Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

Ввод сведений о предстоящем отпуске

Чтобы ввести сведения о предстоящем отпуске, выполните команду главного меню Сведения ▶ Таблица отпусков или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. В любом случае на экране откроется окно, изображенное на рис. 3.40.

Рис. 3.40. Таблица отпусков

В данном окне содержатся сведения обо всех предоставленных и запланированных отпусках работников предприятия. В списке Работник показывается перечень сотрудников предприятия, а в правой части окна отображается список отпусков по тому сотруднику, на котором установлен курсор (на рис. 3.40 таким сотрудником является Нестерова Д.П.). В верхней части окна содержатся подробные сведения об отпуске, на котором установлен курсор, а в его нижней части окна показывается дополнительная информация об этом отпуске.

Справа вверху окна находится поле Поиск, с помощью которого можно быстро найти требуемую позицию в списке сотрудников. Эту возможность особенно удобно использовать при работе с большими объемами данных. Чтобы найти сотрудника, просто вводите в данном поле его фамилию с клавиатуры – и по мере ввода в списке будет выделена (помечена стрелочкой слева от фамилии) позиция, которая в данный момент наиболее полно соответствует условию поиска. Отметим, что данное поле можно заполнять не только с клавиатуры, но и выбирать его значение в раскрывающемся списке.

Чтобы добавить в программу информацию об отпуске, выделите щелчком мыши сотрудника, который будет брать этот отпуск, и нажмите внизу окна кнопку Добавить. В результате окно примет вид, изображенный на рис. 3.41.

Рис. 3.41. Ввод и редактирование данных об отпуске сотрудника

В верхней части окна отображается ФИО сотрудника, по которому вводятся данные, и название отдела, в котором он работает (на рис. 3.41 это сотрудник отдела продаж Нестерова Д.П.). Прежде всего нужно в поле Вид отпуска из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в соответствующем справочнике, выбрать вид предоставляемого сотруднику отпуска. Если в списке нет нужного значения, нажмите расположенную справа кнопку НСИ и дополните справочник.

В расположенных справа полях За период с по указывается соответственно начальная и конечная даты интервала времени, за который сотруднику предоставляется данный отпуск. Необходимость заполнения этих параметров обусловлена тем, что каждый вид отпуска в соответствии с действующим законодательством может предоставляться не чаще одного раза за определенный период времени. Для контроля соблюдения периодичности предоставления отпусков и предназначены данные параметры.

В поле Дней с клавиатуры нужно ввести количество дней предоставляемого отпуска (по умолчанию здесь отображается значение 20). После этого в поле Начало (запланировано) с клавиатуры или с помощью календаря, открываемого по кнопке выбора, вводится планируемая дата первого дня отпуска сотрудника. А после того как сотрудник ушел в отпуск, в поле Фактически аналогичным образом вводится фактическая дата его ухода в отпуск. Очевидно, что если не было переносов начала отпуска, то планируемая и фактическая даты должны совпадать.

Поле Окончание отпуска предназначено для ввода даты окончания отпуска сотрудника. Его можно заполнить как вручную (так же, как плановую и фактическую даты начала отпуска), так и рассчитать значение автоматически. Отметим, что последний вариант возможен только после ввода начальной даты отпуска, поскольку именно от нее будет производиться расчет. Для расчета даты окончания отпуска нажмите расположенную ниже кнопку Расчет даты окончания.

ВНИМАНИЕ

Параметры Вид отпуска, Дней, Начало (запланировано), Фактически и Окончание являются обязательными для заполнения. При этом до ухода сотрудника в отпуск, когда фактическая дата ухода еще неизвестна, в поле Фактически вводится плановая дата начала отпуска.

Если на период нахождения сотрудника в отпуске попадают праздничные дни, и в компании принято их компенсировать – введите количество этих дней в поле Кол-во праздников, попадающих в диапазон отпуска. Отметим, что субботние и воскресные дни в расчет приниматься не будут.