Где найти недостающее время и нестандартные решения

• «Пассивная защита». Руководитель вводит правило: не приходить к нему за советом, не имея своих предложений. Это лучшая из всех тактик, поскольку она максимально экономит время руководителя и вместе с тем побуждает подчиненных к проявлению инициативы.

Если у подчиненного есть предложения, но он хочет обсудить, какой вариант будет лучшим (с точки зрения руководства), то возможен, например, такой диалог: «В чем трудность?» – «Сомневаюсь, какой вариант лучше». – «А если бы меня не было (командировка, отпуск), что бы вы предпочли?» – «Я думал опереться на ваше мнение…» – «Вижу, что вы недостаточно обдумали вопрос, а у меня нет времени на разговоры».

Если же подчиненный называет оптимальный, по его мнению, вариант, то руководитель может ответить так: «Проверьте себя еще раз, решение – за вами».

Главное – не допустить перекладывания подчиненным ответственности на руководителя.

• «Точки над i». Руководителю уместно сказать следующее: «Ваша работа – вам и решать. У меня своя работа, у вас – своя».

• «Контрманипуляция». Предполагает реплику руководителя наподобие: «Скажите, уважаемый (имярек), как вы отнесетесь, если я буду перекладывать на вас свои задачи? Вот сейчас у нас решается вопрос о… Как поступить? Отвечайте. Не знаете? А какова цена этого решения – знаете? Кто примет решение, кроме меня? Вы? Я должен решать ваши проблемы, а кто решит мои, наши?!»

Думается, что после такого разговора подчиненный больше не будет приходить «посоветоваться» без крайней на то необходимости.

Как укротить телефон

Любой звонок создает проблему уже хотя бы потому, что отвлекает вас от работы по плану. А есть еще и звонящие, которые просто раздражают своей бессодержательной болтовней. Вы не хотите говорить с этим человеком, а он все равно набирает ваш номер. Как бороться с лавиной таких звонков? Возможно, некоторые из приведенных ниже советов помогут вам:

• используйте автоответчик (см. правило 4 в разделе 1.2. «Главные приемы управления временем»);

• смотрите, кто вам звонит (при наличии определителя номера), и только потом снимайте трубку;

• основную массу звонков переключайте на своих помощников;

• попросите коллег отвечать по телефону, пока вы заняты какой-то срочной работой;

• сообщите всем, кто так или иначе связан с вами по работе, в какое время вам лучше не звонить;

• приучайте абонентов к тому, что у вас предусмотрено определенное время для телефонных разговоров: «Не могли бы вы перезвонить мне с двух до трех?» или «Перезвоните мне, пожалуйста, завтра до десяти утра. Позднее я буду занят»;

• переадресуйте телефонные звонки тем, кто непосредственно занимается этой работой;

• назовите абоненту имя своего секретаря или помощника, чтобы он мог связаться с ним при необходимости: «Если меня не будет на месте, переговорите с ним. Уверен, он вам поможет»;

• сразу же оговорите продолжительность разговора: «У меня пять минут, давайте уложимся в них» или «Через десять минут у меня начинается планерка». Тогда вам не придется неожиданно обрывать человека на полуслове, что иногда обижает, а некоторых может и оскорбить;

• сразу же спросите, что конкретно предлагает человек, и если вам это не нужно, прервите его монолог: «Сожалею, но нас это не интересует» или «Извините, но я очень занят и не могу продолжать разговор с вами. Всего хорошего». И немедленно кладите трубку;

• дайте понять, что разговор приближается к концу: «Прежде чем положить трубку, хочу уточнить…» или «Подводя черту под нашим разговором…» и т. д.;

• будьте бескомпромиссны, когда на другом конце провода находится любитель поболтать.

Как вежливо избавиться от назойливого телефонного собеседника

Беседуя по телефону, постарайтесь создать впечатление о себе как о любезном, грамотном специалисте, всегда готовом оказать партнеру или клиенту посильную помощь. Этим вы повышаете свой авторитет и авторитет вашей фирмы. Научитесь владеть собой.

Чтобы быстрее закончить разговор, не проявляя при этом невежливости, можно воспользоваться нижеследующим набором средств:

1. Используйте метод намеков, который включает в себя три способа, описанные выше, в подразделе «Как прекратить разговор, не обидев собеседника».

2. Попросите прислать факс. Выслушав назойливого абонента, можно сказать следующее: «Звучит довольно интересно. Не могли бы вы прислать факс, чтобы мы подробнее ознакомились с предложением?»

Получив факс, вы узнаете, из какой организации он поступил. А потом предупредите своих коллег, что впредь для этого гражданина из такой-то компании вас нет на месте: вы на совещании, в отъезде и пр.

Если звонящий говорит, что у него нет факсимильного аппарата, предложите воспользоваться электронной или обычной почтой. И попросту не отвечайте на его письмо. Если же он снова начнет беспокоить вас телефонными звонками, примените ту же тактику, что и в предыдущем случае: вас постоянно нет на месте. И постепенно даже самый навязчивый абонент угомонится.