не был. Он также просил меня пригласить на встречу Джейн и принести черновик отчета.

После того как мы договорились, я записал все это, чтобы не забыть. Мы проговорили минут пять, но для меня важна только эта информация. Когда она мне понадобится? Конечно, 8 января, может быть, и раньше, а уж в день встречи – определенно. Она намечена на 8 января, а запись делается на странице от 3 декабря. Но мне не нужно ни переносить ее куда-либо, ни запоминать. На самом деле я могу о ней даже забыть. Но 8 января происходит то, что намечено. Фантастика!

Хотите узнать, как работает этот прием? Конечно! Хорошо, я научу вас. Если вы договариваетесь с кем-то или кто-то договаривается с вами, появляется два типа обязательств: вы должны куда-то прибыть или вы должны что-то сделать. Я делаю в органайзере пометки о том или о другом.

Рассмотрим сначала договоренность о встрече в определенном месте. Я договорился с Томом Грином быть у него в офисе 8 января в 9.00. Первое, что я делаю, это открываю свой календарь на странице января. Здесь 8-го числа я помечаю время с 9.00 до 11.00. Рядом вы можете написать все, что вам нравится, «Том» или «Встреча», это неважно. Важно, что вы отметили временные рамки вашей встречи. Такая запись не должна содержать всей необходимой информации.