Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

Сотрудник должен ознакомиться с должностной инструкцией и поставить отметку об ознакомлении. Расписка об ознакомлении ставится или в самой должностной инструкции после текста должностной инструкции, или же оформляется на отдельном листе, который становится неотъемлемой частью инструкции.

В первом случае инструкция оформляется в двух экземплярах: один хранится у работодателя, второй у работника на рабочем месте.

Во втором случае инструкция составляется в одном экземпляре, с нее делается копия и отдается работнику.

В обоих случаях работник пишет на экземпляре работодателя расписку о том, что второй экземпляр (копию) инструкции получил, ставит роспись с расшифровкой и дату получения.

В разработке должностных инструкций неоценимую помощь окажет Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих . Несмотря на то что в основном в нем содержится описание руководящих должностей (да и то не всех существующих на данный момент), на основе этого документа можно составить практически любую должностную инструкцию. Также может помочь Порядок применения Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденный постановлением Минтруда РФ от 9 февраля 2004 г. № 9 [6] , и Рекомендации по разработке должностной инструкции (утв. Приказом Госкомэкологии РФ от 10 декабря 1997 г. № 552 «О системе управления охраной труда в организациях»), в которых определены правила использования квалификационных характеристик и рекомендации по структуре должностных инструкций.

Надо заметить, что известные справочно-правовые системы «Консультант-Плюс» и «Гарант» предлагают много образцов инструкций по различным должностям, которые можно использовать как основу. Данные системы помогут сориентироваться, с чего начать и чем закончить. На наш взгляд, «Консультант-Плюс» и «Гарант» являются хорошим подспорьем в работе каждого кадровика.

Вообще-то разработкой должностных инструкций должен заниматься непосредственный руководитель работника, занимающий должность, на которую оформляется инструкция, так как любая должностная инструкция очень специфична и кадровый работник будет в этом вопросе не компетентен.

Необходимо прежде всего ознакомить руководителей отделов с правилами разработки должностных инструкций, обеспечить копиями вышеуказанных нормативных актов, пояснить им, что должностная инструкция должна освещать максимально конкретизированные задачи и функции работника, что при написании проекта инструкции необходимо пренебречь расплывчатыми фразами.

Затем проект инструкций направляют на визирование в юридический отдел организации или юрисконсульту. Юрист проверяет должностные инструкции на соответствие законодательству и требованиям охраны труда, а также трудовым договорам сотрудников. Ведь в случае спора суд отдаст приоритет не инструкции, а именно договору как документу, обладающему большей юридической силой.

И в завершение генеральный директор организации ставит свою подпись под грифом «Утверждаю» и дату. После этого остается только ознакомить работника с должностной инструкцией под расписку.

А теперь расскажем о содержании должностной инструкции .

Прежде всего надо помнить, что должностная инструкция составляется не для определенного человека, а для его должности. Правила составления должностной инструкции, как мы уже говорили, должны быть определены в Положении.

Предлагаем следующий план должностной инструкции.

1. Общие положения . В данном разделе указывают полное наименование должности в соответствии со штатным расписанием, порядок назначения и освобождения от должности, порядок подчиненности — кому и кто.

2. В этот раздел надо обязательно включить квалификационную характеристику данной должности. Требования к квалификации определяют уровень профессиональной подготовки работника, необходимой для выполнения возложенных на него обязанностей, и требуемый стаж работы. Соответствие фактически выполняемых обязанностей и квалификации работников требованиям квалификационных характеристик определяется аттестационной комиссией организации. Лица, не имеющие специальной подготовки или стажа работы, установленных в данном разделе, но обладающие достаточным практическим опытом и выполняющие качественно и в полном объеме возложенные на них должностные обязанности, по рекомендации аттестационной комиссии (в порядке исключения) могут быть назначены на соответствующие должности так же, как и лица, имеющие специальную подготовку и стаж работы.

2. Должен знать . Этот раздел должен содержать основные требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, а также знаний нормативных правовых актов, методов и средств, которые работник должен уметь применять при выполнении должностных обязанностей.

3. Права . Этот раздел содержит перечень прав, которыми в пределах своей компетенции обладает работник при исполнении возложенных на него должностных обязанностей. Кроме того, здесь конкретизируются трудовые права работника с учетом специфики выполняемых им должностных обязанностей.

4. Должностные обязанности . Раздел содержит перечень основных функций, которые могут быть поручены полностью или частично работнику, занимающему данную должность. При необходимости должностные обязанности, содержащиеся в квалификационных характеристиках, могут быть распределены между несколькими исполнителями. В процессе совершенствования организации труда, внедрения технических средств, проведения мероприятий по увеличению объема выполняемых работ возможно расширение круга обязанностей работника по сравнению с обязанностями, установленными соответствующими квалификационными характеристиками. Работнику может быть поручено выполнение должностных обязанностей, предусмотренных квалификационными характеристиками других должностей, родственных по содержанию работ, равных по сложности, выполнение которых не требует другой специальности, квалификации, изменения должностного наименования.

5. Ответственность . Здесь необходимо конкретизировать случаи наступления ответственности и вид ответственности в зависимости от должностных обязанностей работника.

Итак, при составлении должностных инструкций необходимо избегать расплывчатых фраз и формулировок; не допускать дублирования трудовых функций (закрепление их за разными работниками) или, наоборот, не допускать ситуации, когда трудовые функции не закреплены ни за одним работником; рационально подходить к распределению прав и обязанностей работников.