Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

На наш взгляд, есть. Каждый кадровик должен знать, кто работает в его организации. Личные дела — это досье на работника в хорошем смысле этого слова.

Указания на ведение личных дел нигде нет, поэтому данная процедура — дело добровольное и, на наш взгляд, очень нужное.

Если быть точным, упоминание о личном деле все же есть в Федеральном законе «О государственной гражданской службе РФ» в ч. 3, 4 ст. 42 и в Указе Президента от 1 июня 1998 г. № 640 «О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы» (в ред. от 30 мая 2005 г.).

Итак, формируем дело.

Прежде всего надо заметить, что в качестве рекомендательных нормативных актов можно использовать вышеназванные Закон и Указ, соблюдать правила оформления и хранения документов, установленные, в частности, вышеупомянутым ГОСТом Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст и Перечнем типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения утв. руководителем Федеральной архивной службы России 6 октября 2000 г. (с изменениями от 27 октября 2003 г.) (далее — Перечень)).

Рекомендуется в личное дело включать такие документы, как:

1) внутренняя опись документов дела;

2) личный листок (анкета) по учету кадров;

3) дополнение к личному листку по учету кадров;

4) автобиография;

5) копии документов об образовании;

6) характеристики и рекомендательные письма;

7) личные заявления работника;

8) трудовой договор;

9) копии приказов по личному составу, касающиеся данного работника;

10) аттестационные листы;

11) отзывы должностных лиц о работнике;

12) справки о состоянии здоровья;

13) фотографии;

14) другие документы, нахождение которых в личном деле будет признано целесообразным;

15) лист — заверитель дела [1] .

Внутренняя опись документов содержит сведения о порядковых номерах документов, наименовании и количестве листов в деле. Документы в личном деле располагаются в хронологическом порядке, поэтому вначале во внутреннюю опись вносятся документы, которые были приняты или оформлены при приеме на работу данного сотрудника, и далее в хронологическом порядке их поступления в кадровую службу. Внутренняя опись подписывается должностным лицом, составившим ее (отвечающим за ее составление). Общее количество документов и листов внутренней описи указывается при увольнении работника.

Личный листок по учету кадров составляет основу личного дела. При заключении трудового договора новому сотруднику обычно дают собственноручно заполнить личный листок по учету кадров. Заполнение анкеты нельзя путать с заполнением личной карточки работника, которая составляется кадровиком. Безусловно, заполнение анкеты имеет очень большое значение. Представление данных необходимо для выбора правильной линии поведения в отношении будущего работника, и не только с общечеловеческой, но и с юридической точки зрения.

Желательно также предлагать работнику при заполнении анкеты делать собственноручную запись о разрешении соответствующим структурным подразделениям организации проводить в соответствии с законом проверку представленных работником в анкете сведений.

В дополнении к личному листку по учету кадров отражаются сведения обо всех изменениях в анкетно-биографических данных или в трудовой деятельности работника, произошедшие после заполнения личного листка по учету кадров.

Все вносимые в дополнение к личному листку изменения должны быть подтверждены соответствующими документами.

Для того чтобы установить, в каком объеме работодатель вправе получать от работника информацию о его персональных данных, необходимо установить целевой характер использования персональных данных. Обработка этого вида информации может производиться исключительно в целях, указанных в п. 1 ст. 86 ТК РФ.

Можно предположить, что личная карточка работника также является составляющей личного дела.

На каждого работника организации, принятого на работу на основании приказа о приеме на работу, трудовой книжки, паспорта, военного билета, документа об образовании, страхового свидетельства государственного пенсионного страхования, свидетельства о постановке на учет в налоговом органе и других документов, предусмотренных законодательством, а также сведений, сообщенных о себе работником, заполняется форма Т-2 «Личная карточка работника» (Приложение 6).

Карточка заполняется в одном экземпляре и содержит определенные сведения.

1. Общие сведения — это фамилия, имя, отчество, дата рождения, место рождения, гражданство, знание иностранного языка, образование, наименование образовательного учреждения, специальность по диплому, стаж работы, семейное положение, состав семьи (с указанием года рождения каждого члена семьи), серия, номер паспорта, кем выдан, дата его выдачи, домашний адрес и телефон.

Коды в зонах кодирования проставляются в соответствии с общероссийскими классификаторами: информация о населении (ОКИН), профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР), специальностей по образованию (ОКСО).

При заполнении пункта «Знание иностранного языка» указывается степень владения языком: «владею свободно», «читаю и могу объясняться», «читаю и перевожу со словарем».

Стаж работы (общий, непрерывный, дающий право на надбавку за выслугу лет) рассчитывается на основании записей в трудовой книжке и иных подтверждающих соответствующий стаж документах.

При изменении сведений о работнике в его личную карточку вносятся соответствующие данные, которые заверяются подписью работника кадровой службы.

2. Сведения о воинском учете.

Основными документами, на основании которых заполняется этот раздел, являются: военный билет (или временное удостоверение) — на граждан, пребывающих в запасе; удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу, — на граждан, подлежащих призыву на военную службу.

На граждан, пребывающих в запасе: 1) п. 1 «Категория запаса» на офицеров запаса не оформляется;

2) п. 3 «Состав (профиль)» — заполняется без сокращения;

3) п. 4 «Полное кодовое обозначение ВУС» — записывается полное обозначение (шесть цифр);

4) п. 5 «Категория годности к военной службе» — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограниченно годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе). При отсутствии записей в соответствующих пунктах военного билета проставляется категория «А»;

5) п. 7 «Состоит на воинском учете» заполняется простым карандашом: строка а) — в случаях наличия мобилизационного предписания и (или) штампа о выдаче и изъятии мобилизованных предписаний; строка б) — на граждан, забронированных за организацией на период мобилизации и на военное время.

На граждан, подлежащих призыву на военную службу:

1) п. 1, 3, 4 и 7 не заполняются;

2) п. 2 «Воинское звание» — делается запись «подлежит призыву»;

3) п. 5 — записывается буквами: А (годные к военной службе), Б (годные к военной службе с незначительными ограничениями), В (ограничено годные к военной службе) или Г (временно не годные к военной службе), Д (не годен к военной службе). Заполняется на основании записи в удостоверении гражданина, подлежащего призыву на военную службу;

4) п. 8 — в свободной строке делается отметка для гражданина, достигшего предельного возраста пребывания в запасе, — «снят с воинского учета по возрасту», для гражданина, признанного не годным к военной службе по состоянию здоровья, — «снят с воинского учета по состоянию здоровья».

3. Прием на работу, переводы на другую работу — дата, структурное подразделение (цех, отдел, участок), профессия (должность), тарифный разряд (категория, класс), оклад (тарифная ставка), основание (наименование документа, дата, номер). С каждой записью, вносимой на основании приказа (распоряжения) о приеме на работу и приказа (распоряжения) о переводе на другую работу, работника знакомят под роспись.

4. Аттестация — дата, решение комиссии, документ (дата и номер), основание.

5. Повышение квалификации — дата, вид повышения квалификации, наименование образовательного учреждения, свидетельство (серия, номер, дата).

6. Профессиональная переподготовка — дата, специальность (направление, профессия), документ (диплом, свидетельство), основание.

7. Поощрения и награды — наименование награды, документ (наименование, номер, дата).

8. Отпуск — за какой период, основание, количество рабочих календарных дней основного отпуска, дополнительного отпуска, дата начала основного и дополнительного отпуска, дата окончания основного и дополнительного отпусков. В этом разделе ведется учет всех видов отпусков, предоставляемых работнику в период работы в организации.

9. Социальные льготы , на которые работник имеет право в соответствии с законодательством, — наименование льгот, документ (номер, дата выдачи), основание.

10. Дополнительные сведения — данный раздел заполняется для полноты учета сведения о сотрудниках, обучающихся в учебных заведениях, учета работающих инвалидов и т. п.

11. Основание прекращения трудового договора — дата увольнения, приказ (номер, дата), основание.

Личная карточка заполняется работником кадровой службы.

Так как в основном все отделы кадров автоматизированы и существует много электронных версий кадровой документации, очень удобно вести личную карточку формы 2Т на компьютере. Электронные копии личной карточки значительно сокращают временные и трудовые затраты кадровых специалистов при составлении различной отчетности, позволяют быстро и эффективно отвечать на вопросы, которые ежедневно и в огромных количествах возникают у сотрудников организации. Например, у работника возник вопрос по поводу оплаты больничного листа. По закону он оплачивается в соответствии с непрерывным стажем. До 5 лет непрерывного стажа — 60 %, с 5 до 8 — 80 % и только после 8 лет — 100 %. Для аргументации своей позиции при расчете непрерывного стажа вы можете воспользоваться электронной копией личной карточки, продемонстрировав ее бухгалтеру и недовольному работнику.

Персональные данные работника — информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника.

Статья 90 ТК РФ предусматривает ответственность за нарушение норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных работника. Нарушитель может нести дисциплинарную, административную, гражданско-правовую и уголовную ответственность.

Статья 137 УК РФ предусматривает наказание за незаконное собирание или распространение сведений о частной жизни лица, составляющих его личную и семейную тайну, без его согласия либо распространение этих сведений в публичном выступлении, публично демонстрирующемся произведении или средствах массовой информации в виде штрафа в размере до 200 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период до 18 месяцев, либо обязательных работ на срок от 120 до 180 часов, либо исправительных работ на срок до одного года, либо арестом на срок до четырех месяцев. Те же деяния, совершенные лицом с использованием своего служебного положения, наказываются штрафом в размере от 100 тыс. до 300 тыс. рублей или в размере заработной платы или иного дохода осужденного за период от одного года до двух лет, либо лишением права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью на срок от двух до пяти лет, либо арестом на срок от четырех до шести месяцев.

Уголовная ответственность грозит в том случае, если эти действия совершены намеренно, из корыстной или иной личной заинтересованности и повлекли за собой нарушение законных прав и свобод граждан.

В отношении кадровика работодатель вправе применить одно из дисциплинарных взысканий, предусмотренных ст. 192 ТК РФ: замечание, выговор, увольнение. Предусмотрено специальное основание для расторжения трудового договора по инициативе работодателя в случае разглашения охраняемой законом тайны, ставшей известной работнику в связи с исполнением им трудовых обязанностей (подп. «в» п. 6 ст. 81 ТК РФ).

К дисциплинарной ответственности могут быть привлечены лишь те работники кадровой службы, которые приняли на себя обязательство соблюдать правила работы с персональными данными, т. е. данное условие было включено в их трудовой договор, они были ознакомлены с локальными нормативными актами по вопросу защиты этой конфиденциальной информации, а работодатель создал для работы все необходимые условия. Если такая подготовительная работа не была проведена, то специалист, кому доверена работа с персональными данными, нести ответственности не будет.

Нарушение правил работы с персональными данными может повлечь административную ответственность работодателя или его представителей. Статья 13.11 КоАП РФ предусматривает ответственность в виде предупреждения или наложения штрафа на работодателя в размере от пяти до десяти МРОТ за нарушение установленного порядка сбора, хранения, использования или распространения информации о гражданах (персональных данных). Ввиду того что персональные данные — один из видов охраняемой законом тайны, защита ее конфиденциальности предусмотрена также ст. 13.14 КоАП РФ. Если лицо, получившее доступ к такой информации в связи с исполнением служебных или профессиональных обязанностей, разгласило сведения, составляющие персональные данные, то административный штраф для него будет составлять от 40 до 50 МРОТ.

К административной ответственности работодателя или его представителей могут привлечь Рострудинспекция или суд.