Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Загрузка письмами часто неправильно измеряется в объемах писем. Когда люди жалуются на то, что они получают 50–100 писем в день, то говорят об объеме – количестве входящих писем ежедневно. Однако объем – неверный способ измерения загрузки, ведь он ничего не говорит о том, сколь много других сообщений ожидают внимания пользователя. Как мы и утверждали ранее, правильно измерить загрузку электронными письмами – значит оценить общее количество сообщений, которые находятся в почтовом ящике. Человек с большим объемом писем – например, 100 сообщений в день и больше – может быть вовсе не перегруженным, если общее число его сообщений невелико. И наоборот, тот, кто получает всего десять писем в день, может быть болезненно перегруженным, если общее количество его писем достаточно велико.

Вспомните наше исходное условие: если перегрузка – это проблема, то устранение бремени – это решение. Разумеется, на объем получаемых писем мы по большей части повлиять не можем[5]. Поэтому решение должно найтись в области общего количества писем. Скажем прямо, вот решение перегрузки электронными письмами:

Минимум раз в день удаляйте все письма из ящика.

Иными словами, очищайте входящие сообщения прежде, чем они загромоздят почтовый ящик. Большинство удаляйте, некоторые записывайте в файлы (как описано в главе о хранении файлов), но главное – убирайте их из почтового ящика, прежде чем они станут вызывать у вас стресс и отвлекать от дел. Это вполне соотносится, между прочим, с ключевыми идеями трех первых глав.

1. «Биты – вещь тяжелая»: разбухший почтовый ящик деморализует пользователей, создавая ощущение перегрузки.

2. «Ваши биты – это ваша ответственность»: никакой инструмент, никакая компания ничего за вас не сделает, управлять собственной почтой нужно научиться самим.

3. «Чтобы научиться цифровой грамотности, оставьте биты в покое»: держите папку «Входящие» пустой.

Держать эту папку почти пустой недостаточно: несколько десятков писем со временем все равно превратятся в несколько сотен. Нужно по меньшей мере раз в день доводить количество писем в ящике именно до нуля. (Конечно, это не относится к выходным и праздникам, когда почта не проверяется.)

Хотя это требует некоторой дисциплины, но держать почтовый ящик пустым – процесс несложный и не отнимающий много времени. Удалить письма из почтового ящика – не значит сделать всю описанную в них работу; достаточно переместить их в нужное место, например в список дел, чтобы поработать над ними позже, когда почтовый ящик опустеет. Допустим, пришло письмо, в котором рассказывается о новом долгосрочном проекте. Окончание работы, на которую ссылается данное письмо, может отнять многие месяцы, но управление самим этим письмом отнимет пару секунд. Научившись видеть различия между электронным письмом и тем, что оно описывает, вы существенно продвинетесь на пути к цифровой грамотности.

Ежедневное освобождение почтового ящика может проходить в три простых этапа, которые описаны ниже. Метод «устойчивого состояния» предполагает, что почтовый ящик очищался и вчера: папка «Входящие» должна содержать только те письма, которые пришли со вчерашнего дня (или начиная с другой точки отсчета)[6]. Те, кто не знаком с этим методом, конечно, вначале должны очистить свой почтовый ящик в первый раз. Этот процесс под названием «индукция» описан в этой главе ниже.

Метод ежедневного стабильного состояния

Допустим, вы с утра приходите на работу, садитесь за компьютер и видите новую пачку почты. Пусть сообщений будет 20, 50 или даже 100. Сколько бы их ни было, не волнуйтесь: ведь вы очищали ящик вчера, можете очистить его и сегодня. Потребуется три этапа.

Шаг-1.-Прочтите всю личную почту и удалите ее.

Шаг-2.-Удалите весь спам.

Шаг-3.-Ознакомьтесь с информационными и предписывающими сообщениями и удалите их. А именно:

• удалите или сохраните в файлы все информационные сообщения, при желании сначала их прочитав;

• сделайте все «дела на две минуты», которые описаны в новых письмах, а потом удалите сообщения;

• все крупные дела внесите в грамотный с цифровой точки зрения список дел, а потом удалите.

Каждый этап детально описан ниже.

Шаг 1. Личная почта

Первым делом обратите внимание на самые важные письма – сообщения от семьи и друзей. Прочитайте каждое из них и насладитесь ими. Сделайте что хотите: сохраните на компьютере – например, в папке «Альбом для вырезок», распечатайте и повесьте на холодильник дома, перешлите друзьям. Если хотите, напишите ответ. Но, покончив со всей личной почтой, удалите ее. Как бы это ни было важно, оставлять письма в почтовом ящике нельзя.