Главное внимание — главным вещам: Жить, любить, учиться и оставить наследие

Недельное планирование помещает содержание — дела нашей жизни — в контекст того, что значимо в нашей жизни. Это обновление общей картины, которое позволяет нам сохранять устойчивую связь с целями и моделями нашей жизни. Оно позволяет нам основательно обдумать, что в нашей жизни первично и как в предстоящие семь дней мы можем уделять этому первостепенное внимание. Когда срочность давит на нас, когда мы испытываем перепады настроения, когда перед нами открываются неожиданные возможности, мы можем оценить полезность перемен. Мы можем вложить содержание в контекст и среди хорошего выбрать лучшее.

Вот наблюдения одного человека:

Пока я не начал практиковать недельное планирование, я подскакивал всякий раз, когда звонил телефон. Если кто-то говорил мне, что завтра состоится собрание комитета, я отправлялся на заседание, забыв обо всем остальном. Теперь же я могу сказать: «Я бы с радостью туда сходил, но у меня на это время запланировано общение с дочерью». Иногда мне приходится отменять запланированные встречи с друзьями из-за профессиональных обязанностей, но если такая встреча важна, я обязательно планирую ее на другое время. Если дело не представляется мне важным, оно никогда не попадет в мое расписание.

Организация квадранта II — это не расстановка приоритетов среди уже запланированных вопросов, это планирование приоритетов. Вы не заполняете каждую свободную минуту какой-нибудь деятельностью; вы в первую очередь кладете «большие камни», а лишь потом добавляете песок, гравий и воду, если в том есть нужда.

Ваша цель — не заполнить банку до краев, а обеспечить, чтобы в ней уместились большие камни и осталось достаточно простора для возможных направляемых совестью изменений.

Для внесения содержания в контекст многие люди находят полезным создание временных зон и резервирование времени для подготовки.

Создание временных зон

Временные зоны — это крупные, взаимозаменяемые блоки времени, резервируемые для определенных важных дел. Если семейная жизнь ценна для вас, вы можете при планировании недели выделить на субботнее утро блок времени для домашних дел. При этом вы не назначаете конкретное время и не берете на себя твердых обязательств, что каждую субботу без исключений будете заниматься домашними делами. Но, планируя иные дела и цели, вы резервируете время для семейных занятий.

Если вы участвуете в работе общественного комитета, который собирается два раза в месяц по четвергам, вы можете зарезервировать для этой деятельности вечерние часы по четвергам. В те дни, когда собрания не проводятся, вы сможете использовать это время для работы над членским списком или какой-то иной деятельности, которую вы считаете необходимой для реализации этой вашей роли.

На работе вы можете, например, выделить в один из дней недели блок утреннего времени для бесед с подчиненными тет-а-тет. Когда человек желает попасть к вам на прием, назначьте ему встречу ближе к этой временной зоне. Еще один блок времени в течение недели вы можете выделить на поиск новых клиентов, чтение профессиональных журналов или долгосрочное планирование.

Временные зоны могут значительно повысить эффективность организации недели. Главная идея состоит не в заполнении недели временными зонами, а в том, чтобы зарезервировать определенные периоды времени и фокусироваться в первую очередь на приоритетных делах.

Использование временных зон имеет ряд преимуществ. Во-первых, вы резервируете время для приоритетной деятельности, зачастую относящейся к квадранту II. К тому же это привносит в вашу жизнь упорядоченность, причем окружающим об этом известно, и они должны с этим считаться. Если люди знают, что клубная работа у вас запланирована на вечерние часы в четверг, по клубным делам они будут обращаться к вам не когда придется, а именно в это время.

Поскольку временные зоны зачастую взаимозаменяемы, вы привносите в свой распорядок необходимую гибкость, позволяющую вам более эффективно распоряжаться своим временем. Например, если случилось так, что ваши друзья не смогли пойти на концерт в четверг и предложили вам свои билеты, вы можете перенести запланированный блок «семейного» времени на четверг и отправиться всей семьей на концерт, а клубной работой заняться в субботу. К концу недели вы выполните все важное, что было предусмотрено вами в обеих ролях.

Временные зоны помогают прояснить взаимные ожидания в отношениях с другими людьми. Если у вас есть секретарь, который планирует ваши встречи с клиентами, временные зоны окажутся полезными для вас обоих. Зная, что время от 10.00 до 16.00 в понедельник, среду и пятницу зарезервировано вами для встреч с клиентами, ваш помощник будет уверен, что в это время вы не запланируете ничего иного, не предупредив его. Одновременно и вы знаете, что ваш секретарь не назначит встречу в какое-то другое время, не обсудив это с вами.

Выделение времени на подготовку