Как написать понятную инструкцию. Опыт инженера

Инструментальный подход

При использовании инструментального подхода описание действий идет от «инструмента» (продукта, объекта документирования). В этом случае детально и тщательно описывайте каждый элемент продукта, как им пользоваться.

Например, если инструкция связана с ПО, то разбирайте все элементы интерфейса (меню, кнопки, формы, диалоговые окна и т. д.) Если же Вы описываете физические изделия и устройства, то подробному описанию подвергайте каждый его компонент.

Функциональный подход

Функциональный подход (иногда его еще называют процессным) позволяет сфокусироваться на конкретных задачах (функциях или процессах), которые пользователи выполняют с помощью продукта.

Допустим, что Вы документируете информационную систему ремонтной деятельности предприятия. В рамках этой системы существует набор процессов (учет оборудования, планирование ремонтов и т. д.) Исходя из конкретного процесса, описывайте не весь интерфейс и функциональность системы, а лишь ту часть, с которой пользователь взаимодействует в рамках конкретного процесса (например, инструкция оператора по вводу простоев оборудования).

Какой подход выбрать?

Как показывает практика, пользователи не читают инструкции полностью, а ищут лишь интересующие их разделы. Как правило, эти разделы связаны с выполняемой задачей, а не просто описанием какого-то элемента или группы элементов интерфейса. Поэтому функциональный подход написания инструкций является более логичным и понятным. Но всегда бывают исключения.

Предположим, количество процессов столь велико, что включение их всех в инструкцию делает документ слишком объемным. В этом случае выбираются несколько основных процессов и представляются с помощью функционального подхода. Элементы интерфейса, не вошедшие в рамки выбранных процессов, описываются инструментальным подходом.

Правильный выбор подхода составления инструкций всегда зависит от конкретных условий, в которых находится автор (инженер).

Структурирование

Структурирование информации — это приведение ее в такой порядок, который позволяет логически связать отдельные части в единое целое для достижения определенной задачи.

Структурирование многократно упрощает поиск нужной информации, облегчает восприятие и запоминаемость представленного материала, и в конечном счете, положительно влияет на обучаемость пользователей.

Вы должны (и даже обязаны) осмыслить весь подготовленный материал для того, чтобы суметь его структурировать.

Существует множество различных методов структурирования информации, в том числе и для инструкций. Но наиболее логичным и часто применяемым (лично мною) является дедуктивный метод, представленный на рисунке 3.

Это означает, что материал в инструкции подается от общего к частному. Сначала представляется высокоуровневая информация (введение в суть выполняемых действий) для общего понимания, а затем происходит углубление в детали (выполнение пошаговых действий).

Всегда держите в голове мысль о том, что пользователи читают инструкции в поисках ответов. Они хотят понять зачем что-то делать, как это сделать или даже что может произойти, если они чего-то наоборот не сделают. И эти знания читатели (пользователи) хотят получить быстро.

Четко проработанная структура — это залог создания понятной инструкции, а также огромная и неоценимая помощь, которую вы можете оказать пользователям.

Рисунок 3. Дедуктивный метод структурирования материала для инструкции

Описание действий и указаний

Так как основной информацией в инструкциях является описание указаний и пошаговых действий пользователей, уделяйте должное внимание формулировкам выполнения этих действий.

Начнем с того, что в русском языке (да и не только в русском) для обозначения действий и указаний используются глаголы. При этом у глаголов есть наклонения.

Также обратим внимание на требование стандарта по эксплуатационным документам1 в части изложения указаний:

В тексте документа при изложении указаний о проведении работ применяют глаголы в повелительном наклонении.

Русский язык в школе все изучали (а также повторяли в рамках обучения в ВУЗах), но скорее всего, было это давно. Поэтому, на всякий случай, немного освежу ваши знания по теме данного раздела.

Для этого взял у сына прекрасный школьный учебник по русскому языку под редакцией В.В. Бабайцевой2 (как бы это смешно ни казалось). Вот что там написано:

Глаголы в повелительном наклонении выражают побуждение к действию (просьбу или приказ).