Как мотивировать сотрудников

В понедельник делала отчёт за месяц, во вторник и среду корректировала базу врачей. В четверг с утра с чувством выполненного долга отправила подкорректированную базу врачей. В течение дня делала акцент на выполнение плана: совершила двенадцать визитов. Домой приехала без задних ног, к сожалению, сообщения не проверяла (ранее на сотовый приходили sms: «Посмотрите почту»). Стараюсь сосредоточиться на визитах, поэтому сообщения просматриваю нечасто. В пятницу, как только увидела сообщение, отправила ответ. Впредь обязуюсь чаще просматривать входящие сообщения и, соответственно, вовремя отправлять ответ.

Пример 2

Кому: Девин Спотл

От кого: paolo.bambi@gmail.com

Дата: 2.10.12

Тема: без темы

Отчёт пришлю в пятницу.

Л.С.

Увидев, в каком стиле мои подчинённые сочиняют свои послания, я решил подготовить для них обучающий материал по ведению корпоративной переписки. Далее я коротко изложу правила, которых придерживаюсь по сей день, а затем подкреплю их несколькими достойными примерами.

За основу я взял мой университетский учебник по деловому общению и бизнес-языку. Я помню, в каком восхищении я пребывал, когда готовился к экзаменам по материалам книги «Лидер рынка» (И. Дубика, М. О. Киффи). Так чётко и по делу, без воды и лишних размышлений может писать не каждый автор.

Вот семь золотых правил корпоративной переписки, которые я положил себе в копилку.

1. Напишите тему вашего письма и строго придерживайтесь её в течение всего текста.

По своему опыту я знаю, что некоторые руководители вообще не читают писем без названия. Да и я сам считаю отсутствие темы сообщения в большинстве случаев неоправданным.

2. В начале письма поприветствуйте адресата, например: «Добрый день, уважаемые коллеги!»

3. Основную часть письма начните с упоминания ваших предыдущих обсуждений, договорённостей и т. п. Например: «В продолжение нашего телефонного разговора…» или «В дополнение к теме…»

4. Наиболее важную информацию излагайте в первом абзаце. Это важно для того, чтобы получатель сразу вникнул в суть вашего послания.

5. Ограничивайте длину абзацев и предложений, чтобы ваше письмо было легко читать. В английском языке есть даже золотое правило шестнадцати слов. Оно гласит: «Каждое предложение, написанное вами, должно быть длиною не больше шестнадцати слов». Том Питерс пишет об этом же в книге «Человек-бренд» и рекомендует все свои мысли описывать не более чем в двух предложениях, состоящих в сумме из тридцати пяти слов.

6. В заключительной части письма укажите ваши просьбы или пожелания относительно дальнейшего развития событий.

Например: «Более подробно Вы можете ознакомиться с данной темой, открыв файл во вложении…», «Буду рад получить от Вас обратную связь…», «Пожалуйста, держите данный вопрос под контролем…»

7. В конце обязательно пожелайте адресату успехов или каких-либо достижений согласно текущей ситуации и затем поставьте подпись. Её, как правило, предваряют слова «С уважением…» или «С наилучшими пожеланиями…», далее следуют ваша фамилия и имя, должность, адрес электронной почты и номер контактного телефона. Здесь же можно указать название вашей компании и контактные данные офиса.

В качестве примеров приведу свою корпоративную переписку с медицинскими представителями. Я выбрал несколько писем по темам совместных визитов, собраний, рейтинга и т. д.

Письма о предстоящих совместных визитах

Тема: совместные визиты 9.10.12

Алекс, добрый день!

В продолжение нашего телефонного разговора сообщаю о предстоящих совместных визитах, которые состоятся завтра, 09.10.12, в клинике глазных болезней по адресу: 77, Уорт-Стрит. Встречаемся у аптечного пункта в 9:00.

Алекс, обрати внимание на зоны роста и комментарии с прошлых визитов.

Желаю продуктивного настроя на предстоящие визиты!

С уважением, Девин Спотл,

отдел по продвижению безрецептурных препаратов

tel: (877) 612-74539

e-mail: Devin.Spotl@DS.com

Письма об итогах совместных визитов

Тема: итоги совместных визитов 9.10.12

Алекс, добрый вечер!

По итогам работы 9 октября высылаю свои комментарии и дальнейший план действий.

Мы продуктивно потрудились на совместных визитах. Отмечаю наличие у тебя базовых навыков работы с клиентами, однако нельзя не отметить ряд существенных недостатков в работе.