Кадровое делопроизводство и управление персоналом на компьютере

С этими окном мы уже познакомились ранее (подробнее см. раздел «Формирование приказа о приеме на работу»). Отметим лишь, что в данном случае в нем автоматически откроется раздел Записка-расчет, находящийся в категории Отпуск (см. рис. 3.43). Чтобы сформировать новую записку-расчет о предоставлении отпуска сотруднику предприятия, нажмите кнопку Новый, которая находится внизу окна – в результате откроются для ввода и редактирования параметры этого документа (рис. 3.44).

Рис. 3.44. Ввод и редактирование записки-расчета о предоставлении отпуска

В данном окне значение поля Номер документа сгенерируется программой автоматически в соответствии с выполненными ранее настройками (см. рис. 3.9), но при необходимости вы можете отредактировать его с клавиатуры. В поле Дата указывается дата формирования документа или дата вступления его в силу (эти даты в кадровом делопроизводстве могут отличаться, поэтому нужный вариант определяется особенностями кадрового учета на конкретном предприятии). Изменить значение поля Дата можно как с клавиатуры, так и с помощью календаря, открываемого нажатием кнопки выбора.

В поле Работник из раскрывающегося списка нужно выбрать ФИО работника, предоставление отпуска которому оформляется данным приказом. После этого в поле Предоставляемый отпуск нужно указать отпуск, на который оформляется записка-расчет. Выбор осуществляется из раскрывающегося списка, содержимое которого формируется в таблице отпусков (см. предыдущий раздел). Если потребуется удалить значение данного поля, используйте справа от него кнопку Очистить строку (название кнопки отображается в виде всплывающей подсказки при подведении к ней указателя мыши).

После заполнения поля Предоставляемый отпуск автоматически отобразится вид этого отпуска и его продолжительность в днях.

Если сотруднику, помимо основного, предоставляется еще и какой-то дополнительный отпуск, то его можно указать в табличной части данного окна. В колонке дополнительные отпуска нужно из раскрывающегося списка выбрать требуемый отпуск (содержимое этого списка также формируется в таблице отпусков), после чего его название и продолжительность отобразятся в колонках соответственно Вид отпуска и Кол-во дней.

Вы можете включить в записку-расчет информацию об одном основном и трех дополнительных отпусках (в соответствии с количеством имеющихся для этого параметров). Общая продолжительность дополнительных отпусков рассчитывается автоматически и отображается в поле На … дней, которое находится над таблицей дополнительных отпусков.

Вы можете удалить информацию о любом дополнительном отпуске – для этого нажмите соответствующую кнопку в колонке Очистить.

Завершается формирование записки-расчета нажатием в данном окне кнопки ОК. Чтобы закрыть окно без сохранения изменений, нажмите кнопку Отмена.

Для вывода записки-расчета на печать выделите ее в списке щелчком мыши и нажмите кнопку Печать. Печатная форма документа будет сгенерирована в формате Word, откуда ее можно распечатать с помощью команды главного меню Файл ▶ Печать или нажатием комбинации клавиш Ctrl+P.

Формирование приказа о предоставлении отпуска сотруднику предприятия

После того как информация об отпуске внесена в таблицу отпусков (см. рис. 3.40), можно сформировать и вывести на печать приказ о предоставлении сотруднику отпуска по утвержденной форме № Т-6. Для перехода в режим формирования приказа выполните команду главного меню Приказы ▶ Приказ о предоставлении отпуска работнику (форма Т-6) или нажмите соответствующую кнопку инструментальной панели. В результате любого из этих действий на экране откроется окно списка приказов и других кадровых документов, в котором будет открыта ветвь Приказы в разделе Отпуск (рис. 3.45).

Рис. 3.45. Список приказов о предоставлении отпусков

Структура данного окна нам уже знакома, поэтому еще раз приводить ее описание мы не будем. Чтобы сформировать новый приказ о предоставлении отпуска, нажмите кнопку Новый – в результате окно примет вид, изображенный на рис. 3.46.

Рис. 3.46. Формирование и редактирование приказа о предоставлении отпуска

В данном окне в поле Номер документа отображается автоматически сформированный в соответствии с установленными ранее настройками (см. рис. 3.9) номер приказа. Дату формирования или вступления в силу приказа указывается в расположенном справа поле Дата (по умолчанию здесь отображается текущая дата в соответствии с системной датой компьютера).

В поле Работник из раскрывающегося списка нужно выбрать работника, которому в соответствии с данным приказом предоставляется отпуск. После заполнения данного поля под ним отобразится название должности сотрудника в соответствии со штатным расписанием предприятия, и название отдела, в котором он работает.