Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

В работе кадровика огромное место занимает оформление документов, отражающих жизнь организации. Одним из таких документов является штатное расписание.

Штатное расписание обобщает информацию о количестве работников и заработной плате, по нему руководитель определяет число вакансий и может выявить причины их появления. На основании данных этого документа кадровики подбирают необходимых работников.

Законодательством не установлено наличие в организации штатного расписания, но в постановлении о формах такая форма установлена и рекомендуется к использованию.

Штатное расписание вводится в действие на каждый производственный год. Оно содержит перечень структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы. Этот документ определяет место структурных подразделений в жизнедеятельности организации, порядок подчинения должностных лиц, закрепляет количество штатных единиц по каждой из должностей. Он позволяет планировать потребности в персонале, проводить оптимизацию персонала, определять уровень компетенции структурных подразделений и должностных лиц. Такие процедуры, как расширение или сокращение штата, перевод работников, начинаются с изучения штатного расписания, а при необходимости — с внесения в него соответствующих изменений. Штатное расписание также фиксирует месячный фонд заработной платы и его распределение между работниками.

Штатное расписание — документ обезличенный. Это значит, что в нем указываются не конкретные работники, а количество должностей в организации и оклады по ним. Сотрудники назначаются на должности приказами руководителя уже после утверждения расписания.

Штатное расписание на предприятии обычно одно. Если у компании есть филиалы или представительства, то вопрос о том, будет ли оно единым или в подразделениях возможны свои штатные расписания, организация решает сама.

Структура и штатная численность организации разрабатываются главным бухгалтером вместе с кадровой службой организации. Один из заместителей руководителя подписывает эти документы, затем необходимо завизировать их у главного бухгалтера, кадровика и обязательно у юриста (если он есть в организации). После этого структура и штатная численность организации обязательно утверждаются подписью руководителя, и на эту подпись ставится печать организации. А штатное расписание утверждается приказом руководителя (Приложение 2) [2] .

В течение года в некоторых организациях возникает необходимость внести изменения в структуру и штатную численность и штатное расписание организации. Эти изменения связаны с появлением новых структурных подразделений, ликвидацией имеющихся, введением новых должностей и штатных единиц или их сокращением. Внесение изменений в документы, закрепляющие структуру и штатную численность, может быть также связано и с переименованием структурных подразделений и должностей. Для этого совершенно необязательно переиздавать указанные документы. Изменения вносятся приказами руководителя. Причем при наличии и структуры, и штатного расписания (т. е. двух документов) издаются два приказа: отдельно для внесения изменений в структуру и штатную численность и для внесения изменений в штатное расписание. Структуру и штатную численность, а также штатное расписание в этом случае совершенно не обязательно переиздавать. Достаточно оформить эти документы с уже внесенными в «сетку» изменениями как приложение к приказу о внесении изменений [3] .

Как уже было сказано выше, штатное расписание оформляется по форме Т-3 (Приложение 3) в соответствии с постановлением о формах.

Рассмотрим специфику заполнения по разделам.

При заполнении графы 4 количество штатных единиц по соответствующим должностям (профессиям), по которым предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством РФ, указывается в соответствующих долях, например 0,25; 0,5; 0,75 и пр.

В графе 5 «Тарифная ставка (оклад) и пр.» указывается в рублевом исчислении месячная заработная плата по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и прочему в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами организации.

В графах 6—8 «Надбавки» показываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии, надбавки, доплаты, поощрительные выплаты), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и пр.), а также введенные по усмотрению организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

При невозможности заполнения организацией граф 5—9 в рублевом исчислении в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (бестарифная, смешанная и пр.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и пр.)

Некоторые кадровики ссылаются на то, что форма штатного расписания неудобна. Но вы вправе дополнить или сократить количество граф, адаптируя расписание под вашу организацию.

Рассмотрим наиболее часто встречающиеся ошибки при заполнении штатного расписания.

В случае, если в трудовом договоре или приказе о приеме на работу не указывается конкретная сумма оплаты труда, а установлено «согласно штатному расписанию», на руки работнику обязательно выдается копия штатного расписания, заверенная в установленном порядке.

При приеме на работу с испытательным сроком устанавливается заработная плата ниже отраженной в штатном расписании. Согласно ст. 70 ТК РФ в период испытания на работника распространяются положения ТК РФ, законов, иных нормативных правовых актов, локальных нормативных актов, содержащих нормы трудового права, коллективного договора, соглашения. Чтобы избежать нарушения законодательства при условии повышения заработной платы, по окончании испытательного срока внесите приказом директора изменения в штатное расписание по конкретной должностной позиции.

Штатное расписание не содержит информации о конкретных работниках, занимающих ту или иную должность. Ирина Мурнина рекомендует для удобства работы на основании штатного расписания составлять внутренний документ, называемый в разных организациях по-разному: «Штатная расстановка», «Замещение должностей» и т. п. При составлении этого документа к штатному расписанию добавляется еще одна графа, в которой указываются инициалы и фамилии работников, занимающих указанную должность. Некоторые кадровые специалисты копируют штатное расписание и вносят инициалы и фамилии в графу «Примечания» копии. Но делать такую разметку на подлиннике штатного расписания не рекомендуется.

Согласно п. «а» ст. 32 Перечня типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения штатные расписания организации, изменения к ним хранятся по месту составления и разработки постоянно, а штатные расстановки — 75 лет (ст. 34 Перечня).