Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса

Библиотеки и архивы: уровни персонализации. Полезная информация может находиться на разных уровнях. Если копать достаточно глубоко, можно найти практически что угодно. Ответ на вопрос, сколько информации нужно хранить, насколько близко и в какой форме, будет периодически меняться в зависимости от ваших потребностей, персонального уровня комфорта при работе с информацией, а также технологий, определяющих ваше отношение к глобальной информации. Тем не менее это не главный вопрос для вашего персонального процесса организации и личной продуктивности, если вы держите все ваши проекты и дальнейшие действия под контролем в системе, с которой регулярно работаете. Любые справочные материалы в этом случае остаются не больше и не меньше чем справочными материалами, которые нужно собрать и сохранить в соответствии с вашими личными предпочтениями, потребностями и возможностями.

Для материалов исключительно справочного характера единственный вопрос состоит в том, стоят ли они места и времени, чтобы их хранить.

Всегда проще, если вы проявляете последовательность. Информацию какого типа вам нужно постоянно иметь под рукой? Она должна храниться в мобильном устройстве или в блокноте, с которыми вы не расстаетесь. Что вам нужно для проведения встреч или для участия в мероприятиях вне офиса? Это должно быть в вашем портфеле, рюкзаке или сумочке. Что может понадобиться для работы в офисе? Это должно находиться в вашей личной системе хранения информации или в вашем компьютере. Что касается каких-то исключительных рабочих ситуаций, необходимые материалы могут храниться в общей корпоративной системе хранения или где-нибудь в облачном приложении. Если какую-то информацию вы можете легко найти в интернете, не нужно ничего с ней делать, кроме случаев, когда она может вам понадобиться в отсутствие интернет-соединения. Тогда лучше распечатать ее при удобном случае и сохранить в папке, которую вы сможете взять с собой.

Организация персональной системы хранения справочной информации зависит только от наличия физического (или цифрового) пространства и от конкретных целей. Во-первых, разделите информацию на требующую действий и не требующую. Во-вторых, продумайте, как вы будете ее использовать, а следовательно, где и в какой форме она должна храниться. Решив эти вопросы, вы сможете систематизировать столько информации, сколько нужно. Не существует «идеальной» справочной системы. Ее структуру и содержание каждый человек определяет для себя в зависимости от соотношения потенциальной ценности информации ко времени и усилиям, необходимым на ее сбор и управление. Оптимальный вариант – подумать, как и где сохранить необходимую вам информацию. Таким образом вы начнете создавать для себя практическую систему, вместо того чтобы пытаться выбрать из существующих или придумать. Со временем ваша справочная библиотека увеличится и станет лучше организованной. Она только выиграет, если этот процесс пойдет параллельно с усовершенствованием управления вашими повседневными делами. Возможно, не всегда будет очевидно, как сделать это лучшим образом. Ключевым фактором явится периодический обзор и переоценка вашей системы, а также оперативное внесение изменений по мере необходимости.

«Когда-нибудь / может быть»

Далее, для того чтобы систематизировать материалы, не требующие действий, необходимо отслеживать то, к чему вы планируете вернуться позже. Спектр этих действий довольно разнообразен: путешествие в какое-то особенное место, которое вы когда-нибудь совершите; книги, которые хотите прочитать; проекты, которые планируете реализовать в следующем году; навыки и таланты, которые хотели бы у себя развить. Для полной реализации этой модели вам нужен отдельный список.

В список «Когда-нибудь / может быть» попадает не то, что вам не нужно. Возможно, это самые интересные и творческие вещи, с которыми вы имеете дело.

Есть несколько способов организовать хранение материалов для последующего обзора, и любой поможет вам систематизировать их и больше не держать в голове. Вы можете составить разные версии списка «Когда-нибудь / может быть», отметить их в календаре или в своей цифровой или бумажной системе для напоминаний.

Список «Когда-нибудь / может быть»

Вполне возможно, что, проводя полную очистку своего сознания, вы натолкнулись на какие-то идеи, которые вам нравятся, но к которым вы еще не совсем готовы, например такие: «Выучить испанский», «Купить Марси лошадь», «Покорить пик Вашингтон», «Написать детектив», «Купить коттедж».