Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

• Перегруженные пользователи никогда не могут быть уверены, что не забыли чего-то важного, похоронив это в почтовом ящике. Они живут в страхе «разоблачения» или наказания за забывчивость. Этот страх дополняет стресс и чувство вины, и возникшую проблему они решают еще менее эффективно.

• Полный почтовый ящик с сообщениями недельной или месячной давности постоянно напоминает пользователю, как далек он от завершенности. Работа со старыми сообщениями часто заканчивается признанием собственных ошибок и извинениями за опоздание.

Перегрузка почтой измеряется числом сообщений в почтовом ящике пользователя. Почтовые ящики, в которых содержатся тысячи писем, в мире бизнеса встречаются нередко, притом многие пользователи, которые несут такое бремя, по-прежнему утверждают, что у них все в порядке. (Самое большое число писем, о котором я слышал – и я не преувеличиваю, – 150 тысяч. И владелец ящика говорил, что у него не все в порядке.) Есть ряд причин, по которым перегрузка почтой все же наступает.

Кажется, некоторым даже нравится хранить множество сообщений. Как типичные Занятые Люди, они привыкают к чувству неотложности, которое вызывается необходимостью отреагировать на множество писем. Собственно, разбухший почтовый ящик может стать источником непонятной гордости. Он якобы служит доказательством того, что его владелец – значимый человек, что он значимее своих коллег. Такой ящик словно оправдывает странное, непоследовательное поведение своего владельца. На самом деле такие люди как раз наименее эффективны: б'oльшую часть времени они копаются в этом беспорядке, отчего не могут ни работать, ни думать нормально.

Другим пользователям бывает одиноко от отсутствия хоть каких-то писем, которые бы постоянно требовали их внимания. «Электронные письма для меня как друзья, – услышал я однажды. – Я скучаю, когда они уходят». Если нет писем, человек вынужден заняться настоящей работой, предусмотренной в списке дел (о нем мы поговорим в следующей главе), а работать не так-то просто. Куда проще отвлекаться на содержимое почтового ящика, чтобы не переходить к более важным делам.

Самой распространенной причиной перегрузки, однако, служит то, что люди часто используют почтовый ящик в целях, для которых он не предназначен.

• Список дел: он похоронен под другими письмами, так что его трудно найти и легко забыть.

• Файловая система: записи со встреч, сообщения по статусу проекта, приложения с коммерческими предложениями и другие важные документы часто хранятся в почтовом ящике, вместо того чтобы отправиться в соответствующую папку.

• Календарь: даты и время встреч, конференц-звонков и других мероприятий накапливаются в почтовом ящике часто уже после того, как встреча прошла.

• Список закладок: некоторые письма остаются в почтовом ящике, потому что содержат адреса, логины и пароли от различных сервисов, которые непонятно где хранить.

• Адресная книга: сообщения с телефонными номерами и почтовыми адресами контактов остаются в ящике, вместо того чтобы вводиться собственно в адресную книгу.

Ошибкой было бы доверять почтовому ящику любую из этих функций. Почтовый ящик подходит только для временного, краткосрочного хранения электронных писем, которые затем должны быть удалены или перемещены в другое место. Нужно провести границу между электронным письмом и его содержимым. Письмо – всего лишь посредник. Его содержание определяет, куда нужно отнести послание и что оно собой представляет. Следует использовать подходящие инструменты для каждого типа сообщений: список дел для перечисления того, что запланировано сделать, календарь – для хранения информации о встречах и т. д. Ни одно сообщение, вне зависимости от его содержимого, не должно оставаться в почтовом ящике.

Папка «Входящие» подобна сортировочному помещению в офисе, куда поступают конверты и откуда их потом немедленно разносят по соответствующим кабинетам. Или представьте себе, что входящее сообщение – это порция китайской еды на вынос, которая лежит в холодильнике. Лучше всего съесть ее сразу, потому что потом она начинает попахивать. А теперь представьте себе холодильник с тысячами таких контейнеров на вынос, некоторые лежат там годами. Как и неправильно используемый почтовый ящик, в такой холодильник небезопасно загружать новые продукты и вообще неприятно залезать.

Решение

Для решения проблемы перегрузки почтой следует обратиться к ее источнику – количеству отвлекающих в данный момент факторов. Каждое письмо конкурирует в борьбе за наше внимание с любым другим. Набитый письмами почтовый ящик просто деморализует: он напоминает, сколько еще работы нужно переделать и как мы далеки от результата.