Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Как часто проверять, как часто очищать

Одни предпочитают проверять новую почту раз или два в день. Это минимизирует возможность отвлечения на что-то другое, пока пользователь не будет готов к обработке новых писем. Другие пользователи предпочитают, чтобы их почтовая программа постоянно проверяла почту в течение дня – это позволяет обрабатывать письма по мере их поступления, так что ящик никогда не переполняется чрезмерно.

Владеющие цифровой грамотностью пользователи могут выбрать тот метод, который им больше подходит. В разных ситуациях выбор тоже может быть различен. Обычно мой почтовый клиент регулярно проверяет почту, но иногда, когда мне нужно сосредоточиться на каком-то куске работы, я временно приостанавливаю проверку. В любом случае пользователи или компании не должны искусственно ограничивать доступ к входящим письмам – цифровая грамотность предоставляет возможность выбирать, когда и как часто работать с битами.

У пользователей есть выбор и в вопросе, как часто очищать почтовый ящик: сразу по прибытии сообщений или раз-два в день. Многие предпочтут очищать ящик ежедневно в одно и то же время. Лучше делать это в конце дня: так вы получите возможность сполна насладиться вечером и на следующее утро обнаружить в ящике не так много новых писем. Нужно сделать собственный выбор, но нельзя держать письма в ящике более суток.

Пользователям, которые ушли на весь день на собрание или находятся в деловой поездке, возможно, будет сложно вообще выбрать время для очистки почтового ящика. И решение здесь не такое простое: когда времени мало, работа с почтой требует особых усилий. Но выбора нет. Поскольку письма продолжают поступать, нужно постоянно стремиться к пустому почтовому ящику. Единственная альтернатива – постоянно накапливать и накапливать сообщения, что чревато описанными выше проблемами, или держать в ящике определенное количество писем.

Никаких полумер

Подход «определенного количества» – обманчиво привлекательная полумера. Некоторые пользователи предпочитают хранить в ящике пять-десять сообщений, считая, что это «достаточно близко» к нулю. Те, кто придерживается такого подхода, говорили мне, что используют свой почтовый ящик в качестве списка дел. Поскольку они оставили в покое большинство битов, их не отвлекает множество сообщений, а те, что остались в ящике, – просто список дел на сегодня.

Но при этом подходе остаются две проблемы.

1. Это не единственный их список дел. Входящие сообщения – только один источник его пополнения, поэтому у этих пользователей есть и другой – в блокноте или в отдельной компьютерной программе. В результате все дела в одном месте собрать не удается. Приходится тратить время на то, чтобы переключаться от одного списка к другому. Из-за этого теряется производительность и сложно расставить приоритеты. В соответствии с цифровой грамотностью использование единственного списка дел, который описан в следующей главе, решает эту проблему и позволяет сохранять почтовый ящик пустым.

2. Поддерживая определенное количество писем в ящике, пользователь не испытывает чувства завершенности, которое появляется при виде пустого ящика. Собственно говоря, он совершает ту же работу, что проделывал бы для полной очистки ящика, но не пожинает ее плодов.

Худшее половинное решение состоит в том, чтобы день за днем удалять некоторое количество почты, но не всю. Когда по итогам особенно напряженного дня скапливается необычно большое число писем, соблазнительно удалить б'oльшую их часть, например спам и информационные сообщения, но оставить в ящике те, что относятся к списку дел. На следующий день появится новая пачка сообщений, которые прибавятся к вчерашним. Будет проще просмотреть новую почту, чем снова нырнуть во вчерашнюю папку, после чего пользователь решит добавить к старым сообщениям новые дела.

Через несколько дней, как вы понимаете, такие операции с почтовым ящиком приведут к перегрузке электронной почтой и страшной головной боли. Почтовый ящик теперь переполнен важными письмами, требующими серьезного внимания. Это куда хуже, чем первозданный вид почтового ящика, в котором хотя бы несколько сообщений можно легко и быстро удалить. Сейчас пользователь перегружен неотложными вопросами, а новые письма продолжают поступать. Дойти от этого состояния до пустого почтового ящика значительно сложнее. Оставляя почту в ящике больше чем на сутки, вы идете по скользкой дорожке.

Единственное приемлемое решение проблемы перегрузки электронной почты – каждый день удалять все письма полностью. Это решение настолько простое, что может показаться более привлекательным осуществлять процесс частично или временно. Не дайте себя одурачить! Вам нужно все или ничего: или по итогам дня не останется ни одного письма, или возникнет проблема.

Реакция на ноль