Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Во всех основных режимах работы программы нажатием правой кнопки мыши вызывается контекстное меню. Отметим, что содержимое этого меню может зависеть от текущего режима работы (например, при работе со списком сотрудников контекстное меню содержит одни команды, при работе со структурой организации – другие, и т. д.).

В общем случае ведение кадрового учета в программе «Кадры плюс» осуществляется по следующему алгоритму: вначале нужно настроить программу, заполнить ее основные справочники, затем сформировать список должностей, построить организационную структуру предприятия, составить штатное расписание, после чего сформировать список сотрудников. Ну а далее можно осуществлять все необходимые кадровые операции – прием на работу и увольнение с работу, отпуска и командировки сотрудников, табель учета рабочего времени и т. д.

Чтобы настроить программу, выполните команду главного меню Настройки ▶ Основные настройки. После этого в открывшемся окне введите сведения о собственной организации, ее должностных лицах, параметры учета труба и рабочего времени (продолжительность рабочего дня, выходные и праздничные дни, и т. п.), выберите способ автоматический нумерации документов и формирования табельных номеров, а также укажите прочие настройки. Отметим, что порядок настройки программы прост и интуитивно понятен – большинство основных параметров имеют характерные названия и варианты значений, благодаря чему можно легко догадаться о назначении и функциональности каждого из них.

Далее нужно ввести необходимый минимум сведений в справочники программы. Для перехода в режим работы со справочниками выполните команду главного меню Исходные данные ▶ Справочники (эта команда вызывается также нажатием комбинации клавиш Ctrl+R) – в результате на экране отобразится окно, котрое показано на рис. 5.5.

Рис. 5.5. Работа со справочниками в программе «Кадры Плюс»

Структура данного окна такова: в левой его части представлен перечень имеющихся в программе справочников, а в правой показано содержимое того справочника, на котором установлен курсор. Чтобы добавить в справочник новую позицию, выделите его щелчком мыши, нажмите кнопку Добавить, введите с клавиатуры название или значение позиции и нажмите кнопку сохранить или клавишу Enter. Для перехода в режим редактирования позиции используйте кнопку Изменить. Чтобы удалить позицию из справочника выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить. При этом будьте внимательны, чтобы случайно не удалить нужную позицию, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Чтобы сформировать список должностей предприятия, выполните команду главного меню Исходные данные ▶ Список должностей или нажмите комбинацию клавиш Ctrl+D. В результате отобразится каталог должностей (рис. 5.6).

Рис. 5.6. Каталог должностей в программе «Кадры плюс»

Чтобы ввести новую должность, нажмите кнопку Добавить, затем в открывшемся окне с клавиатуры или из раскрывающегося списка введите название должности, укажите варианты его склонений и нажмите кнопку ОК. Отметим, что при выборе должности из раскрывающегося списка, а также при вводе наиболее распространенных название должностей с клавиатуры варианты склонений программа сгенерирует автоматически. После нажатия кнопки ОК откроется диалог ввода суммы должностного оклада и надбавки к нему, но эти параметры не являются обязательными для заполнения.

Чтобы отредактировать параметры введенной ранее должности, выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Изменить. Чтобы получить печатную форму списка должностей и затем вывести его на печать нажмите кнопку Печать. Если нужно удалить должность из списка, установите на нее курсор и нажмите кнопку Удалить. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Для перехода в режим построения и редактирования организационной структуры предприятия выполните команду главного меню Исходные данные ▶ Структура организации или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели (можно также воспользоваться комбинацией клавиш Ctrl+O). При этом на экране отобразится окно, которое показано на рис. 5.7.

Рис. 5.7. Построение организационной структуры предприятия

Как видно на рисунке, в программе «Кадры плюс» структура предприятия имеет иерархическое представление. На соответствующих ветвях иерархии формируются филиалы компании, ее департаменты и управления, отделы, службы и прочие структурные подразделения, а также должности. Чтобы добавить в структуру новую ветвь или позицию, используйте соответствующие команды контекстного меню, вызываемого нажатием правой кнопки мыши, или расположенные в правой части окна кнопки. Отметим, что вы можете создавать как новые позиции иерархии, так и редактировать имеющиеся. Если же потребуется удалить из структуры какую-либо ветвь, выделите ее щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить ветвь, расположенную в правом нижнем углу окна, после чего подтвердите удаление.