Как не ударить в грязь лицом? Деловой этикет

5. Не рекомендуется перегружать текст прилагательными, причастными и деепричастными оборотами, лучше делать упор на глаголы. Также при написании делового письма рекомендовано избегать междометий и местоимений.

6. Использование сленга и просторечий неприемлемо.

7. Не стоит чрезмерно применять узкоспециализированные и малоизвестные термины, технический сленг и профессиональные термины, которые могут быть непонятны адресату. Как правило, это вызывает отторжение у получателя письма.

8. Сокращения слов и использование аббревиатур крайне нежелательны.

9. Объем самого письма должен превышать одну страницу, остальную информацию лучше отнести в приложения. При этом порядковая нумерация страниц обязательна.

10. Если текст документа расположен на фирменном бланке компании, то название компании не указывается.

11. Если документ подписывается несколькими лицами, то их подписи располагаются друг за другом по убыванию должности, т. е. первая подпись должна быть генерального директора, затем главного бухгалтера, далее начальника отдела и потом менеджера и специалиста.

12. Независимо от степени и длительности знакомства с деловым партнером, при проведении с ним официальной переписки в качестве обращения в деловом письме короткая форма имени, например Ань, Вань, не применяется.

13. Деловая переписка ведется от имени компании, поэтому независимо от степени и длительности персонального знакомства авторов с деловым партнером необходимо сохранять обращение на «вы», которое помогает сохранить необходимый официоз, выдержать межличностную дистанцию, а также является проявлением уважения.

14. Между заключительной частью и именем авторов следует оставлять четыре интервала, чтобы хватило места для подписи и (или) печати.

15. Еще одно правило делового этикета гласит: заканчивает переписку по электронной почте первым ее инициатор, т. е. тот, кто ее начал.

16. Обязательно сохраняйте историю сообщений. Для этого на полученное письмо нужно отвечать не новым сообщением, а ответом на полученное. Это поможет не искать предыдущую информацию и позволит иметь быстрый доступ к хронологии событий, а также минимизирует риски отправки написанного сообщения в спам.

17. На предприятиях с высоким уровнем корпоративной культуры, как правило, существует единый стандарт оформления корпоративных электронных писем, который включает в себя следующую информацию:

•  структуру самого письма;

•  тему сообщения;

•  правила обращения к адресату;

•  реквизиты подписи (ФИО, должность, контактные телефоны, адрес электронной почты и ссылку на сайт компании);

Подобная практика является правилом хорошего тона и повышает узнаваемость компании.

18. На передовых предприятиях, заботящихся о своем положительном имидже как делового партнера: заказчика, подрядчика, поставщика, исполнителя или работодателя, обычно оперативно дают любую обратную связь своим деловым партнерам, например, словом «принято».

Пример из практики авторов.

Политикой о закупочной деятельности одного крупного воронежского торгово-промышленного холдинга разделом «Деловой этикет, протокол, нормы и правила деловой переписки» предусматривалось написание ключевым поставщикам письма-подтверждения о получении товара в обязательном порядке.

Отделом IT был сформирован стандартный шаблон письма, который облегчил рядовым снабженцам написание подобных писем в соответствии с требованием политики и корпоративной культуры.

Уважаемый Сергей Анатольевич!

ООО «Трейдер» подтверждает получение товара (наименование) в количестве (единицы измерения) по договору поставки № _____ от «___»_____ 2022 года и благодарит вас за осуществление данной поставки в строгом соответствии с условиями договора.

С уважением и надеждой на дальнейшее взаимовыгодное сотрудничество,

Менеджер отдела снабжения Аксенова Ольга

28.10.2023 г.