Где найти недостающее время и нестандартные решения

6. Создайте неудобства нежелательным визитерам. Например, один руководитель слегка укоротил передние ножки стула, предназначенного для посетителей. Со стороны это было незаметно, но сидеть на таком стуле неудобно, и многие посетители торопились закончить разговор. Бизнесмен восторженно рассказывал о том, какую экономию времени дало ему это изобретение. Можете проверить сами (для начала – на своих подчиненных).

7. Вы не обязаны заботиться о максимальном удобстве для каждого визитера. Как можно реже предлагайте посетителям кофе или чай. Одному Богу известно, сколько времени вы потратили, наблюдая за тем, как ваш гость попивает кофе, и все говорит, говорит, говорит… Создавайте комфортные условия, лишь когда вы сами заинтересованы в неспешном, обстоятельном разговоре или желаете расположить к себе посетителя.

Если вы работаете в общей комнате, не поднимайте голову, чтобы поприветствовать каждого входящего, поскольку тем самым вы поощряете человека обратиться к вам. По возможности не сидите лицом к двери или к основному потоку людей, ведь вступают в разговор прежде всего с теми, чье лицо видят.

Как прекратить разговор, не обидев собеседника

Когда разговор обрывают, не считаясь с настроем собеседника, он может обидеться, и впечатление от встречи будет испорчено. А возможно, тем самым будет перечеркнут и ее результат, поскольку такое отношение воспринимается как неуважительное.

Итак, прерывать беседу желательно тактично. Но как это сделать? Имеется несколько способов:

• Поблагодарите собеседника (за содержательную беседу, информацию, откровенность; за то, что нашел время зайти, и т. п.). Большинство правильно понимает этот намек. Для тех же, кто пропускает его мимо ушей, есть следующие приемы.

• Кратко объясните, что вы планируете делать, и движением покажите, что собираетесь приступить к этому немедленно (куда-то пойти, позвонить, взяться за написание документа и т. д.).

• Предложите собеседнику срочно сделать что-то, пояснив, почему лучше начать работу безотлагательно (например, связав это с чьей-то возможной отлучкой, командировкой, уходом на совещание).

• Встаньте, пожмите собеседнику руку, попрощайтесь с ним.

• Проводите посетителя до двери.

Этот набор приемов освободит вас от 99 % собеседников, не вызвав их недовольства. Но есть небольшое число назойливых посетителей, избавиться от которых можно лишь таким способом, который мне самому не очень нравится. Однако, учитывая, что данный метод применяется с гуманной целью (оградить партнера по общению от отрицательных эмоций), он имеет право на существование. Его суть такова. Разработайте с секретарем (помощником, кем-то из коллег) соглашение о спасении от назойливого посетителя. Например, определенное число звонков секретарю (помощнику) означает, что нужно зайти в кабинет и сказать, что вас срочно вызывают к руководителю. Если у вас нет отдельного кабинета, то о подобном можно договориться с кем-то из сотрудников-соседей.

Итак, чтобы уменьшить число непрошеных посетителей:

• повесьте на дверях табличку с просьбой не беспокоить в определенное время;

• назначьте вошедшему конкретное время, когда вы его примете;

• попросите зайти посетителя позже или пообещайте, что зайдете к нему сами;

• знайте, что, начав разговор, скорее всего, закончить его быстро будет затруднительно; не позволяйте втянуть себя во всякого рода дискуссии и проблемные обсуждения;

• если у вас есть секретарь или помощник, то обяжите его неукоснительно оберегать ваше время и проявлять твердость и непреклонность в отношении настойчивых визитеров;

• короткие СМС или электронные сообщения предотвращают многие визиты;

• некоторые вопросы можно решать письменно, но не увлекайтесь излишней перепиской, ибо она тоже требует времени.

Если визит к вам не несет ничего, кроме помех в работе, попробуйте воздействовать на посетителя такими способами:

• не предлагайте ему сесть;

• говорите с ним стоя, имитируя необходимость скорого ухода;

• заранее оговорите, на сколько минут он может рассчитывать;

• напомните о том, что время истекло, и прервите разговор;

• условьтесь о дальнейших шагах, чтобы человеку больше не пришлось вас беспокоить;

• главное – говорите «нет», решительное НЕТ, проявляя твердость и, если нужно, резкость, но не опускаясь до грубости.

Защититесь от посетителей-манипуляторов

Весьма распространенной является манипуляция, оформленная фразой «Хочу с вами посоветоваться…».

Некоторые работники любят заходить к руководству якобы за советом. Это, безусловно, манипуляция с целью переложить на вышестоящего ответственность за принятие решения. И даже за осуществление какого-либо дела, ведь если оно будет провалено, то остается возможность сослаться на совет: «Я все сделал так, как вы сказали». (Хотя, как мы знаем, плохим исполнением можно испортить самую хорошую идею.)

В подобных случаях могут применяться следующие способы защиты: