Кадровое делопроизводство. Теория и Практика. 2022. Самоучитель

Важно понимать, что в бизнесе, как и в юриспруденции существует правило: чего нет на бумаге, того нет и в природе. И, когда секретарь-делопроизводитель отказывается выполнить распоряжение начальника отдела кадров, мотивируя свой отказ тем, что он не обязан это делать, то это – конфликтная ситуация. Заставить начальник не может, а на просьбу как-то повлиять на работника, генеральный директор предлагает решать проблему самостоятельно, ведь для того и назначали главным по кадрам. Конечно, какое-то решение ситуации будет найдено, но сколько на это уйдёт времени, которое по факту – убытки для компании, так как непродуктивное. Так что должностные инструкции – это очень важно.

Должностная инструкция более конкретизированный регламент, чем просто ссылка на трудовой кодекс и классификационный справочник. Это основной организационный нормативный акт, описывающий модель поведения работника в рамках конкретных трудовых отношений. В инструкции описывается не только набор рабочих функций, но и требования к выполнению таковых, критерии оценки соответствия этим требованиям, логика и механика разрешения трудовых споров, система поощрения и вознаграждения за работу, условия наложения взысканий и прекращения трудовых отношений.

На возникновение вопросов относительно трудовых отношений, у работника всегда будет под рукой источник информации, и только в особо сложных случаях ему потребуется непосредственное обращение к начальству. То есть, чем конкретнее должностная инструкция, тем меньше времени кадровик тратит время на разъяснительную работу по типовым ситуациям.

Качественно составленная должностная инструкция хорошее подспорье для разработки программы рекрутмента. Поиск и подбор работников на вакансии строятся на основе именно должностной инструкции, профессиограммы и экспертных заключений. В самых простейших случаях рекрутер для составления объявления о работе берёт соответствующую информацию из инструкции к определённой должности.

Составление должностной инструкции, даже самой простой, подразумевает наличие типовых показателей – должностных обязанностей и требований к квалификации – которые можно взять из соответствующих справочников или стандартов, а также специфичных для данной компании индивидуальных должностных обязанностей и прочих правомочных требований к работнику.

Любая должность в компании может быть подразделена на три раздела: должностные обязанности, необходимые знания, требования к квалификации. В первый раздел вносят перечень основных функций, поручаемых работнику назначаемого на данную должность. При этом необходимо учитывать техничность и взаимозаменяемость выполняемых работ. Поэтому в разделе должны присутствовать конкретные обязанности, права и ответственность работника.

Раздел необходимых знаний должен содержать основные требования к работнику назначаемого на данную должность относительно специальных знаний, соответствующих знаний из области законодательства, правовых регламентов. положений, инструкций, директив, методов, средств, и прочих сведений необходимых для выполнения должностных обязанностей.

В разделе квалификационных требований перечисляют требования к уровню профессиональной подготовки, временно ценза, стажа работы.

Самым лёгким способом составить должностную инструкцию, не обладая информацией об особенностях работы в данной организации – воспользоваться профессиональным стандартом и образовательным стандартом, выписав из них трудовые функция и квалификационные требования. А уже затем с проектом обратится к экспертному мнению линейных руководителей.

Применительно к кадровой службе, разработка должностной инструкции ничем не отличается. Также определяется объём выполняемых работ, их специфика, и решается, сколько работников для этого необходимо – один или больше. Но, внося коэффициент оптимизации труда, можно пересчитать количество работников и в сторону уменьшения, к примеру, путём внедрения корпоративной информационной системы.

Разработка должностной инструкции для кадровика может различаться для варианта, когда всю кадровую работу будет выполнять один работник, и когда для этого создаётся целый отдел. Для одного работника должностная инструкция будет дублировать всю соответствующую информацию из положения о кадровой службе организации. А в случае с формированием отдельного структурного подразделения должностные обязанности будут ограничиваться определёнными функциями.

Правовая база трудового договора