Холакратия. Революционный подход в менеджменте

Как отмечает один из моих деловых партнеров, «при холакратии ничто не мешает работать». Очень полезная формулировка, чтобы усвоить, какие вопросы не надо выносить на собрание. Если вы знаете, что вам дальше нужно сделать и вам ничто не мешает, просто сделайте это. Если вы знаете, с кем надо поговорить, чтобы проект продвинулся вперед, пойдите и поговорите. Но если вы не уверены, что предпринять, и нуждаетесь в помощи или же не смогли в течение напряженной недели скоординироваться с нужными вам людьми, тогда еженедельное тактическое собрание – это ваш дополнительный шанс. Тактические собрания – это площадки для динамичной дискуссии, призванной координировать действия членов команды на неделю и установить очередность решения всех проблем, которые препятствуют движению вперед. На таких собраниях вы можете обсуждать операционные вопросы, узнавать новости о проектах, над которыми работают другие роли, отчитываться о своих проектах и в случае необходимости обращаться за помощью.

После вводного раунда тактическое собрание проходит несколько этапов, призванных выявить информацию, которая дает представление об актуальном состоянии дел в круге, в том числе провести обзор контрольного списка и метрик, а также обменяться информацией о проектах. Эту часть я называю преамбулой. Затем импровизированно формируется повестка дня, состоящая из конкретных точек напряжения, которые нужно разобрать на собрании. Далее круг рассматривает все пункты по очереди; цель состоит в том, чтобы разобрать весь список, уложившись в отведенное время. И даже не очень опытным кругам это удается благодаря порядку совещательного процесса.

Порядок тактического собрания

1. Вводный раунд

Цель: отметить, что отвлекает ваше внимание, сформулировать вслух и отпустить. Этот раунд – святая святых, здесь не допускаются никакие споры. Его смысл в том, чтобы все сосредоточились на данном моменте и на предстоящем собрании.

2. Обзор чек-листа (контрольного списка)

Цель: обеспечить прозрачность периодических действий. Фасилитатор зачитывает список периодических действий по каждой роли; участники отвечают «есть» или «нет» по каждому пункту за предшествующий период (например, за предыдущую неделю).

3. Обзор метрик

Цель: создать полное представление о текущей ситуации.

Каждый исполнитель роли, которой назначена метрика, кратко по ней отчитывается, отмечая новую информацию.

4. Отчет о ходе работы

Цель: отчитаться о ходе работы по ключевым проектам круга.

Фасилитатор зачитывает название каждого проекта с доски проектов и спрашивает, есть ли новости. Ответственный за проект либо отвечает: «Ничего нового», либо рассказывает, что изменилось со времени последнего собрания. Допускаются вопросы, но не дискуссия.

5. Формирование повестки дня

Цель: сформировать повестку дня из кратких пунктов.

Составляется список напряжений, которые нужно проработать; каждый пункт формулируется одним словом или словосочетанием. Дискуссии не допускаются.

6. Сортировка вопросов

Цель: проработать все пункты повестки дня за отведенное время. Порядок проработки каждого пункта:

1. Фасилитатор спрашивает: «Что вам нужно?»

2. Ответственный за пункт повестки при необходимости обращается к другим участникам круга.

3. Фиксируются все предлагаемые и принимаемые шаговые действия или проекты.

4. Фасилитатор спрашивает: «Получили ли вы то, что вам нужно?»

7. Заключительный раунд.

Цель: собрать полезную информацию от собрания. Каждый участник может высказать свое мнение о собрании; дискуссия не допускается.

Прозрачная информация

Еще один важный фактор эффективности операционной деятельности в холакратии – создание общего пространства для демонстрации текущих проектов, контрольных списков и соответствующих метрик. Это называется визуальной системой управления. Такое пространство может быть как физическим (доска на стене), так и виртуальным (страница во внутренней сети компании, общая электронная таблица, веб-приложение, позволяющее отслеживать ход проектов).