Идеальный порядок за 8 минут. Легкие решения для упрощения жизни и высвобождения

У многих моих клиентов есть измельчитель для бумаг, но помимо этого у них есть самые разные «заскоки», связанные с его использованием. Они или измельчают все что можно (что отнимает массу времени), или не измельчают почти ничего, накапливая бумаги до тех пор, пока они не образуют устрашающую груду. Почему бы не взять сегодняшнюю почту и не попрактиковаться несколько минут? Вы должны измельчать документы, на которых указано ваше имя, адрес и номер страхового свидетельства, номера банковских счетов или девичья фамилия вашей матери. Не нужно разрезать все страницы предложения банковской карты, достаточно измельчить форму заявления, на которой напечатано ваше имя и адрес. Разрезайте конверты, которые адресованы вам, но можете выбрасывать конверты, на которых указан только обратный адрес. Думаю, вы все поняли. Не забывайте о том, что некоторые измельчители не справляются с канцелярскими скрепками и скобками. (Выбирайте модели с поперечным резаком, потому что бумагу, разрезанную на полоски, можно восстановить. Хороший измельчитель бумаги — это ваша первая линия обороны в войне с хищением персональных данных.)

Объедините всю семью

Купите большой календарь и повесьте его за дверью в кухню или гостиную. Занесите в него условленные встречи, а также даты и время приема у врачей всех членов семьи, чтобы не дублировать записи. В экстренном случае вы также сможете узнать, где в данный момент находится каждый из ваших близких. Если у вас дети уже взрослые и пользуются смартфонами, используйте общий ежедневник, например, в Google. С его помощью вы даже можете держать в курсе ваших дел тетей, дядей, близких друзей семьи, а также бабушек и дедушек.

Восемь минут для создания порядка в мире бумаг

Базовые задания

В любом доме можно найти множество источников возникновения хаоса, связанных с бумагами. Давайте продолжим их искоренение, включая эти отвратительные платежные квитанции и вездесущие справки об уплате налогов за прошедшие годы, которые заполняют каждый дом.

Упростите свои банковские операции

Если у вас есть компьютер, то вам следует научиться пользоваться своим текущим банковским счетом и счетами кредитных карт с помощью Интернета. После того как вы получите электронный доступ к этим счетам, вы сможете осуществлять платежи и проверять баланс мгновенно. Совершайте платежи с помощью интернет-банкинга, и вы спасете одно дерево — а также сократите число бумажных завалов в доме. Готова поспорить, что вы никогда не думали о том, сколько существует самых разных способов, которые помогут вам спасать деревья и избавляться от лишних бумаг.

Найдите новый дом для справок об уплате налогов

У вас есть секретер с четырьмя ящиками, но он забит копиями налоговых документов на тот случай, если они вдруг понадобятся? Определенные справки действительно нужно хранить в течение длительного периода времени, однако лучшее место для их хранения — это коробки, которые вы можете разместить в задней части шкафа, где лежат канцелярские принадлежности. Ваш секретер нужен, чтобы вы могли в любую минуту получить доступ к текущей информации.

Прежде всего отделите актуальные счета и налоговые декларации от копий, которые хранятся «на всякий случай». (С течением времени вы сможете измельчить эти копии и выбросить. Не нужно хранить их вечно.) Если у вас есть возможность, храните финансовые документы в огнеупорной металлической коробке. Сложите копии документов в картонную коробку, наклейте на нее соответствующую этикетку, а затем найдите место, которое подходит для ее длительного хранения. Если вы живете в собственном доме, то можете установить в гараже металлический шкаф с четырьмя ящиками, предназначенный только для счетов и всего остального, что вы захотите включить в свой архив (например, проекты реконструкции дома и рабочие проекты). Убедитесь, что шкаф закрывается на замок, и определите место, где будет лежать ключ.

Приведите в порядок свой портфель

Вам вовсе не нужно прекращать пользоваться портфелем, сумкой для ноутбука или сумкой-тоут[2] для работы, но я хочу, чтобы вы потратили восемь минут на то, чтобы навести в них порядок. Постарайтесь убедить себя, что портфель или сумка — это не контейнер для ланча, не мусорная корзина, не секретер и не магазин канцелярских товаров. Когда я навожу порядок в портфелях моих клиентов, то, как правило, все заканчивается тем, что на столе оказывается целая стопка вещей, которые должны лежать совсем в другом месте, например:

♦ жевательная резинка с давно истекшим сроком годности, шоколадные батончики, чайные пакетики и порционные упаковки из кафе с кетчупом или сахаром;

♦ бумаги, относящиеся к проектам, которые давно закончены или закрыты;

♦ канцелярские принадлежности, которых с избытком хватило бы для работы целой команды топ-менеджеров;

♦ рекламные сувениры, раздаваемые на конференциях, которыми никто и никогда не воспользуется.

Заведите привычку регулярно наводить порядок в своем портфеле. Никто не знает, когда один из этих пакетиков с кетчупом порвется и испортит один из важных документов! Не стоит рисковать.