Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Большинству людей достаточно от одного до четырех стандартных ящиков для документов, несколько десятков электронных папок, а также другие цифровые места хранения информации и категории, количество которых может варьировать от нескольких единиц до нескольких сотен[36]. Сама глобальная сеть – это не что иное, как огромный цифровой картотечный шкаф, который освобождает от необходимости создавать собственную цифровую библиотеку справочных материалов и производит огромный объем информации, которую вы хотели бы собрать и упорядочить в собственной системе. Информационный поток растет, множатся способы доступа к информации и ее систематизации, это обостряет проблему разделения информации: какая требует действий, а какая нет, – а также делает необходимым создание эффективной и простой системы хранения справочных материалов и управления этой системой.

Хранение большого объема информации. Если информация по теме занимает больше пятидесяти папок и/или основных документов, возможно, стоит выделить для ее хранения отдельную секцию, ящик или цифровую базу данных и упорядочить ее по алфавиту или применить другую простую систему поиска в рамках материалов по этой теме. Например, если вы занимаетесь вопросом слияния компаний и вам необходимо хранить большой объем бумажных документов, возможно, стоит выделить два или три ящика, чтобы поместить туда всю документацию для комплексной финансовой и юридической проверки. Если вы увлекаетесь садоводством, парусным спортом или готовкой, каждому из этих хобби стоит отвести отдельный ящик в шкафу.

Обратите внимание, что, если материалы по какой-то теме имеют отношение и к другим вопросам, у вас может возникнуть дилемма, сохранить ли их в папке с общей справочной информацией или поместить в специализированные папки по темам. Если вам попалась интересная статья про деревянные заборы, что делать: сохранить ее в ящике, где у вас все материалы по саду, или в общей системе вместе со всеми остальными материалами на тему ремонта дома? Как правило, лучше придерживаться одной общей системы хранения информации с очень ограниченным делением на отдельные темы.

Управление контактами. Существенная часть информации, которую нужно сохранить, касается непосредственно людей вашего круга общения. Вы имеете дело с самой разной контактной информацией: номера телефонов (мобильных, домашних, рабочих), адреса электронной почты и т. д. Кроме того, если нужно, вы постараетесь сохранить информацию о днях рождения, именах членов семьи, хобби, интересах и увлечениях и т. д. С профессиональной точки зрения вам может понадобиться отслеживать даты приема на работу сотрудников, сроки проведения оценки персонала, цели и задачи, а также другие потенциально важные даты для управления персоналом и для юридических целей.

В большинстве цифровых и бумажных систем планирования раздел для контактной информации (точно так же как и календарь) является, возможно, самым часто используемым компонентом. Всем нужно где-то хранить номера телефонов и адреса электронной почты. Обратите внимание, что эта информация носит исключительно справочный характер. Не требуется никаких действий – это просто информация, которая когда-нибудь может понадобиться. При всем развитии цифровых технологий у многих людей все еще собираются целые пачки визиток, словно взывающие к своим хозяевам: «Реши что-нибудь! Сделай что-нибудь со мной!»

Однако после того как вы отделили информацию, требующую действий, от всего остального, не так уж сложно понять, как систематизировать контактную информацию; важно только учесть ваши индивидуальные потребности при ее организации. Проблемы могут возникнуть тогда, когда люди пытаются использовать систему управления контактами как инструмент для напоминаний о том, что им нужно сделать. Это не работает, если только это не составная часть функциональной CRM-системы, содержащей как информацию о клиентах, так и соответствующие комментарии по работе с ними. Если вы определили все действия относительно других людей, занесли их в свой список напоминаний, а затем отслеживаете, у вашей системы управления контактами остается только одна функция: хранение информации.

Единственный вопрос (или возможность), который может возникнуть: сколько информации вам нужно хранить, где и при помощи какого оборудования, чтобы система была эффективна и всегда под рукой? Идеального ответа на этот вопрос, скорее всего, нет. Но, возможно, выбор стоит сделать в пользу цифровых онлайн-инструментов, учитывая, что сегодня их технические характеристики постоянно совершенствуются, они предлагают разные варианты хранения данных и просты в использовании.