Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Стоит периодически «чистить» систему от устаревших, невыполнимых или ненужных комментариев. Для меня оказалось полезным собирать свои случайные мысли и комментарии, скорее потому, что это стимулирует мой мыслительный процесс, а не потому, что я затем использую все эти идеи (большинство из них бесполезны!). Тем не менее я стараюсь не хранить свои старые идеи, притворяясь, что они очень нужные, когда на самом деле это не так.

Организация материалов, которые не требуют действий

Самая серьезная проблема с персональными системами управления возникает у большинства людей потому, что они смешивают немногочисленные задачи, требующие конкретных действий, с огромным количеством информации и материалов, имеющих ценность, но не подразумевающих действий. Хорошая система хранения информации, не требующей действий, настолько же важна для нашей профессиональной и личной жизни, как и управление действиями и напоминаниями по проектам. Без правильного управления подобная информация способна засорить весь процесс.

Информацию, не требующую действий, можно разделить на три категории: справочные материалы; напоминания о вещах, не требующих немедленных действий, но которые могут понадобиться потом; и то, что никогда вам не понадобится (мусор).

Справочные материалы

Большинство материалов из тех, что попадает к вам на стол, относятся к справочным. Эта информация не требует каких-либо действий, но по самым разным причинам вы хотели бы ее сохранить. Нужно принять следующие решения: какую информацию и в каком объеме сохранить, сколько выделить на это места, в какой форме ее сохранить и где. Как правило, это ваш личный выбор, основанный на юридических или логических доводах, а также персональных предпочтениях. Однажды организованная, эта система потребует вашего внимания только тогда, когда ее нужно будет изменить из-за того, что у вас накопилось избыточное или недостаточное количество информации, учитывая ваши потребности или предпочтения.

Психологическая проблема, возникающая у большинства людей, состоит в том, что они еще не решили, какие материалы требуют от них действий, а какие нет. Как только вы провели четкое деление, справочные материалы перестают нести на себе печать незавершенности: теперь это просто ваша библиотека. Ваша задача – решить, насколько она будет большая. Пройдя этап определения справочных материалов, можете хранить там столько информации, сколько позволит физическое или цифровое пространство. Я получил возможность хранить в архиве гораздо больше электронных писем, а также цифровых фотографий после того, как увеличил объем памяти на жестком диске компьютера, добавил внешние жесткие диски и начал пользоваться облачными технологиями. В моем случае справедливо правило «Чем больше, тем лучше». Тем более что увеличение объема справочного материала не доставляет мне психологического дискомфорта.

Разнообразие справочных систем

Сегодня справочные материалы доступны в самых разных форматах (по темам и источникам информации), как и многочисленные способы их организации. Далее мы кратко рассмотрим самые распространенные из них.

• Хранение общей справочной информации: бумажная система, электронная почта, простые цифровые системы хранения.

• Хранение большого объема информации.

• Управление контактами.

• Библиотеки и архивы.

Хранение общей справочной информации. Как я уже говорил в предыдущих главах, хорошая система хранения информации играет ключевую роль в обработке и систематизации всех ваших материалов. Она также является обязательным условием при работе с бумажными документами и постоянно поступающей электронной информацией, которые по каким-то причинам вы хотели бы сохранить. В идеале вы уже создали для себя систему хранения общих справочных материалов, когда разбирали входящие документы. Вам должно быть удобно хранить даже один-единственный документ, к которому вы хотите вернуться позже, или статью, которую прочитали онлайн. Эта система должна быть неформальной, удобной в использовании и всегда под рукой. Если у вас еще нет такой системы, вернитесь к главе 4, чтобы получить информацию по теме.

Система хранения информации должна быть просто библиотекой, которой можно легко воспользоваться, а не напоминанием о действиях, проектах, приоритетах или перспективах.