Искусство проведения мероприятий. Беседы мастеров Бу и Шу

– Коллеги, нужна ваша помощь! – сказали мастера. – Если бы вы могли изменить мир, какому навыку хотели бы обучить наших Клиентов? Назовите один-два конкретных навыка.

– Можно пожелать чего угодно?

– Конечно! Но помните, что мы работаем в реальном мире. У нас тут не летают пегасы и не скачут единороги, так что не просите у магической силы что-то вроде дара телепатии или бесконечного времени на монтаж. Мы реалисты, так что пусть ваши мечты могут быть воплощены. Подумайте. Ответы ждем завтра.

На следующее утро на столе в главной переговорной комнате лежали запечатанные конверты из рисовой бумаги. Их оказалось много. На некоторых были нарисованы сердечки или единороги, на других – смайлы. Некоторые конверты остались белыми, но с легкими следами поцелуев.

Вот что написали коллеги из Пре-Мо.

• Хочу попросить всегда и всех использовать в своих просьбах слово «пожалуйста» – так даже приказ будет выглядеть гораздо человечнее!

• Я бы хотел, чтобы Клиенты больше любили экспериментировать и не боялись смелых идей!

• Вот бы у Клиентов был дар предвидения проектов. Чтобы на подготовку предложения они могли давать минимум две недели (или хотя бы девять рабочих дней). А то если важный тендер случается неожиданно, то они получают выборку из уже готовых идей, написанных ранее для кого-то.

• Часто Клиент обсуждает что-то сам с собой, а передавая информацию, многое упускает из виду. В результате это приводит к недопониманию и ненужной потере времени. Я бы хотела пожелать Клиенту кратко, но ПОЛНОСТЬЮ вводить нас в курс дела.

• Четкость при постановке задач! Дайте нам больше четкости, а мы не подведем!

• Как человек ответственный, я подумала, что для меня важна своевременная и эффективная обратная связь вместо согласований «не глядя», из-за которых в дальнейшем возникают проблемы.

• Я мечтаю, чтобы Клиенты не игнорировали нежелательные темы. Даже если тема сложная или решения нет, лучше сообщить об этом, чем тешить нас бесплодными надеждами.

• Было бы здорово уметь подробно описывать требования к будущему графическому дизайну мероприятия (логотипы, буклеты и пр.). Желательно с примерами. И давать оперативные комментарии по дизайну.

• Хотелось бы научить Клиента пользоваться в почтовой программе волшебной кнопочкой «ответить всем».

• Мое пожелание – как тост! Желаю, чтобы Клиенты объективно соизмеряли свои желания и финансовые возможности!

• Умение создавать максимально понятный и подробный бриф на подготовку к проекту – бесценно.

• В этом году я хотел бы научить Клиентов своевременно и остроумно менять тему (сабж) письма так, чтобы оно соответствовало теме последнего фрагмента переписки, а не историческому началу.

• Я считаю, что мир спасет навык сразу очерчивать круг вопросов или компетенции, по которому можно обращаться к тому или другому лицу. Увы, история с коммуникацией «в одно окно» как-то не работает.

• Приобрели бы наши Клиенты привычку брать трубку… Бывает такое, что Клиент ведет себя так, как будто всё, что мы делаем, нужно исключительно нам. И не берет трубку днями, а то и неделями. Научите их брать трубки или перезванивать. Пожалуйста!

• У нас идеальные Клиенты. Не хватает только одного – понимания, почему некоторые задания не могут быть выполнены в течение пяти минут, а занимают чуть больше, хотя бы минут двадцать.

• Мне нужно уважение от Клиента. Все остальное хорошо, но в первую очередь я бы хотел, чтобы они видели в нас профессионалов и уважали наши мнения, а не просто раздавали указания и прислушивались к нашим советам.

Разбирать эти письма было интересно. Мастер Бу и мастер Шу пережили много приятных минут, читая пожелания сотрудников.

История 75: Скрупулезные люди

Как-то раз мастера Шу спросили, каких подрядчиков выбирают в агентстве. Мастер Шу задумался.

– Вы удивитесь, но наши лучшие подрядчики – зануды. Не избегайте общения с занудными людьми. Наоборот. Такие люди часто склонны докапываться до самых мелких деталей. Именно они в нашем бизнесе могут предоставить фантастический результат. Да, к ним придется привыкнуть. Вы будете вынуждены тратить время на все: на долгие приветствия, на обсуждение каждой детали вроде вопросов дизайна, безопасности, команды, ее передвижений. Время на чтение длинных подробных писем, чертежей или инструкций. Но в итоге машины не будут биться, а полки падать, и электричество не выключится. А это значит, что именно скрупулезные люди делают event-бизнес таким прекрасным.

История 76: Грустный спорт

Как-то раз мастер Бу, вернувшись из боксерского клуба, оглядел офис. Улыбка сошла с его лица. Все прилежно работали. Налив себе зеленого чаю, мастер Бу сел на свое татами для медитации и негромко изрек мудрую мысль: