Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

Следующий миф нашего «хит-парада» – то, что нужно, и так запомнится, а если забылось, то это не нужно. Скажите это про забытую годовщину свадьбы своей жене или юбилей фирмы своему постоянному клиенту, которого вы забыли поздравить. Верно мне сказал давным-давно Глеб Алексеевич Архангельский: самая острая память всегда тупее самого тупого карандаша.

Следующий миф – если все записывать, атрофируется память. Но мы теперь с помощью полученных в главе 1 знаний понимаем, что можем фокусироваться только на одной задаче.

Еще случается, что участники часто говорят во время тренингов, что планировать вообще не нужно, так как потом все равно все изменится. Действительно, планы меняются. Поэтому планирование должно быть гибким. Современные электронные облачные планировщики позволяют получить доступ к своему плану из любой точки земного шара и за 1–2 секунды внести в план коррективы. План должен подстраиваться под изменяющиеся обстоятельства, чтобы в конце дня нас ждало чувство успешно выполненной работы.

Ну и последний миф, который мы преодолеем: миф о том, что ежедневник надежнее, так как электронный календарь может сломаться, стереться, смартфон – потеряться. Обучив десятки тысяч людей тому, как планировать в электронном виде, я получил десятки благодарностей от людей, потерявших в командировках ноутбуки или смартфоны. Все, что они делали в такой ситуации, – покупали новый ноутбук или смартфон, вводили логин и пароль и через 5 минут синхронизации получали доступ ко всей своей рабочей информации. Мир изменился.

Плюс ко всему, отсутствие электронного календаря лишает возможности мгновенно видеть графики друг друга, быстро назначать встречи и координировать совместную работу, что для компании численностью более 50 сотрудников приводит к выигрышу от 20 минут ежедневно. Но об этом вы узнаете в следующей главе.

1. Как часто вы не успеваете выполнить запланированное на день? В чем видите причины?

2. Где вы записываете информацию о том, что вам нужно сделать? Где можете настроить единый список задач?

3. Есть ли у вас единый электронный календарь, в который вы можете оперативно вносить изменения?

4. Как часто вы говорите себе: «Нет времени на спорт, чтение книг, семью»? Устраивают ли вас текущие приоритеты?

Всё, что нужно сделать, – планируется. Всё, что запланировано, – должно быть сделано. Это простой принцип, который может заменить все приведенные в этой главе правила. Но путь к этому принципу лежит через изучение и внедрение правил планирования времени.

Глава 4 Время как корпоративный ресурс: Правила координации рабочих графиков и назначения встреч

В начале своей деятельности подавляющее большинство компаний не проводит подготовленных совещаний, планирований, встреч. Команда небольшая – ее легко координировать «на бегу». Нужно очень быстро что-то делать каждый день, чтобы выжить, чтобы проверить гипотезу, а действительно ли рынку нужно то, что придумали основатели организации.

Если гипотеза верна и рынок начинает благодарить компанию за ценность, которую она создает, то такая организация начинает расти. Выделяются функции, их возглавляют функциональные руководители, появляется иерархия, без которой не может обойтись даже самая «бирюзовая»[19]организация.