Компьютер на 100 %. Начинаем с Windows Vista

• каскадное удаление связанных записей – разрешает автоматическое удаление всех связанных записей из подчиненной таблицы при удалении записи в главной таблице, например, при удалении записи об определенном клиенте будут автоматически удалены все записи о его заказах; при снятом флажке вы не сможете удалить запись, пока не удалите все связанные с ней записи.

5. Для связей между таблицами можно разрешить каскадное обновление связанных полей, а флажок Каскадное удаление связанных записей устанавливать не стоит, поскольку при ошибочном удалении клиентов будут удалены данные об их заказах, и вы не сможете получить правильные значения сумм оказанных услуг за определенные периоды.

Рис. 7.18. Изменение параметров связей

6. После установки параметров связи и нажатия кнопки OK на линии связи должны появиться обозначения «один» и «бесконечность» (см. рис. 7.15); если это не так – значит, в выборе полей была допущена ошибка. Ошибочную связь нужно удалить, а затем создать снова.

7. После настройки обеих связей попробуйте ввести записи в таблицу Заказы. Если вы все сделали правильно, то при заполнении полей Клиент и Автомобиль вы сможете выбирать данные из раскрывающегося списка.

Создание подстановки из фиксированного набора значений

После ввода нескольких записей в таблицу Заказы становится ясно, что в поле СостояниеЗаказаприходится вводить одни и те же значения. Для упрощения ввода данных в это поле можно создать еще одну связанную таблицу, но это будет не самый рациональный способ. Для случаев, когда набор значений поля не будет изменяться в процессе использования базы данных, лучше использовать подстановку из фиксированного набора значений.

Для настройки подстановки фиксированных значений выполните следующие действия.

1. Откройте таблицу Заказы в режиме конструктора и выберите для поля СостояниеЗаказа тип данных Мастер подстановок.

2. В первом окне Мастера (рис. 7.19) установите переключатель в положение Будет введен фиксированный набор значений и нажмите кнопку Далее.

3. В следующем окне введите в таблицу список нужных значений (рис. 7.20), после чего нажмите кнопки Далее и Готово.

Рис. 7.19. Первое окно Мастера подстановок

Рис. 7.20. Для создания фиксированного списка подстановки следует ввести нужные значения вручную

4. Сохраните изменения в структуре таблицы, переключитесь в режим таблицы и попробуйте ввести несколько записей с использованием подстановки.

Автоматический ввод текущей даты и времени

При вводе данных в таблицу Заказы неудобно каждый раз вводить текущие дату и время в поле ДатаЗаказа. Для настройки автоматического ввода текущего времени выполните следующие действия.

1. Снова откройте таблицу Заказы в режиме конструктора, затем выберите поле ДатаЗаказа.

2. Щелкните кнопкой мыши в поле ввода свойства Значение по умолчанию и нажмите появившуюся кнопку с изображением троеточия

– будет запущен построитель выражений Access, с помощью которого можно создавать различные выражения с использованием множества встроенных функций.

3. В построителе выражений дважды щелкните кнопкой мыши на значке Функции, выберите категорию Встроенные функции, затем выберите в среднем списке пункт Дата/время, а в правом – функцию Now (Сейчас). Нажмите кнопку Вставить – выбранная функция будет добавлена в выражение (рис. 7.21), после чего нажмите кнопку OK.

Рис. 7.21. Выбор нужной функции с помощью построителя выражений

4. Сохраните изменения в структуре таблицы и попробуйте добавить новую запись в режиме таблицы. Текущая дата и время должны появляться автоматически, но при необходимости их значения можно отредактировать.

Подведение итогов

Вопросы для проверки

Опишите связь «один-ко-многим». Что такое первичный ключ, внешний ключ, главная и подчиненная таблица?

Почему базу данных из нескольких таблиц лучше сначала спланировать на бумаге?

Зачем при разработке базы данных делить одну большую таблицу на несколько мелких?

Для каких целей можно использовать Мастер подстановок?

Какие параметры связей вы знаете?

Вы создали базу данных из трех связанных таблиц и наполнили ее пробными данными. В следующем уроке будет показано, как выполнять различные операции с данными с использованием запросов.

Урок 7.5. Запросы

Основные сведения о запросах

Запросы являются одним из основных объектов любой базы данных и используются для отбора данных, расчетов и других операций. Чаще всего используются запросы на выборку, с помощью которых можно выбрать данные из одной или нескольких связанных таблиц и выполнить с ними различные операции.