Фридрих созвал своих вассалов на хофтаг в Майнц, открытие которого намечалось на 27 марта 1188 года. Князья съезжались словно бы не на собрание, созванное императором, а на «хофтаг Иисуса Христа» — так Фридрих пожелал назвать этот съезд, дабы не оставалось ни малейших сомнений относительно его целей. Не император (Барбаросса смиренно сложил с себя эту функцию), а сам Спаситель должен был председательствовать на этом собрании, незримо присутствуя и будто бы восседая на остававшемся незанятом троне. Как и четыре года назад, помимо ленников Фридриха, в Майнц прибыло множество духовных и светских князей. Явились почти все главные вассалы императора — имперские князья. Собравшиеся преисполнились возвышенно-торжественного настроения, резко контрастировавшего с весельем, царившим здесь в 1184 году. Собрание открыл Генрих, епископ Альбано, зачитавший послание папы с призывом отправиться в крестовый поход. Затем епископ Готфрид Вюрцбургский, рейхсканцлер, выступил с проникновенной речью, никого не оставившей равнодушным. Все как один приняли крест. Сам император, его старший сын герцог Фридрих Швабский, множество епископов, князей и прочей знати потребовали от Готфрида Вюрцбургского осенить их знаком креста. Некогда рыжеволосый Барбаросса, превратившийся в седовласого старика, также принял крест. Его примеру последовали короли Англии и Франции.
Здесь же, в Майнце, Барбаросса, учитывая печальный опыт похода 1147 года, сделал важнейшие распоряжения относительно нового крестового похода. Его участниками могли стать лишь опытные в военном деле, имеющие полное боевое снаряжение и средства содержать себя в течение двух лет рыцари. Многие из них вынуждены были занимать деньги у церкви, отдавая ей в залог свою землю. Этот крестовый поход должен был стать исключительно делом обеспеченных рыцарей, их оруженосцев и слуг. Император лично вникал во все мелочи, связанные с подготовкой, вплоть до цен на продовольствие и фураж.
Тогда как английские крестоносцы под командованием наследника престола Ричарда Львиное Сердце и французские во главе со своим королем Филиппом II Августом решили добираться морским путем, Фридрих выбрал долгий и трудный маршрут через Венгрию, Сербию, византийские провинции, Иконийский султанат, Армению и Киликию, поскольку не хотел допустить раздробления своего войска, что было бы неизбежно при морском путешествии. Ходили слухи, что он предпочел путь по суше, узнав о пророчестве, будто ему суждено утонуть во время этого крестового похода… В Тире, на западном побережье Палестины, все крестоносные отряды должны были соединиться и под общим командованием Барбароссы двинуться на Иерусалим.
Готфрид Вюрцбургский и многие другие из окружения императора также рекомендовали морской путь как более легкий. На кельнских верфях уже были построены четыре больших судна, способных доставить в Святую землю несколько сот людей, лошадей, оружие и провиант. В целом путь по морю потребовал бы меньших финансовых затрат. Однако с кельнцами, от которых зависело обеспечение крестоносцев флотом, у императора были натянутые отношения; они отправились отдельно от Фридриха, присоединившись к участникам с Нижнего Рейна и из Бремена. Кроме того, император полагался на собственное знание сухопутного маршрута и способов преодоления связанных с ним трудностей. Лучше будет, рассуждал он, сделать ставку на свои силы и осмотрительность, нежели подвергаться непредсказуемому риску морского путешествия. Высказывалось также и опасение, что к моменту прибытия флота в Сирию все портовые города уже могут быть захвачены сельджуками. Крестоносное войско должно было выступить в поход из Регенсбурга 23 апреля 1189 года, в День святого Георгия, считавшегося покровителем крестоносцев.