Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

Есть мысли более важные, а есть – менее важные. Тот, кто пишет e-mail, должен знать, как привлечь внимание к главному и как правильно разместить информацию. К счастью, в английском существует много способов выделения. Иногда они сочетаются хорошо, иногда не слишком. Так же как избыток сахара в чае мешает ощутить вкус, избыток выделений мешает получателю сосредоточиться. Это особенно актуально в деловом мире, где ценится сдержанность, а экспансивность настораживает. Используйте выделения с умом и помните – зачастую достаточно малого.

Компоновка текста:

• Основную смысловую нагрузку в e-mail несет первая фраза. Именно от нее зависит решение получателя: читать письмо или нет.

• Первая фраза абзаца передает его содержание. Это приманка для получателя, который просматривает текст.

• Выделить важные слова и фразы помогают пустые строки и пробелы.

Порядок абзацев:

• Первый и последний абзац привлекают больше внимания, чем середина текста: тот, кто пробегает документ глазами, и тот, кто читает его целиком, смотрят прежде всего в начало и в конец.

Заголовки:

• Заголовки могут быть такими интересными и содержательными, что получатель будет читать только их, пропуская абзацы.

Прописные буквы:

• Слово или предложение, написанное прописными буквами, привлекает внимание, но избыток больших букв – это крик.

Курсив/подчеркивание:

• Курсив/подчеркивание слов или предложений – традиционный способ выделения. Он уступил место большим буквам в неформальных письмах, но по-прежнему играет важную роль в официальной корреспонденции.

Жирный шрифт:

• Лучше всего смотрится в сочетании с другими способами выделения, например прописными буквами и курсивом. Впрочем, среди перечисленных вариантов некоторые отдают предпочтение именно жирному шрифту.

Отступы и красные строки:

• Отступы – еще один способ привлечь внимание к деталям. Чем больше в тексте отступов, тем выше детализация данных.

Повторения:

• Намеренное повторение слов или выражений – удобный способ выделения. Если три или четыре фразы начинаются со слов «Our company…» – это неизбежно привлечет внимание к компании. Повторения должны подкрепляться использованием параллельных структур, чтобы слово, к которому вы возвращаетесь, каждый раз появлялось в одинаковом грамматическом контексте.

Метафоры и образы:

• Используя метафоры и образные выражения, вы выделяете важное с помощью аналогии. К примеру, сравнивая умение писать письма с ездой на велосипеде, мы подчеркиваем, что речь идет о навыке, который нельзя утратить.

Конкретность:

• Конкретность помогает удерживать внимание адресата. Если отправитель утверждает, что ему нужно повысить зарплату, перечень личных достижений делает его доводы более убедительными.

Выбор лексики:

• Иногда литературные обороты и лексика, которые обычно не поощряются в электронной переписке, помогают акцентировать важные моменты. Характеризуя поведение коллеги как «inappropriate», я использую нейтральный термин для неприемлемого образа действий. Но, сказав, что поведение было «reprehensible», я даю понять, что оно действительно ужасно.

Цвет:

• В деловой переписке принят черный цвет шрифта. Он придает сообщению строгий и авторитетный вид. Кроме того, черный шрифт комфортен для глаз. Чтобы не показаться легкомысленным или инфантильным, помните: цветные шрифты или фон можно использовать только в особых случаях.

Разные виды выделения:

• Длинные письма и объемные вложения со сложной структурой требуют разных видов выделения. Каждый из них должен соответствовать определенной категории информации. К примеру, основные идеи выделяются жирным шрифтом, значимые детали – большими буквами, а важные замечания – курсивом. Такой подход поможет адресату быстро ориентироваться в тексте.

Как спрятать информацию:

• Лучший способ спрятать информацию – похоронить ее в тексте. Если вы поместите неприятные сведения в одно из придаточных сложноподчиненного предложения в длинном абзаце в середине документа, они будут замаскированы лучше некуда.

Функциональные типы речи

Функциональные типы речи – это различные стратегии изложения, которые появились в глубокой древности, когда ораторы могли в два счета убедить аудиторию в своей точке зрения и побудить ее к действию. Эти учителя красноречия использовали описание, истолкование и причинно-следственные связи точно так же, как делаем сегодня мы.

Такие стратегии позволяют не только донести информацию до адресата, но и получить ответную реакцию в виде определенных мыслей или действий. Эти методы не статичны. Они не похожи на жесткую структуру документа. Они подобны двигателю. Они поставляют энергию. С их помощью оратор передает информацию слушателю, а автор текста – читателю.