Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Это окно нам уже хорошо знакомо по предыдущим разделам: в нем указываются основные реквизиты создаваемого документа. Но обратите внимание – в данном случае в нем доступно для редактирования поле Тип документа. В этом поле из раскрывающегося списка нужно выбрать тип документа, который вы хотите сформировать (Прием, Увольнение, Отпуск, Отзыв из ежегодного отпуска, Снятие взыскания, и др.). После этого в соответствующих полях, как мы уже знаем, вводится порядковый номер документа в соответствии с действующей на предприятии нумерацией, и его дата. После нажатия в данном окне кнопки Продолжить на экране отобразится окно ввода и редактирования остальных реквизитов документа. Вид и состав данного окна зависит от выбранного типа документа. В целом порядок работы в этом окне мы уже хорошо знаем, поскольку изучили его на примере наиболее часто используемых приказов.

Чтобы удалить приказ из программы, выделите его в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Удалить приказ, расположенную справа от кнопки Создать приказ. При этом программа выдаст дополнительный запрос на подтверждение операции удаления.

Общий журнал приказов можно распечатать. Для этого нажмите кнопку Печать, которая находится в левом нижнем углу окна – в результате на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.96.

Рис. 2.96. Отбор данных для печати

В данном окне можно настроить фильтр на включаемые в отчет данные. В поле Тип из раскрывающегося списка выбирается тип документа. Если в данном поле установлено значение Все, то на печать будут отправлены все имеющиеся в программе приказы. Если же здесь указать значение Основные, то распечатаны будут только документы, которые в окне журнала находятся на вкладке Основные, а если выбрать значение Другие, то на печать будут отправлены все документы, кроме тех, которые в журнале находятся на вкладке Основные.

В полях С даты и По дату указываются соответственно начальная и конечная даты интервала времени, документы которого должны быть включены в отчет.

После нажатия в данном окне кнопки Печать на экране отобразится окно выбора печатной формы документа (рис. 2.97).

Рис. 2.97. Печатная форма журнала регистрации приказов по кадрам

Отметим, что выбора как такового в данном окне не будет – программа предлагает к печати только один вид документа: Журнал регистрации приказов по кадрам. Чтобы отправить его на печать, нажмите кнопку Печать, которая находится в левой части окна. Если же вы хотите просмотреть, как будет выглядеть документ на листе бумаги в распечатанном виде – щелкните на нем мышью. В результате на экране откроется уже знакомое нам окно предварительного просмотра документа, в котором будет представлена печатная форма журнала (рис. 2.98).

Рис. 2.98. Печатная форма журнала регистрации приказов по кадрам

Как видно на рисунке, в журнале регистрации приказов по кадрам для каждого документа в соответствующих колонках отображается следующая информация: порядковый номер в списке, дата формирования документа (или вступления его в силу), номер приказа в соответствии с действующим на предприятии порядком нумерации документов, должность и ФИО работника, подписавшего приказ (как правило, это руководитель предприятия), а также краткое содержание приказа (о чем приказ, по каким сотрудникам, и т. п.).

Чтобы отправить документ на принтер, нажмите кнопку Печать, которая находится в левом верхнем углу окна.

Графики отпусков сотрудников предприятия

На каждом предприятии должен вестись график отпусков сотрудников предприятия. Это необходимо с целью планирования деятельности предприятия и недопущения ситуации, когда, например, все одновременно сотрудники какого-то отдела оказываются в отпуске, или когда одновременно уходят в отпуск сотрудники, которые должны заменять друг друга, и т. п. Рассмотрим, как осуществляется формирование и ведение графика отпусков в программе «Отдел кадров».

Переход в режим работы с отпусками осуществляется с помощью кнопки График отпусков, которая находится внизу основного рабочего интерфейса программы (см. рис. 2.3). При нажатии данной кнопки на экране открывается окно, которое показано на рис. 2.99.

Рис. 2.99. Планирование отпусков сотрудников предприятия

Структура данного окна такова: слева вверху отображается список сформированных ранее графиков отпусков. Справа вверху расположены параметры настройки фильтра на отображаемые данные (можно установить фильтр по сотруднику или по позиции штатного расписания). В нижней части окна в области Работа с графиком отображается содержимое графика, на котором в списке графиков установлен курсор.

В общем случае алгоритм действий при формировании графика отпусков выглядит так: вначале формируется сам график, после чего в него включаются позиции. Каждая позиция содержит сведения о планируемом отпуске конкретного сотрудника.

Чтобы создать новый график отпусков, нажмите кнопку Создать новый, которая находится под списком графиков. В результате на экране откроется окно, которое показано на рис. 2.100.