Искусство объяснять. Как сделать так, чтобы вас понимали с полуслова

Эмма не выдержала и сказала: «Карлос, все это здорово, но давайте перейдем к заседанию». Карлос улыбнулся в ответ: «Это как раз относится к нашей сегодняшней встрече. Видите ли, до этого момента вся наша работа по объяснению была “фазой Стивена Кинга”. Мы создали текстовую историю, и, как роман Стивена Кинга, наши слова имеют большой потенциал». Он сделал паузу, а затем продолжил: «Но чтобы воплотить этот потенциал, мы должны подумать, как можно адаптировать наше объяснение к другим средствам презентации».

«Значит, мы должны начать все сначала?» – спросил один из членов команды.

«Вовсе нет, – объяснил Карлос, – вы видите, что киностудия взяла историю Стивена Кинга и при помощи визуализации и цвета сделала ее незабываемой. Это стало новой средой, которая по сравнению с написанным текстом оказывает на людей большее воздействие».

Действуя согласно своему плану, он сказал: «Вот об этом мы сегодня и будем говорить. Наши объяснения очень удачные, но, чтобы они стали убедительными для всех сотрудников, мы должны подобрать правильные средства презентации сообщения».

Команде это понравилось. Они будут делать собственный «Побег из Шоушенка»!

Карлос продолжал: «Нужно серьезно подойти к выбору средств презентации. Мы можем использовать новые и старые средства, визуализацию, к тому же их потребуется записать, чтобы разослать всем сотрудникам.

Конечно, можно разослать текст объяснения по электронной почте, наверное, он достигнет цели, но если мы собираемся отнестись к делу серьезно и привлечь внимание, то должны думать по-другому.

Во-первых, нужно подумать о нашей аудитории, потому что это поможет сузить выбор средств. Например, если половина сотрудников не использует на работе компьютер, количество вариантов сократится. Итак, наша аудитория – это сотрудники компании. Что мы о них знаем?»

Команда начала высказывать предположения, а Карлос вносил их в колонку «Ограничения»:

• Они все говорят по-английски.

• Они работают в разных часовых поясах на территории США.

• У большинства есть доступ к компьютерам с подключением к интернету и электронная почта.

• Только половина имеет доступ к внутренней корпоративной сети.

• Большинство включены в текущий план компании по охране здоровья.

• Они очень заняты.

• Они не любят включать дополнительные совещания в свое рабочее расписание.

• Как группа они, вероятно, на уровне шкалы F объяснения относительно нового плана.

«Отличное начало! Посмотрите на этот список, я думаю, что вы понимаете, зачем он нужен. Поняв свою аудиторию, мы сможем сформулировать объяснение».

Карлос подошел к доске и сказал: «Рассматривайте эти предположения как составляющие контейнера, который мы создаем для своего объяснения. Ограничения помогают нам найти собственный путь. Например, если сотрудники находятся в разных часовых поясах, то их трудно собрать, чтобы прослушать выступление CEO».

Карлос обрадовался, потому что в глазах участников группы загорелся интерес. «Чем больше потребностей персонала мы учтем, тем выше вероятность, что наше объяснение привлечет внимание. Давайте это обдумаем».

Команда смогла договориться по поводу нескольких положений, отражавших потребности аудитории. Сотрудники, которым нужно было представить объяснение:

Англоговорящие, скорее всего, включены в текущий план по охране здоровья, но не понимают его. Эти люди очень заняты и ценят, когда обучение проводится в удобное для них время. Они работают в разных часовых поясах. Большинство из них имеют компьютеры и доступ к интернету, но ограниченный доступ к внутренней сети.

Команда решила, что эти заявления соответствуют истине, и Карлос нарисовал на доске обычный контейнер. «Итак, мы создали контейнер для представления объяснений.

Теперь обсудим возможные варианты и посмотрим, что вписывается в этот контейнер. Например, у половины наших сотрудников нет доступа к внутренней сети. Во всех дальнейших рассуждениях мы должны учитывать это условие, иначе объяснение не подойдет». Команда сочла это разумным.

«Теперь настало время для мозгового штурма: нам надо представить все возможные средства для представления объяснения, и вы будете играть активную роль в этом процессе», – сказал Карлос, доставая стикеры. Весь следующий час команда придумывала средства и форматы презентации, которые можно использовать, и пыталась сгруппировать связанные элементы.

Затем Карлос подошел к доске и сказал: «Давайте дадим этим группам названия». После недолгого обсуждения он записал:

• Живая презентация.

• Запись презентации.

• Интерактивные сайты.

• Вебинары.

• Видео.

• Текст.

• Аудио.