Идеальный порядок за 8 минут. Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения

Когда вы заходите в дом c почтой в руках, то, скорее всего, выполняете какой-нибудь ритуал, пусть даже и неосознанно. Однако несмотря на этот ритуал ваша почта разбросана по всей кухне, теряется или просто бесследно пропадает в той куче бумаг, которая уже возвышается на столе. Появление всего одного короба для размещения бумаг способно изменить ситуацию. Мы учимся через повторение, поэтому если вам потребуется неделя или около того, чтобы приобрести привычку складывать почту в короб, проявите терпение. Сколько бы раз вы ни забывали это делать, начинайте все сначала, пока у вас не получится выполнять это действие в течение 21 дня без перерыва. После этого вам не придется думать об этом задании, так как вы выработаете соответствующую привычку.

Второй этап: назначьте время для разбора почты

Определите время, в которое вы каждый день будете разбирать поступившую почту, и не отступайте от расписания. Некоторым нравится сортировать почту сразу же после того, как они войдут в дом. Другие предпочитают отложить это занятие на вечер. Неважно, какое время вы выберете, главное — свято его соблюдать. Другими словами, превратите разбор почты в привычку.

Третий этап: сортируйте и выбрасывайте

Первое, что вы должны сделать — это избавиться от стопки писем, возвышающейся на вашем кухонном столе. После того как вы научитесь сортировать почту и выбрасывать все ненужное, вы сможете это делать не только быстро, но и безжалостно. Тогда вы поймете, что восемь минут — это слишком щедро для такого задания. Тем не менее формирование этого навыка требует времени, так что для начала не торопитесь и не проявляйте излишнюю решительность. Просмотрите письма и отберите «макулатурную» почту, относящуюся к той категории, от которой следует избавляться в первую очередь. (Я разрезаю на мелкие кусочки все письма, на которых есть мое имя и адрес, а остальные просто выбрасываю.)

Затем разделите почту на общие категории, такие как счета, деловая и личная переписка. Сложите в отдельную стопку каталоги, журналы и рекламные брошюры, которые вам интересны, чтобы разобраться с ними позже. Вскройте все письма и выбросите конверты и любые рекламные объявления — все неинформативные бумаги. После того как вы избавитесь от лишнего, вид заметно уменьшившейся стопки подарит вам чувство того, что вы управляете ситуацией.

Четвертый этап: разложите почту по файлам

Теперь, когда вы закончили сортировку писем, пришло время разложить их по соответствующим файлам действий. Возьмите несколько бумажных папок (или купите цветные папки или разноцветные файлы, если считаете, что это сделает выполнение данного задания более привлекательным для вас). Затем промаркируйте файлы, присвоив каждому название того действия, которое соответствует вашим потребностям. Машинка для печати ярлыков поможет вам снабдить все файлы ясными и легкими для чтения наклейками, но вы также можете написать их названия от руки.

Вот наиболее типичные названия файлов:

♦ Незавершенные дела

♦ Позвонить

♦ Сделать

♦ Подать документы

♦ Оплатить

♦ Прочитать

Возможно, вы захотите доработать этот список в соответствии с вашими потребностями. Например, некоторые люди разделяют файл «Сделать» на две части: то, что требует определенных действий, и то, что можно решить с помощью телефонного звонка. Если вам нужен такой тип организации, я предлагаю создать следующие файлы:

♦ Счета

♦ Рассмотреть

♦ Позвонить

♦ Сделать

♦ Подать документы

♦ Оплатить

♦ Прочитать

Я не использую отдельные файлы «Сделать» и «Позвонить», однако я разделяю файл «Сделать» на две части — «Сделать: срочно» и «Сделать: второстепенно», — исходя из срочности, приоритетности или степени значимости этих дел. Соответственно, мои файлы делятся на:

♦ Счета

♦ Рассмотреть

♦ Сделать: срочно

♦ Сделать: второстепенно

♦ Подать документы

♦ Прочитать

Ключ к успеху — это простая папка-регистратор. Положите свои файлы действий в переднюю часть шкафчика для хранения документов, картотечный ящик письменного стола или недорогую переносную картотечную коробку. Позже, когда вы будете готовы заняться бумагами, все нужные материалы будут ждать вас там.

Между прочим, я часто встречаю клиентов, которые кладут бумаги прямо в подвесную папку. Эта система крайне неэффективна — каждый раз, когда вам нужно найти какой-то документ, приходится заново сортировать всю пачку. Вместо этого кладите похожие бумаги в папку-регистратор, а ее — в подвесную папку. Я храню все свои файлы действий в алфавитном порядке в твердой подвесной папке с шириной дна

Пятый этап: заносите вопросы, требующие решения, в свой ежедневник

Как вы видите, эта система будет «поглощать» вашу почту и превращать кучу бумаг в набор отдельных сегментов, предусматривающих совершение определенных действий. Старайтесь сразу же разбираться с максимальным количеством новой информации, чтобы сделать планируемую работу менее пугающей. (Ведь вместе с почтой обычно появляются новые задачи, не так ли?)