Идеальный персонал – профессиональная подготовка, переподготовка, повышение квалификации персонала

5.1. Ведение внутренних документов кадровой службой, правила внутреннего трудового распорядка сотрудников фирмы

Конечно же в первую очередь отдел персонала занимается тем, что осуществляет кадровое делопроизводство в организации. Однако одним только производством и ведением личных карточек на сотрудников их работа не ограничивается. Трудовое законодательство содержит в себе такой правовой институт, как коллективный договор. Правовое регулирование по вопросам заключения коллективного договора и его содержания часто меняется, поэтому в настоящей главе мы более детально рассмотрим некоторые вопросы, непосредственно связанные с ведением карточек личного дела на каждого сотрудника, заключением коллективных договоров и т. д.

Прежде чем давать рекомендации по осуществлению непосредственной работы сотрудниками кадровой службы, необходимо рассказать о самой организации эффективной работы кадрового отдела.

Об эффективности работы кадрового отдела организации можно делать выводы исходя из организации самого процесса работы с документами. Поэтому в первую очередь необходимо как-то классифицировать всю документацию, которую ведет кадровая служба организации и которая используется в работе службы персонала. Выясним, какие документы обязательны, а какие оформляются по инициативе кадровика.

Сотрудники отдела кадров имеют дело с большим массивом служебной документации. Приказы, акты, справки, заявления, договоры – все эти документы проходят через кадровую службу компании. Внутри каждой компании существует четкий порядок, по которому каждый документ имеет свое строго определенное место в системе организационного документооборота. Сотрудники отдела кадров должны не только заниматься работой по управлению персоналом фирмы, оценивать его работу и планировать потребности фирмы в кадрах, но на них возлагается обязанность и по ведению всех документов, составляющих личное дело сотрудника. Мы уже говорили о том, что ТК РФ устанавливаются правовые основы по ведению (содержанию) персональных данных сотрудников.

Внутренние документы организации, с которыми имеют дело сотрудники кадровых служб, можно четко разделить на шесть основных видов (групп):

1) локальные нормативные акты;

2) распорядительные документы;

3) документы, подтверждающие трудовую деятельность работника;

4) информационно-расчетные документы;

5) официальная внутренняя переписка;

6) журналы (книги) учета и регистрации документов.

Каждая из указанных групп документов имеет свои особенности. Они предназначены для различных целей, по-разному разрабатываются, утверждаются и вводятся в действие. Рассмотрим более детально и дадим общую характеристику каждой из названных групп документов кадрового отдела организации.

Локальные нормативные акты определяют общие принципы работы организации. В них устанавливаются режим труда и отдыха сотрудников, их должностные функции, система оплаты труда и премирования, основные права и обязанности сторон трудового договора. Локальные нормативные акты – один из источников трудового права, их правовое регулирование в основном закреплено ст. 8 ТК РФ в новой редакции. Работодатели, за исключением работодателей – физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями, принимают локальные нормативные акты, содержащие нормы трудового права (локальные нормативные акты), в пределах своей компетенции в соответствии с трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективными договорами, соглашениями.

В случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами и иными нормативными правовыми актами РФ, коллективным договором, соглашениями, работодатель при принятии локальных нормативных актов учитывает мнение представительного органа работников (при наличии такого представительного органа). Коллективным договором, соглашениями может быть предусмотрено принятие локальных нормативных актов по согласованию с представительным органом работников.

Нормы локальных нормативных актов, ухудшающие положение работников по сравнению с установленным трудовым законодательством и иными нормативными правовыми актами, содержащими нормы трудового права, коллективным договором, соглашениями, а также локальные нормативные акты, принятые без соблюдения установленного ст. 372 ТК РФ порядка учета мнения представительного органа работников, не подлежат применению. В таких случаях применяются трудовое законодательство и иные нормативные правовые акты, содержащие нормы трудового права, коллективный договор, соглашения.