Как избежать ошибок в кадровом делопроизводстве

1) участникам Великой Отечественной войны — до 35 календарных дней в году;

2) работающим пенсионерам по старости (по возрасту) — до 14 календарных дней в году;

3) родителям и женам (мужьям) военнослужащих, погибших или умерших вследствие ранения, контузии или увечья, полученных при исполнении обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с прохождением военной службы, — до 14 календарных дней в году;

4) работающим инвалидам — до 60 календарных дней в году;

5) работникам в случаях рождения ребенка, регистрации брака, смерти близких родственников — до 5 календарных дней;

6) в других случаях, предусмотренных коллективным договором.

7) если на работе по совместительству продолжительность ежегодного оплачиваемого отпуска работника меньше, чем продолжительность отпуска по основному месту работы, то работодатель по просьбе работника работодатель обязан предоставить ему отпуск без сохранения заработной платы соответствующей продолжительности;

8) согласно ст. 263 ТК РФ работнику, имеющему двух или более детей в возрасте до 14 лет, работнику, имеющему ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет, одинокой матери, воспитывающей ребенка в возрасте до 14 лет, отцу, воспитывающему ребенка в возрасте до 14 лет без матери, коллективным договором могут устанавливаться ежегодные дополнительные отпуска без сохранения заработной платы в удобное для них время продолжительностью до 14 календарных дней. В этом случае указанный отпуск по заявлению соответствующего работника может быть присоединен к ежегодному оплачиваемому отпуску или использован отдельно полностью либо по частям. Перенесение этого отпуска на следующий рабочий год не допускается.

Еще один отпуск — учебный отпуск.

Как и в других случаях, работник должен написать заявление о предоставлении учебного отпуска, но с приложением справки-вызова из учебного заведения, имеющего государственную аккредитацию. Форма справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которые имеют государственную аккредитацию, утверждена Приказом Минобразования РФ от 13 мая 2003 г. № 2057 «Об утверждении форм справки-вызова, дающей право на предоставление по месту работы дополнительного отпуска и других льгот, связанных с обучением в высшем учебном заведении, которое имеет государственную аккредитацию».

Работникам, допущенным к вступительным экзаменам в учреждениях высшего и среднего профессионального образования, предоставляется отпуск без сохранения заработной платы соответственно 15 календарных дней и 10 календарных дней.

Отпуск предоставляется работнику на основании справки соответствующего образовательного учреждения, содержащей информацию о сроках проведения вступительных экзаменов и о допуске к ним.

В соответствии с Федеральным законом РФ от 22 августа 1996 г. № 125-ФЗ «О высшем и послевузовском профессиональном образовании» (в ред. от 21 апреля 2005 г.) лицам, успешно обучающимся в имеющих государственную аккредитацию высших учебных заведениях независимо от их организационно-правовых форм по заочной и очно-заочной (вечерней) формам, по месту их работы предоставляются дополнительные отпуска с сохранением средней заработной платы, начисляемой в порядке, установленном для ежегодных отпусков (с возможностью присоединения дополнительных учебных отпусков к ежегодным отпускам) для:

1) сдачи зачетов и экзаменов на первом и втором курсах по 40 календарных дней, на последующих курсах — по 50 календарных дней;

2) подготовки и защиты дипломного проекта (работы) со сдачей государственных экзаменов — четыре месяца;

3) сдачи государственных экзаменов — один месяц (ч. 1 ст. 17).

Студентам, обучающимся по заочной форме в высших учебных заведениях, которые имеют государственную аккредитацию, один раз в учебном году организация-работодатель оплачивает проезд к местонахождению высшего учебного заведения и обратно для выполнения лабораторных работ, сдачи зачетов и экзаменов, а также для сдачи государственных экзаменов, подготовки и защиты дипломного проекта (работы).

Для работников предприятий, учреждений и организаций независимо от их организационно-правовых форм и форм собственности, совмещающих учебу в высших учебных заведениях с работой, коллективным договором или трудовым договором (контрактом) могут предусматриваться увеличение продолжительности дополнительных отпусков, предоставление отпуска с сохранением заработной платы вместо отпуска без сохранения заработной платы и иные меры поддержки.

При обучении студента, совмещающего учебу с работой одновременно в двух высших учебных заведениях, указанные выше гарантии и компенсации могут иметь место только по одному из этих высших учебных заведений (по выбору студента).

В соответствии со ст. 20 Основ законодательства РФ об охране здоровья граждан от 22 июля 1993 г. № 5487-1 (в ред. от 7 марта 2005 г.) гарантированная продолжительность оплачиваемого отпуска по беременности и родам определяется законодательством РФ. Продолжительность отпуска может быть увеличена в соответствии с законодательными актами республик в составе Российской Федерации, правовыми актами автономной области, автономных округов, краев, областей, городов Москвы и Санкт-Петербурга. Поэтому перед подсчетом продолжительности отпуска по беременности и родам поищите местный законодательный акт по данному вопросу.

Согласно п. 1 ст. 255 ТК РФ женщинам по их заявлению и в соответствии с медицинским заключением предоставляются отпуска по беременности и родам продолжительностью 70 (в случае многоплодной беременности — 84) календарных дней до родов и 70 (в случае осложненных родов — 86, при рождении двух или более детей — 110) календарных дней после родов с выплатой пособия по государственному социальному страхованию в установленном законом размере.

Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов (п. 2 ст. 255 ТК РФ).

В соответствии с ч. 8 ст. 18 Закона РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» женщинам, постоянно проживающим (работающим) на территории зоны проживания с правом на отселение, предоставляется дородовой отпуск продолжительностью 90 календарных дней с проведением оздоровительных мероприятий за пределами территории радиоактивного загрязнения, 70 дней при нормальных родах, 86 дней при осложненных родах, 110 дней при рождении двух и более детей.

Отпуск по беременности и родам предоставляется на основании листка нетрудоспособности , выданного врачом акушером-гинекологом, а при его отсутствии врачом, ведущим общий прием в соответствующем медицинском учреждении. Выдача листка нетрудоспособности производится с 30 недель беременности единовременно продолжительностью 140 календарных дней (70 календарных дней до родов и 70 календарных дней после родов). При многоплодной беременности листок нетрудоспособности по беременности и родам выдается с 28 недель беременности, а общая продолжительность дородового и послеродового отпусков составляет 194 дня. Отпуск по беременности и родам исчисляется суммарно и предоставляется женщине полностью независимо от числа дней, фактически использованных ею до родов. Поскольку продолжительность отпуска по беременности и родам исчисляется в календарных днях, в счет этого отпуска засчитывается не только рабочие, но также выходные и праздничные дни. Послеродовый отпуск исчисляется со дня родов, включая и день родов.

Перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы в данной организации (ст. 260 ТК РФ). Предоставление отпуска осуществляется работодателем лишь по заявлению женщины. При отсутствии такого заявления работодатель не вправе приурочивать ежегодный отпуск женщины к ее отпуску по беременности и родам.

Ежегодный отпуск беременной женщине должен быть предоставлен в полном размере, а не пропорционально проработанному времени даже при отсутствии шестимесячного стажа работы. В этом случае отпуск предоставляется авансом за первый год работы, в счет которого включается также отпуск по беременности и родам (ст. 122 ТК РФ).

Если женщина не использовала отпуск за истекший рабочий год, а отпуск по беременности и родам охватывает часть следующего года работы, то по ее просьбе к отпуску по беременности и родам должны быть присоединены оба неиспользованных отпуска. В случае предоставления перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него (по его окончании) ежегодного отпуска авансом работодатель обязан предоставить женщине авансом также дополнительный отпуск, полагающийся ей по вредности условий труда или по иным основаниям, предусмотренным ст. 116—119 ТК РФ.

При совпадении ежегодного отпуска с отпуском по беременности и родам ежегодный отпуск должен быть предоставлен по окончании послеродового отпуска или перенесен на другой срок по желанию женщины.

Согласно ст. 256 ТК РФ по заявлению женщины ей предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста трех лет . Порядок и сроки выплаты пособия по государственному социальному страхованию в период указанного отпуска определяются федеральным законом.

Отпуска по уходу за ребенком могут быть использованы полностью или по частям также отцом ребенка, бабушкой, дедом, другим родственником или опекуном, фактически осуществляющим уход за ребенком.

По заявлению женщины или лиц, указанных в части второй настоящей статьи, во время нахождения в отпусках по уходу за ребенком они могут работать на условиях неполного рабочего времени или на дому с сохранением права на получение пособия по государственному социальному страхованию.

На период отпуска по уходу за ребенком за работником сохраняется место работы (должность).

Отпуска по уходу за ребенком засчитываются в общий и непрерывный трудовой стаж, а также в стаж работы по специальности (за исключением случаев назначения пенсии на льготных условиях).

Перед отпуском по уходу за ребенком женщине по ее желанию предоставляется ежегодный оплачиваемый отпуск независимо от стажа работы в данной организации (ст. 260 ТК РФ). Предоставление отпуска осуществляется работодателем лишь по заявлению женщины. При отсутствии такого заявления работодатель не вправе приурочивать ежегодный отпуск женщины к отпуску по уходу за ребенком.

Если женщина не использовала отпуск за истекший рабочий год, а отпуск по уходу за ребенком охватывает часть следующего года работы, то по ее просьбе к отпуску по уходу за ребенком должны быть присоединены оба неиспользованных отпуска.

Работникам, усыновившим ребенка , предоставляется отпуск на период со дня усыновления и до истечения 70 календарных дней со дня рождения усыновленного ребенка, а при одновременном усыновлении двух и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения.

По желанию работников, усыновивших ребенка (детей), им предоставляется отпуск по уходу за ребенком до достижения им (ими) возраста трех лет.

В случае усыновления ребенка (детей) обоими супругами указанные отпуска предоставляются одному из супругов по их усмотрению.

Женщинам, усыновившим ребенка, по их желанию вместо отпуска, указанного в части первой настоящей статьи, предоставляется отпуск по беременности и родам на период со дня усыновления ребенка и до истечения 70 календарных дней, а при одновременном усыновлении двух и более детей — 110 календарных дней со дня их рождения.

Порядок предоставления отпусков работникам, усыновившим ребенка, утвержден постановлением Правительства РФ от 11 октября 2001 г. № 719 (в ред. от 1 февраля 2001 г.).

Мы познакомили вас с видами отпусков, которые необходимо оформлять в установленном порядке.

Установленный порядок для оформления всех видов отпусков одинаков.

После поступления заявления от работника и соответствующей справки, подтверждающей основание отпуска (в случае необходимости), во всех вышеизложенных случаях предоставления отпусков оформляется первичная учетная документация, утвержденная постановлением Госкомстата России от 5 января 2004 г. № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

При предоставлении отпуска (или его части) работнику должны быть оформлены «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику» (форма № Т-6) (Приложение 13), а также «Записка-расчет о предоставлении отпуска работнику» (форма № Т-60) (Приложение 14). Если в один из дней отпуск предоставляется группе работников, оформление по каждому из них формы № Т-6 может быть заменено оформлением единого документа по форме № Т-6а «Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам».

Приказы по форме № Т-6 и (или) Т-6а составляются работниками кадровой службы или иными уполномоченными лицами организации, подписываются руководителем организации (или уполномоченным им лицом) и в обязательном порядке объявляются под роспись работнику.

Оформленный приказ передается в бухгалтерию в срок, определенный графиком документооборота организации, и на его основании производится расчет причитающегося работнику среднего заработка за отпуск, который оформляется на бланке формы № Т-60.

Учитывая положения ст. 136 ТК РФ о выплате среднего заработка за отпуск не позднее чем за три дня до его начала, при оформлении графика документооборота рекомендуется предусматривать оформление приказов и передачу их в бухгалтерию не позднее чем за 4—5 рабочих дня до его начала. Соответственно записка-расчет по форме № Т-60 должна быть оформлена не позднее дня выплаты среднего заработка.

Все приказы о предоставлении отпусков должны регистрироваться в журнале регистрации приказов о предоставлении отпуска.

Предлагаем примерную форму журнала :