Искусство объяснять. Как сделать так, чтобы вас понимали с полуслова

Убедившись, что все вошло в список, Карлос приступил к следующему этапу: выбору средств, которые укладывались бы в перечисленные ограничения. Затем он сказал: «Мы должны свести этот список к нескольким вариантам, которые впишутся в наш контейнер. И не забудьте, что мы можем одновременно использовать несколько средств».

«Давайте начнем с аудио: имеет ли смысл объяснять новый план при помощи подкаста или аудиозаписи?» Участники группы отрицательно покачали головами, и Карлос быстро вычеркнул аудио из списка.

«А как насчет текста?»

Эмма сказала: «Уже пытались». Команда согласилась: маловероятно, что занятые люди будут что-то читать, скорее пробегут текст глазами. Но один из участников отметил, что они не должны игнорировать текст, потому что некоторые люди предпочитают его всем остальным видам информации.

«Интерактивный сайт?» Команда вспомнила, что половина сотрудников не имеет доступа к внутренней сети компании, поэтому отклонила и этот вариант.

«Живая презентация?» Команде она показалась эффективной, но они все понимали опасения, которые испытывает большинство людей, когда слышат о презентации менеджера по персоналу. Хорошая презентация могла бы помочь, но заставить людей собраться будет сложно. Кроме того, сотрудники работают в разных часовых поясах, поэтому провести одно большое собрание почти невозможно.

Осталось несколько приемлемых вариантов:

• Запись презентации.

• Вебинары.

• Видео.

Все три соответствуют потребностям аудитории и могут быть использованы для объяснения. Так как текстовая версия сценария уже была закончена, они знали, что могут ею воспользоваться в любой момент.

После перерыва Карлос перешел к следующей фазе. Теперь, когда группа выбрала несколько вариантов, пришло время подумать об изложении в целом.

Что сотрудники должны увидеть? Сколько времени потребуется на просмотр?

Карлос предложил членам команды поставить себя на место рядового сотрудника. «Представьте, что вы заняты работой, но вас также интересует новый план по охране здоровья. Что поможет вам почувствовать себя уверенно? В какой форме вам интересно узнать новость? Что сделает информацию запоминающейся?»

Члены команды сразу предложили первый важный пункт: «Сообщение должно быть коротким, менее пяти минут, и объяснять суть».

«Хорошее предложение, – сказал Карлос и записал его на доске. – Что еще?»

«Не нужно назначать определенное время. Я не хочу вносить его в свое рабочее расписание», – сказал кто-то еще.

«Впечатляет. А как оно должно выглядеть? В каком виде вы бы хотели получить информацию?»

«Только не пункты и мелкие написанные слова на слайде», – все рассмеялись: они хорошо знали, о чем говорили.

«Да, и не пытайтесь сказать сразу все. Просто помогите мне увидеть общую картину». – Карлос записал последнюю идею на доске.

Картина начала вырисовываться, и Карлос подвел итог: «Что если мы сможем взять наше письменное объяснение и представить его сотрудникам так, что оно займет три минуты, будет включать общие идеи, окажется доступным в любое время и не будет иметь пунктов и мелкого шрифта – это понравится?»

Бо́льшая часть команды пришла в восторг и хотела сразу же приступить к работе, но были и сомневающиеся, в том числе Эмма и эксперт по плану охраны здоровья.

«Все это замечательно, и я думаю, все может получиться. Но действительно ли мы собираемся объяснить все за три минуты и коснуться только нескольких общих вопросов?»

Карлос увидел возможность вернуться к основной идее объяснения. «Так и есть, и я согласен, что мы могли бы пойти глубже, но я также хочу, чтобы вы не забывали: прежде чем изучать детали нового плана, люди должны увидеть и понять общую картину. Если за три минуты мы сможем заинтересовать коллег, то создадим у них мотивацию узнать больше. Наша цель – заинтересовать».

Затем Карлос вновь обратился к сценарию и попросил команду внимательно его прочитать.

«Вы видите, что объяснение полезно и в таком виде, но мы решили, что эта форма нам не подходит. Как в случае с книгой, которая дала жизнь кинофильму, мы должны представить свои идеи в форме, которая лучше всего подойдет к выбранному средству.

Прежде чем продолжить, я хочу сказать кое-что еще, что поможет нам в этом процессе. Недавно кто-то заметил, что мы не должны забывать о пунктах. Я предлагаю попробовать использовать визуализации, которые вместе со словами создадут другой опыт – еще более эффективный».

Конечно, некоторые члены команды стали говорить, что это отличная идея, но здесь нет ни художников, ни дизайнеров. Никто не умеет рисовать.

Карлос был готов и к этому: ему потребовалось несколько минут, чтобы коротко объяснить команде, что такое визуальное мышление и как очень простые рисунки (такие как показаны ниже) можно использовать для представления информации и решения проблем. Он еще не успел закончить, а команда уже обдумывала, какие диаграммы, карты и временны́е шкалы можно использовать, чтобы поговорить о новом плане. Они знали, что делать.