При подготовке помещения для проведения встречи необходимо учитывать, что у каждого человека есть свое личное пространство. Границы личного пространства каждый определяет для себя сам. Вы наверняка не раз замечали за собой, что с одними людьми можно спокойно общаться на близком расстоянии, а с другими хочется соблюдать дистанцию побольше. Все зависит от того, какие взаимоотношения установлены между людьми. Как правило, на более близком расстоянии мы общаемся с близкими и хорошо знакомыми, с коллегами, с которыми установились приятельские отношения, а вот с начальником или партнером по бизнесу мы держим дистанцию.
Для успешных переговоров необходим большой стол. И эта необходимость вызвана не только теми соображениями, чтобы за одним столом могло уместиться большое число участников встречи. Стол нужен для соблюдения формального расстояния между людьми. Только при правильной дистанции участники встречи смогут вести переговоры, не испытывая внутреннего дискомфорта от обстановки встречи.
Место во главе стола должно быть предоставлено главному лицу на переговорах. Это почетное место символизирует высокий статус и наличие власти. Распределить места для остальных участников встречи нужно, также исходя из принципов комфортного взаимодействия людей. Это необходимо продумать заранее, поскольку в ходе переговоров ничего уже нельзя будет изменить.
При первом контакте люди в основном используют невербальные средства общения. Как продемонстрировать энтузиазм и готовность к общению? Держите руки свободно, смотрите приветливо, улыбайтесь и уверенно пожмите руку. По этим же признакам вы поймете, что тот, с кем вы собираетесь обсуждать рабочие вопросы, открыт для общения.
Очень важное значение имеет рукопожатие. Что такое рукопожатие на самом деле? Обычный способ приветствия или жест, передающий определенную информацию?
По тому, как вам протягивают руку, как кладут ее в вашу ладонь, с какой силой пожимают при встрече или расставании, можно многое узнать о самом человеке и о том, какие эмоции он испытывает. Очень многие люди не знают, как следует пожимать руку, чтобы произвести благоприятное впечатление. А ведь все просто: нужно протянуть руку человеку, крепко пожать, один раз встряхнуть, сопроводив приветливым взглядом. Если вы потрясете руку собеседнику более двух раз, то это может быть воспринято как проявление нескрываемого восторга по поводу предстоящей встречи. А если будете удерживать руку коллеги, тряся ее в течение нескольких минут, он сочтет ваши действия неприличными.
Что же могут рассказать о партнере рукопожатия?