Как подготовиться к переговорам, или всегда ли побеждает сильнейший?

Многие организации избегают крупных встреч под конец года, когда сотрудники заняты подготовкой годового отчета. Иногда по этим же причинам деловые встречи не планируются на конец месяца или конец квартала. Начинать переговоры лучше с утра, потому что к концу дня и вы, и ваши партнеры будут уставшими. Кроме того, начало встречи в первой половине дня дает вам возможность вместе пообедать и в неформальной обстановке обсудить итоги переговоров или преодолеть сложности, если таковые возникли. Если же переговоры проходят в течение двух и более дней, то они могут начаться и после обеда в первый день. В этом случае на вечер можно запланировать ужин с партнерами, который поможет закрепить знакомство. Если ваши партнеры приезжают из другого города или из другой страны следует предусмотреть для них культурную программу. В процессе переговоров можно выделить три стадии: подготовка к переговорам, ведение переговоров, анализ результатов переговоров и выполнение достигнутых договоренностей. Ведение переговоров в некоторой степени управленческая деятельность, а всякая управленческая деятельность предполагает постановку цели. При этом нельзя ограничиваться поверхностными размышлениями и надеяться на память. Всю необходимую информацию лучше записывать.

Всякой встрече предшествуют деловая переписка, телефонные переговоры, в ходе которых определяют цель, место, продолжительность. Принимающая сторона готовит проект программы встречи, расписанная по дням и часам, которая согласуется с партнером. Программа может включать:

– встречу и проводы делегации;

– деловую часть;

– бытовые проблемы (размещение, питание);

– отдых и развлечения.

После согласования программы партнеру высылается приглашение.

Встреча партнеров и процедура знакомства

Если в качестве партнера выступает зарубежная делегация, ее встречают в аэропорту или на вокзале. Ранг должностного встречающего лица должен соответствовать рангу прибывшего. Если в составе прибывшей делегации есть женщина, в состав встречающей следует также включить одну женщину. Если состав делегации более 5 человек необходимо предусмотреть микроавтобус. Прибывших отвозят в гостиницу и помогают разместиться. Желательно вручить каждому участнику папку с программой переговоров, списки участников встречи, схему размещения за столом переговоров, бейджи.

Встречать гостей должен секретарь руководителя. Подтягивание участников после начала встречи говорит о ее плохой организации. Для проведения официальных встреч следует использовать кабинет, в котором проводятся совещания и заседания. Обычно время и место деловых встреч оговаривается заранее. Опоздание приглашенного на такую встречу, как и отсутствие хозяина в назначенное время, рассматривается как одно из самых серьезных нарушений требований этикета. В деловых отношениях мелочей не существует, особенно если предстоит встреча с незнакомым до этого человеком. Первое впечатление бывает самым сильным, надолго оставляя след в памяти, а случайные неловкости и оплошности из-за незнания этикета могут восприниматься как проявление недостаточной культуры. Поэтому важно обращать внимание на незначительные моменты в вашем поведении.

Приветствуя гостя в кабинете, следует встать из-за письменного стола, выйти на встречу вошедшему, поздороваться с ним и пригласить его сесть. Выйдя из-за стола навстречу гостю, необходимо застегнуть пуговицу пиджака. Невежливо разговаривать с собеседником, держа руки в карманах брюк. При встрече мужчины всегда обмениваются рукопожатием. Хозяин кабинета всегда первым протягивает руку для рукопожатия, даже если в его кабинет входит женщина или начальник.