Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

Запросы на выборку всегда возвращают результат в виде таблицы с данными и имеют некоторое сходство с фильтрами (см. урок 7.2), но в сравнении с ними запросы имеют целый ряд дополнительных возможностей:

запросы можно строить по нескольким связанным таблицам, в каждой таблице можно выбирать поля для отображения;

в запросах можно создавать вычисляемые поля и подсчитывать итоги;

запросы можно сохранять как отдельные объекты базы данных.

Кроме запросов на выборку существуют и другие типы запросов. Например, перекрестные запросы используются для расчета итоговых данных и представления результатов в виде двухмерной таблицы. Существуют также запросы для редактирования, добавления или удаления сразу большого количества записей. В простых базах данных в основном используются запросы на выборку, поэтому далее они будут рассмотрены подробнее.

ПРИМЕЧАНИЕ

Любой запрос представляет собой набор инструкций на языке SQL (Structured Query Language – язык структурированных запросов), и опытные разработчики могут создавать запросы любого типа с помощью этого языка. Access обеспечивает пользователей простыми средствами для создания запросов. Любой созданный запрос может быть представлен в виде инструкций SQL с помощью команды Режим SQL, которую можно найти в меню кнопки Режим.

Создание простых запросов на выборку

Для создания простых запросов на выборку лучше всего использовать Мастер запросов. Рассмотрим два вида простых запросов:

подробные – в результате выполнения таких запросов будут отображены все записи из одной или нескольких таблиц, отвечающие заданным критериям;

итоговые – для записей, отвечающих критериям запроса, будут рассчитаны итоговые значения по выбранным полям.

Перед созданием запроса следует сформулировать задачу, которую нужно решить с его помощью. Рассмотрим несколько примеров построения запросов в базе данных, созданной в предыдущем уроке.

Пример 1. Простой подробный запрос.

В процессе предварительного проектирования базы данных был рассмотрен вариант хранения всех данных в одной таблице (см. табл. 7.3), но это не всегда удобно. Если понадобится отобразить список заказов с подробными сведениями о клиентах или автомобилях, это можно реализовать в виде запроса. Последовательность действий будет следующей.

1. Выберите на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Мастер запросов в группе Другие.

2. В первом окне Мастера выберите пункт Простой запрос и нажмите кнопку OK.

3. В следующем окне нужно выбрать поля для запроса, причем можно указывать поля из нескольких связанных таблиц. Сначала из раскрывающегося списка Таблицыи запросы выберите пункт Таблица: Заказы и перенесите нужные поля из списка доступных в список выбранных с помощью кнопки

Затем выберите таблицу Клиенты и добавьте из нее нужные поля в список выбранных. Аналогично можно добавить поля из таблицы Автомобили. На рис. 7.22 показано окно Мастера запросов после добавления нужных полей.

4. Нажмите кнопку Далее, в следующем окне оставьте переключатель в положении Подробныйи снова нажмите кнопку Далее.

5. В последнем окне введите имя создаваемого запроса, например Подробные сведения о заказах, и нажмите Готово. Результат запроса будет отображен в виде таблицы (рис. 7.23).

Рис. 7.22. Окно выбора полей для создания запросов

Рис. 7.23. Результат построения подробного запроса

Пример 2. Итоговый запрос.

Нужно создать запрос для отображения сумм заказов, которые ежедневно выполняет каждый водитель. Этот запрос можно построить следующим образом.

1. Запустите Мастер запросов с помощью команды Создание Другие Мастер запросов и выберите в первом окне Мастера пункт Простой запрос.

2. В следующем окне выберите для запроса следующие поля: ДатаЗаказа и СуммаЗаказа из таблицы Заказы и поле Водитель из таблицы Автомобили. Нажмите кнопку Далее для перехода к следующему окну Мастера.