Идеальный персонал – профессиональная подготовка, переподготовка, повышение квалификации персонала

В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лестнице» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационно-расчетные бумаги двигаются в обратном направлении: от работника – к руководителю отдела, от руководителя отдела – к руководителю организации. Например, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает сначала у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления единого графика отпусков, который утверждает руководитель организации[13].

Внутренняя переписка в организации используется для фиксирования решения всех кадровых вопросов. Например, руководитель какого-либо отдела, желая наказать подчиненного за прогул, требует от него объяснительную записку, сотрудник не дает такую объяснительную расписку, руководитель составляет об этом акт, а затем обращается к директору организации с докладной запиской и актом, в которых просит привлечь виновного сотрудника к дисциплинарной ответственности. В другом случае, если руководитель желает поощрить своего сотрудника, то он направляет в адрес директора компании письмо с представлением о необходимости поощрения работника. Здесь необходимо отметить, что в зависимости от внутренних локальных актов (документов), которые разработаны и действуют в организации, руководитель отдела может и самостоятельно принимать такое решение (о привлечении к дисциплинарной ответственности или поощрении сотрудника), а также возможен вариант, что такое решение будет приниматься другими уполномоченными сотрудниками (начальником отдела кадров, например). При помощи внутренней служебной переписки происходит также официальный обмен мнениями между должностными лицами организации, между должностными лицами и руководством организации.

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие же формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. № 69. Журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по своему усмотрению.

5.2. Организация работы кадровой службы

Сама работа кадровой службы должна быть регламентирована. Законы, постановления, инструкции и другие документы, содержащие нормы трудового права, необходимы для профессиональной работы кадрового специалиста. Поэтому первый шаг в создании службы персонала – это формирование достаточной базы нормативных документов. Данные документы в отличие от рассмотренных в вопросе 4.1 настоящей книги представляют собой своего рода «инструмент» не по управлению работой персонала, а по организации и методам работы самой кадровой службы. Все документы, необходимые в работе отдела персонала, можно разделить на две самостоятельные группы. В первую группу входят законодательные и подзаконные акты, содержащие нормы трудового права и нормы охраны труда. Эти документы обязательны для исполнения. Их требованиям должны подчиняться все: и работники, и работодатели. За нарушение норм, содержащихся в этих правовых актах, стороны могут быть привлечены к различным видам юридической ответственности. Кроме того, важно отметить, что сотрудники кадровой службы должны постоянно отслеживать все изменения в трудовом законодательстве, поскольку применение норм права, утративших свою юридическую силу, может привести к непоправимым ошибкам и даже к привлечению организации к ответственности. Ко второй группе относятся документы методического характера по управленческому труду и кадровому делопроизводству. Их основное отличие от документов, входящих в первую группу, в том, что они имеют рекомендательный характер. Документы содержат рекомендации, как лучше оформлять кадровые бумаги, как удобнее организовать работу с ними. При этом вы вправе самостоятельно решать, придерживаться этих рекомендаций или же действовать согласно корпоративным стандартам.

Рассмотрим более детально все указанные группы документов. В первую очередь мы назвали документы, представляющие собой нормативные правовые акты действующего законодательства РФ. При этом необходимо понимать, что все данные акты надо сначала найти, затем правильно применить, все они различны по своей юридической силе.