Как написать понятную инструкцию. Опыт инженера

Правила нумерации графических изображений в инструкции аналогичны принципам нумерации таблиц. Отличие только в том, что вместо слова «Таблица» используется слово «Рисунок» (например, рисунок 1.)

Наименование графического материала

Здесь также по аналогии с таблицами. Единственное отличие в размещении наименования. Текст наименования рисунка располагайте непосредственно под графическим изображением (рисунком).

Часть 3. Памятка

Соблюдайте принципы создания инструкций

Осознайте главную задачу (проблему), стоящую перед пользователем. Затем последовательно и понятными пользователю словами опишите его действия для решения данной задачи.

Помните о проклятии знаний

Во время написания инструкции всегда ставьте себя на место вашего пользователя. Помните, что он имеет меньший уровень знаний о продукте, чем вы.

Описывайте действия пользователя в повелительном наклонении

Побуждайте пользователя выполнить нужное действие. Обращайтесь к нему вежливо. Используйте глаголы в форме множественного числа повелительного наклонения.

Аккуратно оформляйте инструкцию

Плохое оформление может свести на нет всю полезность и понятность материала. Для улучшения визуального восприятия информации в инструкции используйте заголовки, списки, таблицы, графический материал.

Вычитывайте документ

После окончания работы над инструкцией обязательно прочтите написанное вслух. Пройдитесь по всем шагам самостоятельно. Это простое действие позволяет выявить и устранить логические и грамматические ошибки.

Вычитывайте документ!

После первой вычитки обязательно прочтите написанное вслух еще раз. Повторно пройдитесь по всем шагам самостоятельно. Это очень простое действие позволяет дополнительно выявить и устранить логические и грамматические ошибки.

Вычитывайте документ!!

После второй вычитки обязательно прочтите написанное вслух еще раз. В третий раз пройдитесь по всем шагам самостоятельно. Это совсем простое действие позволяет дополнительно выявить и устранить логические и грамматические ошибки.

Ответьте на вопросы самоконтроля

После вычитки инструкции ответьте себе на три вопроса:

— Что я пытался сказать?

— Сказал ли я то, о чем собирался?

— Понятно ли это тому, кто впервые слышит об этом?

Если хотя бы на один из перечисленных вопросов вызывает у вас трудности с ответом, вернитесь к началу работы над инструкцией.

Покажите товарищу

После ответа на вопросы самоконтроля попросите коллегу протестировать инструкцию, получите обратную связь и при необходимости доработайте документ.

Послесловие

Дорогой коллега, представленный в данной небольшой книге материал не является исчерпывающим руководством. Многое зависит от конкретных условий, в которых вы находитесь, и требований, которые предъявляются к вашему документу. Но приведенные принципы и рекомендации помогут вам в большинстве случаев подготовить понятную вашим пользователям инструкцию.

Если в процессе прочтения у вас возникли вопросы или замечания по затронутой теме, то свяжитесь со мной по указанному в подписи адресу электронной почты. Я всегда открыт к диалогу, а также рад новым знакомствам.

Благодарю вас, что уделили внимание моей небольшой работе и желаю вам успеха в написании понятных инструкций!

С уважением,

Владимир Юсупов

Неравнодушный к документации инженер

[email protected]