Как работать в рабочее время: Правила победы над офисным хаосом

И если в организации три и более уровней управления и больше 30–40 офисных сотрудников, то уже выглядит странным отсутствие единого электронного календаря и возможности таким образом мгновенно скоординировать рабочее время и назначить встречу. С расширением организации и ее иерархии отсутствие единого электронного календаря будет обходиться все дороже. По нашим подсчетам, для организации в 300 офисных сотрудников отсутствие единого электронного календаря стоит около 10–15 минут (а часто еще больше) ежедневных потерь на каждого сотрудника! Причем для менеджеров (особенно без личного помощника) эти незаметные затраты гораздо выше.

Разберемся в этой главе, почему так получается и что с этим делать.

Когда мы начинаем наше сотрудничество с новой компанией в рамках проекта организационного развития, мы проводим оргдиагностику: интервьюирование, анкетирование, анализ совещаний и регламентов и, конечно, простое экспертное наблюдение. Для того, чтобы прочувствовать, как выглядит со стороны работа в крупной компании без единого электронного календаря (или с ним, но без правил его эффективного использования), достаточно прочитать этот забавный кейс[20]:

День начинался, как обычно, суматошно, несмотря на то, что Иван Иванович пришел на работу, как всегда, на час раньше. Необходимо было подготовиться к оперативке у генерального директора, которая обычно проходит в 9 часов утра. Пока же Иван Иванович собирал на рабочем столе распечатки протоколов с прошлого совещания, стикеры с недоделанными задачами, всматривался в исчерканный вчера ежедневник.

«И зачем нужна эта нумерация дат вверху страниц ежедневника? – подумал Иван Иванович. – Все равно одной страницы никогда не хватает для всех записей».

Тем временем ровно в 8:00 в кабинет вошла секретарша, которая также привыкла приходить на час раньше.

– Доброе утро, Иван Иванович! Уточните, пожалуйста, какие у вас на сегодня планы?

– У меня будет сегодня выездная встреча с партнерами в 12:00. Поэтому надо подумать, куда бы перенести планерку с моими подчиненными. Настя, ты не знаешь, во сколько сегодня будет оперативка у генерального – вчера вроде говорили, что ее перенесут на 10 часов, так как у шефа должна быть с утра встреча в головном офисе.

– Сейчас уточню, Иван Иванович.

Настя ушла, а Иван Иванович вчитывался в поступившие вечером отчеты. Через 3 минуты Настя зашла в кабинет:

– Иван Иванович, Наташа пока не знает, во сколько будет оперативка у генерального директора, – в головном офисе еще не определились со временем встречи.

– Понятно. Тогда собери моих подчиненных на 8:30 – начнем перенесенную с двенадцати планерку.

– Хорошо, сейчас всех обзвоню.

Все подчиненные тоже приходили на работу на час раньше, и это стало своеобразным неписанным правилом в подразделении Ивана Ивановича. Однако никто из них не был готов к столь раннему началу планерки. Если бы они только могли заранее видеть в плане руководителя встречу с партнерами, назначенную на 12:00, то могли бы догадаться, на какое время будет перенесена планерка.

Настя потратила 20 минут на звонки подчиненным для сбора встречи – у многих телефон был занят, и приходилось перезванивать.

В 8:32 зашел первый участник, и Иван Иванович начал планерку с обсуждения вопросов по данному сотруднику, не дожидаясь остальных. В 8:43 собрались все. Иван Иванович сделал замечание за опоздание последнему участнику.

– Иван Иванович, я только 5 минут назад оповещение о встрече в Outlook от Насти получил!

– Неправда, Иван Иванович! – сказала из-за его спины Настя. – Я отправила всем обновление еще полчаса назад, но почему-то никто никогда не обращает на них внимание!

– Мне еще надо было видео-конференц-связь с регионом перенести – я же ее на 8:30 назначил, у меня в календаре она была помечена зеленым цветом как особо важная!

– А я думала, что это, наоборот, неважная встреча, – отметила Настя.

– Так, хватит! – Иван Иванович сам толком не понимал, как работает электронный календарь Outlook, поэтому решил прекратить ненужный спор.

В 8:55 Настя снова зашла к Ивану Ивановичу и прервала планерку.

– Позвонила Наташа, сказала, что оперативка у генерального директора будет как обычно – в 9:00.