Горшочек, не вари! Как обуздать бесконечный поток писем и задач

Основное правило цифровой грамотности – «оставьте биты в покое» – равным образом относится и к созданию битов. Эффективность и дружелюбие к получателю подразумевают, что в сообщении будет как можно меньше битов и можно избавиться от других, не столь необходимых. В конце концов, чем больше битов содержит сообщение, тем больше времени и внимания потребует оно от получателя. Чем короче, тем лучше.

Конечно, в этом нет ничего нового. Во всех книгах по писательскому мастерству поощряется краткость. В классической книге Уильяма Странка и Элвина Уайта The Elements of Style («Элементы стиля») так и говорится: «Опускайте ненужные слова». Однако сейчас кое-что изменилось: уменьшилось количество времени, которое люди могут уделить чтению, просмотру, слушанию. Слишком много битов, слишком мало времени, так что краткость – это больше не один из вариантов, а необходимость.

Сразу уточню, что цель краткости не в том, чтобы сохранить оперативную память компьютера или как-то ускорить процесс работы в сети. Для любых файлов, кроме, может быть, самых больших, передача через интернет не проблема. Вполне достаточно для них и свободного места для хранения на диске. Компьютерное «железо» сейчас мощное и объемное, к тому же оно все время улучшается. А вот времени и внимания тех людей, которые получают сообщения, явно недостаточно. Цифровая грамотность предполагает, что послание должно иметь в виду скудость этих ресурсов у получателя, поэтому:

• при написании электронного письма старайтесь сохранять краткость и ясность;

• при передаче фотографий выбирайте только лучшие – никаких дубликатов или плохих снимков;

• при создании сайта убедитесь, что тематика сайта ясна с первого взгляда на домашнюю страницу.

Есть много других битовых сообщений, к которым применимы те же правила. В любом случае, нужно постоянно задавать себе вопрос: «Это необходимо?», причем на любом уровне. «Насколько нужен этот абзац? Это слово? Этот пиксель?» Битов в любом сообщении – текстовом, визуальном, любом другом – должно быть как можно меньше, ровно столько, чтобы оно достигло цели.

Мы уже касались этой концепции в предыдущих главах. В главе о фотографиях, например, рассказывалось, как сортировать фото. В главе о медиадиете было показано, как отказываться, если предлагают попробовать новые потоки информации. Идет ли речь о создании или получении битов, цель цифровой грамотности – опустить все не имеющие значения биты, чтобы немногие оставшиеся стоили того, чтобы потратить на них силы и время. Создавать биты нужно всегда именно с этой целью, глядя на них с позиции человека, которому придется позже иметь с ними дело (возможно, это и есть ваша позиция).

И здесь полезно помнить о двух моментах: фронтальной загрузке и структурности.

Фронтальная загрузка содержимого

Фронтальную загрузку можно описать как «сначала о главном»: всегда сообщайте цель письма как можно раньше. Это правило подходит для любого типа цифровой информации, но важнее всего оно в случае электронной почты. У получателей слишком много электронных писем, постоянно прибывают новые, так что при их написании особенно важна фронтальная загрузка цели сообщения. Пользуясь этим правилом для электронной почты, вы потом сможете естественным образом перенести его на всю остальную работу с битами.

Когда письмо попадает в почтовый ящик, первое, что видит его обладатель, – поле «Тема». Если оно не заинтересует получателя, у которого мало времени, то это будет единственная часть письма, которую он прочтет, прежде чем перейти к следующему. Чтобы увеличить шансы на то, что будет прочитан и сам текст письма, отправитель должен осуществить фронтальную загрузку содержимого. Поле «Тема» должно быть описательным, но при этом как можно более кратким.

Рассмотрим, к примеру, такой заголовок:

Тема: Все, что вам следует знать о предстоящих совещаниях в Чикаго

Хотя в целом этот заголовок описателен, загрузка здесь задняя: читатель поймет смысл, только прочитав все десять слов. Переписав заголовок в соответствии с правилом фронтальной загрузки, мы получим:

Тема: Совещания в Чикаго: расписание, повестка, указания

Этот новый вариант темы еще более описателен, а слов использовано меньше. Здесь имеется фронтальная загрузка наиболее важной информации («совещания в Чикаго»), и только затем происходит переход к менее важным вещам («расписание, повестка, указания»).

Фронтальная загрузка важна и при составлении самого текста письма. В нем следует четко указать цель сообщения, и притом как можно раньше – обычно в первом же предложении после приветствия. Письмо же должно быть как можно короче. Иными словами:

• излагайте в первую очередь самую важную идею;

• излагайте затем вторую по важности идею;

• если имеется и третья по важности идея, подумайте, нужна ли она в этом сообщении вообще;

• старайтесь побыстрее закончить письмо.