Казначейство. Автоматизированные бизнес-технологии управления финансовыми потоками

Оперативный учет поступлений и расходов. Чтобы финансовая служба могла оперативно управлять платежами, ей необходимо каждый день получать информацию об остатках денег на счетах фирмы. Эти сведения не обязательно должны быть подтверждены документами – финансовым работникам компании важнее вовремя узнавать достоверные суммы остатков.

В зависимости от способа расчетов оперативный учет можно организовать по-разному.

Деньги на расчетных счетах. Финансовая служба обрабатывает выписки банка и передает их в бухгалтерию.

Наличные в кассе бухгалтерии. Финансовая служба получает справки о движении денег по кассе из бухгалтерии с установленной периодичностью.

Векселя и облигации. Если векселя и облигации фирмы хранятся в финансовом отделе, его специалисты занимаются их оперативным учетом. Если ценные бумаги находятся в бухгалтерии, финансисты должны периодически получать справку об их наличии и движении.

Взаимозачеты. Финансовая служба передает в бухгалтерию распоряжение о подготовке актов сверки взаимных расчетов.

Полученные данные о движении денег сотрудники финотдела обрабатывают следующим образом:

• корректируют текущие остатки;

• вносят изменения в план расходов;

• фактические платежи распределяют по плановым, которые затем отмечают как осуществленные;

• разносят платежи и поступления по конкретным договорам, суммам налогов в бюджет, социальные фонды и т.д.

Состояние взаиморасчетов с контрагентами корректируют на уже уплаченные суммы.

Таким образом, в отличие от других видов финансовых планов, не существует раз и навсегда утвержденного варианта платежного календаря. Это постоянно корректируемый прогноз поступлений и расходов на каждый день планового периода. Организации он помогает поддерживать ликвидность, а финансовым работникам – эффективно контролировать денежные потоки фирмы.

Алгоритмы проведения платежей

Проведение платежей – важная функция финансовой службы предприятия. Обычная схема проведения платежей предусматривает процедуру согласования заявки на платеж у лица, имеющего право финансовой подписи, а затем оформление соответствующего платежного поручения и направление его в банк, непосредственно исполняющий платежи.

Эта схема срабатывает до тех пор, пока количество платежей и их объемы относительно невелики. Как только количество платежей переходит условный барьер, определяемый пропускной способностью лица, принимающего решение о выплате, и возможностей бухгалтерии оформить соответствующие поручения банку, происходит финансовый коллапс, при котором платежные операции значительно замедляются или полностью прекращаются на время, необходимое для разрешения критической ситуации.

Это происходит по следующим причинам:

• физические и организационные возможности первых лиц компании по контролю и согласованию заявок на платежи резко ограничены;

• неструктурированный поток заявок не может быть эффективно обработан, что приводит к задержкам, ошибкам и злоупотреблениям при проведении платежей;

• указанный порядок не позволяет до необходимой степени автоматизировать платежные операции;

• участники платежной процедуры в большинстве не несут в должной мере ответственность за полноту и качество проведения платежей.

Таким образом, несмотря на простоту платежной схемы (рис. 3.8) она не может применяться в крупных компаниях по вышеуказанным причинам.

Рис. 3.8. Схема проведения платежей при отсутствии казначейства

Регламентация и автоматизация работы финансовых служб позволяют решить платежную проблему. Для этого в финансовой структуре компании выделяют группу лиц, специально занятых организацией прохождения платежей. Обычно это часть работников казначейства. Общая схема проведения платежей в этом случае представлена на рис. 3.9.

Рис. 3.9. Схема проведения платежей с использованием казначейства

Организация работы казначейства в составе компании

Преобразования, связанные с формированием внутри компании специализированных подразделений, предназначенных для управления финансовыми потоками, достаточно сложны и неоднозначны. Это касается в первую очередь казначейских структур, принимающих на исполнение основную долю финансового менеджмента. Поэтому процесс внедрения и адаптации казначейства в рамках холдинга требует особого внимания как со стороны разработчиков бизнес-технологий, так и со стороны руководства компании.

Место казначейства в структурах компании

Для управления финансовыми потоками компании на основе казначейских структур необходимо правильно и своевременно определить место казначейства в компании и его полномочия в рамках выбранной модели централизации.