Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Вероятно, такой подход в некоторых офисах вызовет вопросы: как, личная почта сначала? Да, так и должно быть, и такого подхода я придерживаюсь в своей консалтинговой фирме. Мы разрешаем сотрудникам в первую очередь заниматься личной почтой. Альтернатива совершенно неудовлетворительна: иначе личная почта должна ждать, пока не будут обработаны все остальные сообщения, таким образом, личные отношения и родственные связи сотрудника ставятся ниже, чем рядовая записка из соседнего отдела. (Конечно, этот шаг пропускается в тех компаниях, где личная переписка вообще запрещена.)

Цифровая грамотность позволяет работать более эффективно в цифровом мире, а также жить более полной жизнью вне этого мира. Чтобы научиться ей, пользователей следует поощрять такими приоритетами при проверке почты. Личные сообщения прежде всего.

Шаг 2. Спам

Теперь, когда самая важная почта удалена из ящика, найдите и удалите самые не важные сообщения – спам. У владеющих цифровой грамотностью пользователей должна быть стратегия по управлению спамом – например, с помощью почтовых фильтров или «белого списка». Они позволяют удалять спам еще до того, как тот попадет в ящик. Но многие письма, содержащие спам, все же прорываются сквозь фильтры. Найдите их – это легко сделать по заголовкам – и удалите. Теперь почтовый ящик свободен и от наименее важных сообщений.

Когда первые два шага сделаны, ящик очищен от наиболее и наименее важных сообщений. Остальные письма не так важны лично для вас, как письмо от члена семьи, но требуют полного внимания. Собственно говоря, именно третий шаг и составляет суть метода управления почтой. Многие и без того знают, как надо читать письма от супруга или удалять спам. Но не многим известно, как обращаться с рабочими письмами, которые каждый день перегружают ящик. Скорость и простота, с которыми можно разделаться с этим третьим шагом, во многом определяют, насколько вы преуспеете на работе. Это пробный шар управления электронной почтой.

Шаг 3. Знакомство с информационными и предписывающими сообщениями

Во-первых, убедитесь, что сообщения в почтовом ящике отсортированы по дате, при этом наверху списка находится самое старое сообщение. Начните с него и постепенно спускайтесь к самому последнему.

Теперь откройте каждое сообщение, двигаясь сверху вниз, обработайте их, как указано ниже, а затем сохраните или просто удалите из ящика. Открыл – обработал – удалил; открыл – обработал – удалил. И так со всеми сообщениями. Когда с этим этапом будет покончено, ящик опустеет.

Как обработать сообщение? Это зависит от его типа. Спам и личные письма уже удалены из почтового ящика, так что осталось всего три типа сообщений: новостные рассылки, информационные уведомления и предписания что-то сделать. Разбирая письмо за письмом, обрабатывайте каждое сообщение в зависимости от его типа – так, как мы советуем ниже.

• Новостные рассылки. Быстро прочитайте каждое письмо и удалите его. Если времени у вас мало, а писем много, прочитайте заголовки и удалите сообщения. Если времени больше, прочитайте письма внимательнее, сохраните всё, к чему впоследствии, возможно, придется обратиться. Но потом все равно удалите письмо. В любом случае не сохраняйте все письмо, чтобы прочесть его позднее: когда придет следующее, вашего внимания потребуют уже две проблемы. Чем меньше нужно будет прочитать, чтобы оставаться в курсе, тем лучше. (Управление подписками на рассылки и сохранение приложенных файлов описано в главе о медиадиете.)

• Информационные уведомления. Эти сообщения не призывают к действиям, а предназначены «для вашей информации» – например, ответ на вопрос или сообщение о встрече. Сообщения о встрече, возможно, нужно записать в календарь, а некоторые сообщения – сохранить в папку с документацией проекта, но в основном информационные уведомления можно просто бегло просмотреть[7]. Во многих случаях ваш адрес фигурирует только в копии, что свидетельствует о том, что это чтение факультативно.

(Возможно, уверенным пользователям стоит настроить фильтры, которые будут автоматически переносить сообщения, в которых ваш адрес стоит в копии, в отдельную папку, чтобы просматривать и удалять их раз в день.) Что бы ни содержалось в этом информационном сообщении, при необходимости прочитайте его, потом удалите или сохраните, но в любом случае очистите от него ящик.

• Предписания действия. Для таких писем используйте «правило двух минут»: если можно выполнить то, о чем говорится в письме, за две минуты, сделайте это немедленно, даже если придется встать с кресла и оторваться от компьютера. Когда с делом покончено, удалите сообщение. Если потребуется более двух минут, занесите дело в список, который должен существовать отдельно от почтового ящика, и удалите письмо. (В следующей главе рассказывается об управлении списками дел.)