Как навести порядок в своем бизнесе. Как построить надежную систему из ненадежных элементов. Практикум

Более глубокую детализацию процесса можно представлять в виде текстовых описаний, блок-схем, презентаций, видеороликов и т. д.

Источники идей для оптимизации процессов: цели бизнеса, пожелания клиентов, предложения сотрудников, типичные ошибки, количественные и качественные показатели.

Типичные ошибки в процессах: общая сложность и запутанность, лишние шаги, неэффективные шаги, проблемы на стыках подразделений и отдельных людей, избыточный контроль (в т. ч. «вертикальные колодцы»), недостаточный контроль, несовпадение модели процесса и его реального воплощения в жизни.

Важно задать количественные и качественные показатели процессов, например: скорость, себестоимость, количество и состав дефектов, удовлетворенность внутренних и / или внешних клиентов. Их нужно регулярно измерять, анализировать, на их основе принимать решения по оперативному управлению процессами и их улучшению. На их базе строится грамотная система мотивации сотрудников.

Классический («революционный») подход к изменениям. Описывают процесс, «как есть» («AS IS»). Проектируют, «как должно быть» («TO BE»). Пытаются внедрить. У такого подхода много минусов: большие затраты ресурсов, «кривизна» получаемых процессов, сильное сопротивление персонала при внедрении.

Эволюционный подход. Рабочая группа во главе с «архитектором» описывает процесс, каким он должен стать через некоторое время («как есть + ЗБР»). Процесс внедряют постепенно, через несколько тестовых прогонов с доработкой по итогам каждого. Готовый процесс принимают как обязательный, сохраняют в библиотеке процессов. Проводят внедренческие тренинги и оценку готовности сотрудников к выполнению процесса.

Необходимо управлять архитектурой бизнеса (в т. ч. документацией, которая ее описывает): обновлять, отслеживать целостность, доводить до сотрудников и т. д. Документация должна быть достаточно компактной, чтобы помогать бизнесу, а не тормозить его. Например, если четко описаны процессы, можно обойтись без должностных инструкций.

Определите, кто будет «главным архитектором» вашего бизнеса. Хорошо, если это один из топ-менеджеров компании. Авторитетный, системный, «горящий» идеей навести порядок в бизнесе.

Бизнес-процессы. Итоги. Практическое задание 37

Просмотрите результаты выполнения всех практических заданий данной главы.

Напишите краткий план, что вы примените в своем бизнесе в ближайшее время.

Глава 4 Проекты

Проекты – вторая важная составляющая в деятельности любой компании наряду с бизнес-процессами. Это другой способ организации работ и управления ими.

Если процессы раз за разом повторяются, то проекты каждый раз в той или иной степени уникальны и ограничены во времени. По определению, проект – это набор мероприятий по достижению уникальной цели в условиях заданных ограничений: сроки, бюджет, люди и т. д. (рис. 21).

Это определение соответствует международным стандартам – и в то же время отличается от бытового понятия «проект» как направления деятельности, архитектурного проекта и т. д. По опыту, данное отличие очень важно. Если понятия четко не определены и управленческая команда не говорит на одном языке, развитие бизнеса тормозится[155].

Так, в одном холдинге внедрение проектного подхода более 3 месяцев буксовало, пока руководители не договорились, что считать проектом.

А в другой крупной компании проектом было принято называть целое бизнес-направление, не имеющее точки окончания во времени: проведение видеосеминаров для бухгалтеров. Увы, здесь нам так и не удалось исправить корпоративную терминологию: пришлось приспосабливаться к принятой у Заказчика.

Рисунок 21. Проект и процесс

Проекты могут быть самыми разными.

• Разработка сайта (для себя или для клиента).

• Создание нового бизнеса.

• Открытие нового производства.

• Ребрендинг.

• Внедрение информационной системы и т. д.