Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Иногда могут возникать ситуации, когда отпуск сотрудника приходится переносить на другой срок. Это может быть обусловлено, например, производственной необходимостью, форс-мажорными обстоятельствами, временной нетрудоспособностью работника, который должен был замещать ушедшего в отпуск сотрудника, и т. д. В этом случае в поле Основание перенесения отпуска нужно с клавиатуры ввести причину или основание перенесения отпуска, а в поле Дата предполагаемого отпуска указать предполагаемую дату начала перенесенного отпуска.

В поле Примечание при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к отпуску данного сотрудника. здесь можно указать, например, информацию о работнике, который будет замещать ушедшего в отпуск сотрудника, или координаты, по которым сотрудника можно будет найти во время отпуска, либо иные сведения, которым не нашлось места в других полях данного окна.

Завершается планирование отпуска сотрудника нажатием в данном окне кнопки Сохранить. Кнопка Отмена предназначена для выхода из данного режима без сохранения выполненных изменений.

Чтобы удалить сотрудника из графика отпусков (например, по причине его увольнения, либо в других случаях), нужно выделить его в списке щелчком мыши и нажать кнопку Удалить сотрудника. При этом нужно действовать внимательно и осторожно, поскольку программа не выдает дополнительный запрос на подтверждение операции удаления, а сразу удаляет сотрудника из графика без возможности восстановления. Аналогичным образом с помощью кнопки Удалить всех можно быстро очистить график отпусков от всех позиций (опять же, подтверждение удаления программа не запрашивает).

Чтобы распечатать график отпусков сотрудников, нажмите кнопку Печать, которая находится в левом нижнем углу окна. При этом на экране откроется уже знакомое нам окно выбора печатной формы документа (рис. 2.104).

Рис. 2.104. Выбор печатной формы графика отпусков

В данном окне вы можете выбрать один из двух видов документа: график отпусков сотрудников по утвержденной форме № Т-7, или такой же график с сортировкой сотрудников по ФИО. Требуемый вариант выбирается щелчком мыши на соответствующей позиции в левом верхнем углу окна.

Вы можете сразу отправить на принтер оба вида документа – для этого нажмите кнопку Напечатать все. Чтобы сразу распечатать только тот документ, который открыт в окне, нажмите копку Печать. Если же вы перед отправкой документа на печать хотите посмотреть, как он будет выглядеть в печатном виде на листе бумаги – откройте окно предварительного просмотра, просто щелкнув мышью на этом документе. На рис. 2.105 показано окно предварительного просмотра графика отпусков по форме № Т-7.

Рис. 2.105. График отпусков сотрудников предприятия

При необходимости вы можете перейти в режим редактирования печатной формы документа с помощью кнопки Правка, или в режим просмотра и редактирования параметров страницы с помощью кнопки Поля. Чтобы отправить документ на печать, нажмите кнопку Печать, которая находится в инструментальной панели данного окна.

Формирование отчетности по кадровому учету

Ведение кадрового учета подразумевает не только оформление кадровых событий и планирование использования трудовых ресурсов, но и формирование отчетности по кадровому учету. В программе «Отдел кадров» реализованы широкие функциональные возможности по настройке, формированию и выводу на печать самых разных отчетных форм, и именно этой теме посвящен заключительный раздел данной главы.

Для перехода в режим формирования отчетности нужно в основном рабочем окне программы (см. рис. 2.3) нажать кнопку Отчеты. При этом на экране откроется окно, изображенное на рис. 2.106.

Рис. 2.106. Выбор отчета для формирования

В верхней части данного окна представлен список отчетов по кадровому учету, которые можно сформировать в программе «Отдел кадров». Чтобы выбрать отчет для формирования, нужно выделить его в списке щелчком мыши. После этого в поле Номер отчета с клавиатуры вводится номер отчета (данное поле не является обязательным для заполнения), а в поле Дата формирования из раскрывающегося списка выбирается дата, по состоянию на которую должен быть сформирован отчет.

В поле Комментарий при необходимости можно с клавиатуры ввести дополнительную информацию произвольного характера, относящуюся к данному отчету. Например, здесь можно указать причину формирования отчета, кратко охарактеризовать включаемые в отчет данные, и т. д.

Для перехода к следующему этапу нужно нажать в данном окне кнопку Продолжить. Если перед этим был установлен флажок вывести на экран, то после нажатия данной кнопки на экране отобразится окно выбора печатной формы отчета. При снятом данном флажке отобразится окно, которое показано на рис. 2.107.

Рис. 2.107. Список отчетов

В данном окне представлен список всех сформированных отчетов. Слева вверху окна находится несколько вкладок, которые перечислены ниже.