Kind Regards. Деловая переписка на английском языке

E-mail, где излагается новая политика возврата нереализованной продукции, с примерами нарушения установленной процедуры, описанными в отдельных предложениях.

Развернутый вариант: один пример, который подробно рассматривается в нескольких абзацах.

E-mail, где рассказывается о новом сверхпроводящем материале, с тремя абзацами, иллюстрирующими его свойства при плюсовой температуре.

Определение: дает истолкование термина, концепции или группы идей

Краткое определение: один или более лаконичных примеров, которые показывают, как конкретные термины используются в документе, – обычно одна фраза на определение.

E-mail, где обсуждается политика компании в отношении сексуальных домогательств, с терминами «inappropriate remarks», «inappropriate e-mails» и «inappropriate touching», каждый из которых охарактеризован в отдельном предложении.

Подробное определение: одному термину посвящен целый абзац и более.

E-mail, где дается определение правовой концепции «остаточных прав», с широкой дефиницией понятия в одном абзаце, анализом недостатков данной дефиниции в другом абзаце и описанием смягчающих обстоятельств в третьем.

Экспозиция: истолкование событий, поведения или действий с учетом фактов и мотивов, – отвечает на вопросы «почему?» и «каким образом?»

Простая экспозиция: одно-два предложения, характеризующие то или иное явление.

E-mail, адресованный службе персонала, с просьбой нанять нового финансового аналитика, где кратко поясняется, что прежний аналитик уволился.

Сложная экспозиция: сочетание разных функциональных типов речи для всесторонней характеристики явления.

E-mail о том, почему отдельный продукт имел успех на рынке, где в одном абзаце описана конкуренция на момент входа, в другом – отличительные особенности продукта, а в третьем – лояльность к бренду.

Аргументация: склоняет адресата изменить точку зрения или принять меры

Аргументация, которая апеллирует к личным интересам адресата.

E-mail от телефонной компании с описанием выгодного тарифного плана, который позволяет сэкономить деньги.

Аргументация, вызывающая у адресата эмоции.

E-mail с просьбой сделать пожертвования в фонд помощи больным детям.

Аргументация со ссылкой на авторитеты: приводится мнение тех, кого уважает адресат.

E-mail с сообщением, что команде придется переделать отчет, со ссылкой на замечания высшего руководства.

Объективная аргументация: убеждение с помощью фактов и доводов.

E-mail, где объясняются причины закрытия компании и приводятся цифры и статистика, подтверждающие ее неплатежеспособность.

Сложная аргументация: сочетает несколько функциональных типов речи, взывая к эмоциям, разуму и личным интересам.

E-mail, где обосновывается необходимость расширения компании, – апеллирует к чувству гордости, ссылается на авторитет президента организации, содержит цифры, подтверждающие мнения, и рассказывает, какую пользу изменения принесут адресату.

Методы проверки и правки

Корректировать e-mail несложно… если вы знаете, где искать ошибки. Труднее всего найти фрагменты текста, которые нуждаются в доработке. Вот почему профессиональные редакторы веб-страниц, СМИ и печатных изданий работают не в одиночку. Если одна пара глаз пропустила ошибку, ее заметит другая.

В деловом мире позволить себе такую роскошь может не каждый, нередко составителю документа приходится самому проверять и редактировать текст. Стресс из-за жестких сроков и мультизадачность притупляют внимание и мешают сосредоточиться. В результате мы замечаем ошибки в e-mail слишком поздно – когда письмо уже отправлено.

Вот несколько советов, которые помогут вам научиться находить и исправлять свои ошибки.

• Измените размер шрифта. Иногда достаточно увеличить размер букв, чтобы заметить ошибки.

• Измените стиль шрифта. Например, Helvetica на Courier. Это изменит облик текста и поможет увидеть его свежим взглядом.