Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Вместо того чтобы сказать «I have learned», напишите «It has come to my attention». Тем самым вы частично снимаете с себя ответственность за сказанное. Вы даете понять, что критика исходит не от вас, а из внешнего источника. Вы лишь озвучиваете чье-то мнение. А какой смысл обижаться на того, кто просто передает чужие слова?

Начните с фактов

За авторитетом стоит знание фактов и способность преподносить их в доходчивой, логичной и объективной форме. Прежде чем критиковать команду или отдельных сотрудников, соберите как можно больше сведений: цифр, дат и сроков. Излагайте информацию точно и подробно.

Оспорить фактические данные очень сложно. Если обвинения туманны, от них легко отмахнуться, однако опровергнуть конкретные доводы непросто. Как правило, люди даже не пытаются сделать это, особенно когда претензии поступают с разных сторон. Убедительные доказательства обычно не вызывают сомнений.

Четко определите возможные последствия

Опираясь на причинно-следственные связи, объясните адресату, чем он рискует. Если вы сделаете X, мы сделаем Y. Если вы нарушите эти правила, мы можем вас уволить.

Оставьте мяч на стороне адресата

Дайте адресату возможность объясниться. Поинтересуйтесь, понимает ли он корпоративные принципы. Позвольте ему обратиться за разъяснениями. Если вопросов не последует, значит, обе стороны видят ситуацию одинаково.

Сохраняйте лучшее

Отбирайте и сохраняйте лучшие из полученных писем в отдельном файле, чтобы использовать их в дальнейшем.

Отбирайте и сохраняйте самые неудачные письма в другом файле, чтобы не повторять чужих ошибок.

Совет

Босс должен быть боссом. Человеком, которого уважают за ум, проницательность и опыт. Он должен называть вещи своими именами и быть справедливым. Едва ли вам хочется, чтобы руководитель был тираном или, напротив, пускал дело на самотек. Вы хотите, чтобы в нужный момент он направлял и инструктировал вас. Чтобы он отстаивал ваши интересы. Босс должен быть лоялен к вам… по крайней мере, бóльшую часть времени. И тогда вы будете усердно трудиться и отплатите ему той же монетой.

E-mail дает руководителю массу возможностей продемонстрировать свое влияние. Прежде всего, это авторитетный тон, чуть приподнятый, но не высокомерный. Такие слова, как «difficulty», «problem», «obstacle», «hurtle», уместны в его устах, тогда как «screw up», «mess» или «nightmare» звучат диссонансом.

Краткие четкие формулировки при описании процедур и правил делают тон письма более внушительным. Сравните два высказывания. «Team members who cannot comply with security policies will be dismissed» и «In addition, and further to this situation, it is my personal duty to clearly and precisely inform you again for the second time in the last 6 months that any of our employees who is not following and obeying company rules, guidelines, and regulations will be most certainly reported for severe disciplinary action as promptly as possible». Первая фраза лаконична и однозначна. Вторая представляет собой неудачную попытку сделать внушение, за которой чувствуется отсутствие твердости. Поток сознания, состоящий из длинных сбивчивых фраз, подрывает авторитет.

Абзацы в письме руководителя подчеркивают владение языком и аналитические способности. Главная мысль ясна сразу, а не спрятана в тексте. Чтобы письмо выглядело содержательным и солидным, используйте короткие фразы и следите за логикой изложения. Первое предложение каждого абзаца должно передавать суть того, что будет сказано дальше.

Объективный беспристрастный тон письма показывает: даже делая выговор или угрожая, босс держит себя в руках. Ему не нужно обвинять, оскорблять или задирать людей. Неадекватная реакция на происходящее ставит под сомнение вашу уверенность в себе. Если вы сообщаете дурные вести невозмутимым деловым тоном, люди будут относиться к вам с уважением.

Сетевой этикет

Профи в отличие от дилетанта хорошо знает разницу между тире и дефисом. Тире длинное (–), а дефис короткий (-). Они отличаются так же сильно, как операционная система и компьютерное железо. Тире помогает оперировать крупными элементами, в том числе частями предложения. С помощью тире можно добавить информацию, вставить замечание по ходу дела или усилить драматический эффект. Тире обозначает паузу между связанными элементами.

You promised to finish your work – already two days behind schedule – at home.

You will face suspension – even dismissal.

Дефис – это небольшая черточка. Его функция – соединять части слова. По большей части дефисы встречаются в существительных и прилагательных.