Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

Следующая типовая ошибка – это принцип «открытых дверей», который почему-то во многих компаниях России превращается в принцип «проходного двора». Когда каждые 5 минут дверь кабинета открывается и очередной проситель отвлекает руководителя: «Иван Иванович, есть секунда?» – и начинается очередное незапланированное совещание минут на 10–20. Нет, не поймите меня неправильно – я за принцип «открытых дверей». Но он работает только в том случае, если сотрудники уважают ресурс внимания друг друга и всегда могут мгновенно узнать, удобно сейчас общаться руководителю или нет.

Если руководитель ведет свой календарь в соответствии с принципами главы 3, то он может договориться со своими сотрудниками, что свободное время в его календаре – это время для оперативной работы, и каждый сотрудник может подойти в этот интервал для решения своего вопроса. При этом можно ограничить длительность – например 3–5 минутами. Для этого отлично, кстати, подойдут песочные часы.

Это было первым правилом оперативного управления, которое я внедрила в своем подразделении. Я взяла для себя за правило – помечать в своем календаре 3 встречи в день длительностью по полчаса, которые назвала «пятиминутные встречи». Каждый сотрудник имеет право зайти ко мне без приглашения в этот период, я переворачиваю песочные часы – время пошло. Когда я стала жестко ограничивать встречу 5 минутами, сотрудники стали приходить гораздо лучше подготовленными, не с проблемами, а с решениями, чтобы я успела рассмотреть их вопросы, пока сыплется песок. Стало гораздо спокойнее и продуктивнее работать.

Ольга, руководитель подразделения кредитных рисков одного из российских банков

Смотрите, как выглядит наложение календаря руководителя на календарь сотрудника (рис. 26) с помощью Outlook. Сразу видны общие свободные зоны для определения возможности взаимодействия!

Можно договориться о том, чтобы планировать свое время по принципу «час "камни" – полчаса "песок"», чтобы время на оперативные коммуникации находилось регулярно в течение дня.

Кроме того, эффективной является практика специального общего времени для оперативной работы. Мы позаимствовали эту практику у нашего клиента. Помню этот случай, произошедший более 10 лет назад.

Мы обсуждали с участниками сессии, как сгруппировать оперативные коммуникации в течение рабочего дня. И тут один мужчина в возрасте предложил ввести творческие часы. Он рассказал, что в молодости работал в советском НИИ, там у них были приняты творческие часы, когда с 10 до 12 нельзя было ни с кем взаимодействовать, были запрещены любые совещания и коммуникации и нужно было заниматься творчеством. «Эх, сколько я всего успевал сделать за эти 2 часа», – вспоминал бывший инженер. Идея всем участникам сессии понравилась, вот только 2 часа показалось маловато. «А давайте мы весь день сделаем творческими часами? А для оперативных коммуникаций, когда все могут общаться со всеми, выделим отдельное время?» – предложил кто-то из участников. Сказано – сделано. Через месяц правило успешно прижилось.

А мы, как профессиональные консультанты, стали успешно предлагать это правило уже в других проектах.

Когда люди понимают ценность мгновенной координации рабочих графиков, они начинают еще лучше осуществлять свои собственные планы дня. (Еще бы! Обозначил время как занятое, и тебя гораздо меньше отвлекают по несрочным вопросам!) Люди начинают инвестировать больше времени в просмотр календарей друг друга. И здесь тоже можно повысить эффективность. Например, в Outlook есть возможность раскрашивать встречи в календаре различными цветами. А цвет воспринимается нашим глазом в несколько раз быстрее, чем текст! Посмотрите на рис. 27 и рис. 28. Какая картинка считывается быстрее?

За годы практики внедрения мы выработали следующую рекомендацию по цветовой раскраске календаря.

Такая цветовая раскраска позволит максимально быстро читать календари коллег при координации рабочих графиков. Видеоурок о том, как настроить автоматическую раскраску календаря Outlook с помощью автоформатирования, вы можете посмотреть на сайте книги какработатьврабочеевремя.рф.

Когда календари ведутся в соответствии с принципом реалистичного планирования, информация в них актуальна, да еще и занятость выделена цветом, то календарь становится очень удобным инструментом для сотрудников, которым они с удовольствием пользуются. Сами, добровольно. Для руководителя это также становится очень удобным инструментом, чтобы увидеть сводный план работы своего подразделения. Достаточно просто поставить одну галочку, и картина текущих приоритетов каждого сотрудника как на ладони. Правда, удобно (рис. 28)?

Должен предупредить, что для руководителей это работает только как информационный инструмент для понимания текущих приоритетов своих подчиненных. Ни в коем случае нельзя использовать календарь как инструмент контроля. Расскажу историю, которая в моей практике повторялась, увы, по одному и тому же сценарию неоднократно.